De week van Ruud

Elke dag zetten onze medewerkers zich met trots en plezier in voor het NederlandsCompliance Instituut. Vooral dit laatste vinden wij heel belangrijk. We willen voor iedereen een leuke werkplek creëren waar naast hard werken ook ruimte is om plezier te hebben met elkaar. Wie zijn onze leuke medewerkers? En wat doen ze allemaal? 

Maandelijks neemt een van hen je mee in zijn of haar werkweek. Deze maand is het de beurt aan Ruud van der Mast, directeur en senior compliance professional bij het NCI.  

Maandag 

Maandagen zijn kantoordagen voor mij. Ik plan op maandag zo min mogelijk afspraken buiten de deur omdat er op maandag altijd veel intern overleg is. We plannen op maandagen Teamoverleggen, Directie overleg, Financieel overleg, NCI-updates en de interne kennissessies via NCI college. Vandaag is het herfstvakantie en is het rustig. Vandaag staan alleen Directieoverleg en het overleg met het team Externe Compliance Officer (ECO) Pensioenfondsen op het programma.  

Ik ben graag vroeg om de files voor te zijn en doe dan ook op kantoor het licht aan tegen half 7. Veel collega?s volgen dit (goede) voorbeeld en tegen 8 uur is er dan ook al een man of 7 goedemorgen komen zeggen. Sommigen nemen dan gelijk even koffie mee, dankjewel Christa?. 

Verder wordt mijn dag gevuld met twee bila?s, een verkennend/acquisitie gesprek via Teams en veel klantwerk voor pensioenfondsen waar ik de rol van compliance officer vervul. Het verkennend gesprek gaat over het inrichten van Zorgplicht beleid voor een bank. De compliance afdeling wil hiermee aan de slag en zoeken ondersteuning bij het vormgeven van dit beleid. Een leuke klus die past bij mijn interesses en expertise. 

Voor de pensioenfondsen richt ik me op de voorbereidingen van een bestuursvergadering, een awareness sessie en een vergaderingen van een Risicocommissie later deze week. Het gaat om 3 verschillende fondsen en er is werk aan de winkel richting de nieuwe Wet Toekomst Pensioenen. In verband met dit laatste verzorgen we volgende week ook een kennissessie voor onze opdrachtgevers en de docent heeft zijn presentatie ter beoordeling vooruit gestuurd. Ook dat pak ik vandaag nog even op.  

Dinsdag 

Vanwege de vakantie begin ik vandaag thuis. Ik heb 2 jonge kinderen en de oppas begint wat later dan wij. Voordat ze wakker worden kan ik nog een paar uur werken maar dan is het boterhammen smeren en zeggen dat ze niet te lang tv mogen kijken. Gelukkig is de oppas er al snel en kan ik verder, er is genoeg te doen vandaag. Qua afspraken is het rustig, ik heb een bila gepland staan met één van de teamleden en daarna bespreek ik met een tegenbeoordelaar 4 toetsen van LCP kandidaten die we vorige week na hebben gekeken. Nakijken doen we altijd met 2 beoordelaars om de beoordeling objectief te houden. Over de scores die afwijken vindt nogal eens wat discussie plaats maar we komen altijd tot een eindbeoordeling waar we beide achter staan. Vandaag bel ik ook in voor de bestuursvergadering van het pensioenfonds waar ik gisteren de voorbereidingen voor heb getroffen. We bespreken onder andere de Q3 rapportage met insider monitoring en de wijzigingen in de Gedragscode en het Integriteitbeleid voor 2023. Ook bespreken we de voortgang op de actiepunten die uit de eerder uitgevoerde SIRA zijn voortgekomen. Bestuursvergaderingen kennen een strakke planning dus een goede voorbereiding is essentieel.  

Aan het einde van de dag staat een MT-vergadering gepland. Deze houden we maandelijks waarbij we met de team managers ontwikkelingen en knelpunten bespreken. Ook geven we vanuit de directie een update over NCI overkoepelende zaken.  

Woensdag 

Op woensdag hebben we als vaste prik een kort teamoverleg. We bespreken hierbij uitdagingen voor de komende week of we sparren inhoudelijk. Vandaag hebben we het bijvoorbeeld over integriteitsrisico?s met betrekking tot toekomsttrajecten en hoe we deze onder de aandacht krijgen van onze opdrachtgevers in de pensioensector. Ook blikken we altijd even vooruit op het weekend, het hoeft niet altijd over werk te gaan?.  

Na het overleg wandel ik een stukje met een collega die in de buurt woont. Het is droog dus dat komt goed uit. We evalueren een opdracht die we onlangs samen hebben afgerond en bespreken ook een opdracht die we mogelijk eind dit jaar samen gaan oppakken. 

De rest van de dag en ook morgen ben ik aan de slag bij en voor een opdrachtgever. Het gaat om een middelgrote verzekeraar waar ik de compliancefunctie op interim basis vervul. Dit doe ik overigens niet alleen, ik ben mijn collega daar aan het inwerken om het stokje over te kunnen nemen. Het is een leuke club waar veel werk verzet wordt. Dit kwartaal hebben we het druk met monitoring, awareness, advies, SIRA, rapportages en een governance vraagstuk.     

Donderdag 

Zoals aangekondigd zit ik ook vandaag bij een vaste opdrachtgever, de verzekeraar. Vandaag verzorg ik een awareness sessie voor nieuwe medewerkers die opgevolgd wordt door het afleggen van de eed/belofte. We hebben de awareness sessie begin dit jaar toegevoegd aan het programma en dit heeft goed uitgepakt. Nieuwe medewerkers geven vaak aan de gedragscode nog niet (goed) te hebben gelezen. In deze sessie hebben we hier aandacht voor en kijken we tevens naar de kernwaarden en de cultuur binnen het bedrijf. Ook hebben we aandacht voor de incidenten- en misstandenregeling en de rol van de vertrouwenspersoon. Door deze sessie met voorbeelden en dilemma?s is er meer begrip voor de gedragsregels. 

Aan het eind van de sessie haakt de algemeen directeur aan om uitleg te geven over de eed/belofte die vervolgens gezamenlijk wordt afgelegd.  

Vandaag krijgen we ook terugkoppeling van de MT-bespreking. Compliance had het MT veel huiswerk meegegeven en het is fijn om te zien dat alles besproken en bediscussieerd is. De Q3 compliancerapportage en de aanpassingen in het compliancebeleid zijn vastgesteld. 

Vrijdag 

De laatste dag van de week is voor mij meestal een relatief korte dag waar ik wel heel vroeg begin maar in de middag op tijd stop. Vandaag loopt dat even anders want ik heb nog een awareness sessie en een risicocommissie vergadering op het programma staan. De awareness sessie verzorg ik voor het bestuur van een pensioenfonds waarvan ik de externe compliance officer ben. Op de agenda staat een drietal onderwerpen. Als eerste bespreken we een aantal integriteitrisico?s die direct verbonden zijn aan het traject richting het nieuwe pensioenstelsel. Vaak is hiervoor een risicoanalyse opgesteld maar is er niet altijd gedacht aan de integriteitrisico?s die gepaard gaan met het inhuren van adviseurs, belangenconflicten in het bestuur of andere organen en duidelijke communicatie. Het tweede onderwerp gaat over onafhankelijkheid van bestuursleden in ?state, mind and appearance?, naar een voorbeeld van DNB. Van bestuurders wordt verwacht dat zij zonder last of ruggespraak besturen voor alle deelnemers binnen het fonds. Deze opdracht kan conflicteren met het feit dat sommige bestuurders juist zijn aangesteld door een achterban (gepensioneerden, actieven, slapers). Door dit dilemma te benoemen en met elkaar te bespreken ontstaat transparantie en wordt het risico op een conflict situatie kleiner. Het derde onderwerp van vandaag is de Sanctiewet. Afgelopen jaar heeft deze veel aandacht gekregen in de pensioensector. Met name aan de kant van de beleggingen is men hier scherper op gaan letten en wordt er meer assurance vanuit de vermogensbeheerders gevraagd. Aan de kant van de deelnemers is dit risico klein. In de 16 jaar als compliance officer bij pensioenfondsen heb ik nog niet meegemaakt dat er een gesanctioneerde deelnemer in de boeken stond. 

Als afsluiting van de week schuif ik nog aan bij een vergadering van de risicocommissie. Voor dit pensioenfonds ben ik lid van deze commissie. Dit is lang niet bij alle fondsen het geval. Hoewel het niet altijd om compliance en integriteit gaat zijn deze vergaderingen altijd erg nuttig om betrokken te blijven bij het fonds. In de vergaderingen zie je aan de hand van rapportages en memo?s alle activiteiten, klachten, ontwikkelingen en actualiteiten voorbij komen. 

De vergadering is halverwege de middag afgelopen. Ik rij nog een klein uurtje naar huis onder het genot van een Podcast van NRC (cocaïnekoorts). Zodra ik thuis ben gaan de gympen aan om mee te gaan voetballen, trampoline te springen en risk te spelen.