Een onafhankelijk meldpunt voor klokkenluidersmeldingen. Hoe organiseer je dit binnen jouw organisatie?

Adinda Lammens

Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming Klokkenluiders (hierna Wbk) in werking getreden. Als gevolg van de Wbk zijn organisaties¹ verplicht een klokkenluidersregeling (oftewel meldprocedure) op te stellen en daarnaast een onafhankelijk meldfunctionaris en een onafhankelijk onderzoek functionaris, die de meldingen opvolging geeft, aan te wijzen. In de praktijk krijgen wij veel vragen over het aanwijzen van dergelijke functionarissen binnen organisaties. Welke onafhankelijke functionaris binnen de organisatie kun je hiervoor het beste aanwijzen? In dit artikel licht ik dit punt daarom graag toe.

Klokkenluidersregeling

Iedere organisatie moet een klokkenluidersregeling (interne meldprocedure) opstellen en implementeren. De klokkenluidersregeling moet, op grond van artikel 2 Wbk, in ieder geval de volgende onderdelen bevatten:

• de wijze waarop een melding kan worden gedaan;
• de wijze waarop met een melding wordt omgegaan;
• omschrijving wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand (conform de begripsbepaling van artikel 1 Wbk^{2 3 4});
• bij welke aangewezen onafhankelijke functionaris(sen) het vermoeden van een misstand kan worden gemeld en welke onafhankelijke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan de melding.

Bij het opstellen van de klokkenluidersregeling komt direct de vraag aan bod welke onafhankelijke functionarissen geschikt zijn om aan te wijzen als het zogenaamde meld- en onderzoekspunt en welke werkzaamheden hierbij gaan horen.

De werkzaamheden van het meld- en onderzoekspunt

De onafhankelijke meldfunctionaris heeft een belangrijke rol in de klokkenluidersregeling. De meldfunctionaris is onder andere verantwoordelijk voor het ontvangen en beoordelen van meldingen, het registeren van de meldingen in een daartoe ingericht register, het onderhouden van contact met de melders, het adviseren van de leiding van de organisatie ten aanzien van het opstarten van een onderzoek, het bewaken van de termijnen en het monitoren van het gehele proces. De onafhankelijke functionaris die verantwoordelijk is voor de zorgvuldige opvolging van de melding (hierna: het onderzoekspunt) zal vervolgens het onderzoek uitvoeren.

In veel organisaties wordt het onafhankelijk meldpunt en het onafhankelijk onderzoekspunt gesplitst over verschillende functionarissen. Een organisatie mag echter ook beslissen om het meldpunt ook onderzoek uit te laten voeren. Hierbij is wel van belang dat de meldfunctionaris de juiste kennis en ervaring heeft op het gebied van onderzoek doen. Deze kennis en ervaring kunnen nog wel eens ontbreken binnen kleine en middelgrote organisaties. Om die reden adviseren wij veel organisaties om het onderzoekspunt extern te beleggen en hiervoor een geschikt onderzoeksbureau in te schakelen op het moment dat een melding onderzocht moet worden.

Aanwijzen van een onafhankelijke (meld)functionaris

Zoals ik aan het begin van het artikel al heb aangegeven, ontvangen wij veel vragen over het aanwijzen van een onafhankelijke meldfunctionaris. Wij zien in onze praktijk dat veel organisaties moeite hebben met het aanwijzen van deze onafhankelijke rol. Wie binnen de organisatie is voldoende kundig en onafhankelijk om de rol van meldfunctionaris te vervullen? Is het logisch om deze rol te beleggen bij de HR-functionaris, de vertrouwenspersoon, leidinggevende of de CFO?

Om op bovenstaande vraag direct antwoord te geven: de vertrouwenspersoon, leidinggevende, de HR-functionaris of de CFO, zijn alle vier geen geschikte functionarissen om aan te wijzen als onafhankelijk meldfunctionaris. Waarom zijn bovenstaande functies niet geschikt? Om deze vraag te beantwoorden, heb ik onderstaande punten op een rij gezet. Bij het aanwijzen van een onafhankelijke meldfunctionaris is het zinvol om de volgende punten in overweging te nemen:

• (schijn van) Belangenconflicten: Kunnen andere belangen gaan spelen bij de meldfunctionaris op het moment dat een melding wordt gedaan? Denk bijvoorbeeld aan de CFO of leidinggevende waarvoor andere belangen kunnen gaan spelen vanuit hun andere rol als CFO of leidinggevende.
• Toegankelijk: het meldpunt moet toegankelijk (lees: benaderbaar) zijn voor medewerkers om een vermoeden van een misstand te melden. In hoeverre werpt de functie van leidinggevende/directeur niet een drempel op voor medewerkers vanwege de afhankelijkheidsrelatie?
• Kennis en ervaring: Heeft de functionaris voldoende kennis en ervaring om vermoedens van meldingen te beoordelen en om te kunnen kwalificeren of sprake is van een misstand (conform de definitie van de Wbk)? Voelt de betreffende medewerker zich ook ‘senang’ in het uitvoeren van deze rol en de bijbehorende werkzaamheden?
• Dubbele/conflicterende rollen: Probeer daarnaast dubbele rollen die met elkaar kunnen conflicteren gedurende het proces zoveel als mogelijk te vermijden. Denk aan het optreden als meldpunt en vervolgens het adviseren over (arbeidsrechtelijke) besluiten c.q. maatregelen op grond van het onderzoeksrapport.

Functionarissen die, gelet op bovenstaande punten, wel geschikt zijn om de rol van onafhankelijk meldfunctionaris te vervullen zijn bijvoorbeeld de compliance officer, een jurist (welke niet betrokken is bij de arbeidsrechtelijke advisering) of de risk officer. Wanneer deze functionarissen niet aanwezig zijn binnen de organisatie kan, hoewel dit niet de voorkeur heeft, nog gedacht worden aan de controller of de secretaris van de Raad van Bestuur.

Wil je meer weten over het inrichten van het interne meldpunt?

Heb je behoefte aan meer handvatten ten aanzien van het inrichten van een onafhankelijk meldpunt en alles wat hierbij komt kijken? Op 5 oktober verzorgen wij de opleiding ‘Optreden als meldpunt’, zie: Opleiding Optreden als meldpunt.

Extern meldpunt

Indien het niet mogelijk is om intern een onafhankelijke meldfunctionaris aan te wijzen, kun je als organisatie ook een externe meldfunctionaris c.q. meldpunt benoemen. Het externe meldpunt vervult dan de rol van de interne onafhankelijke meldfunctionaris. Het Nederlands Compliance Instituut kan voor jou organisatie als meldpunt fungeren. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op via 088 99 88 100 of via vraag@compliance-instituut.nl.

Up to date over de Wet bescherming klokkenluiders

Mijn collega Cora Wielenga houdt de ontwikkelingen van het wetgevingstraject van de Wet bescherming klokkenluiders hier op onze website bij.

Advies nodig?

Wij adviseren organisaties bij het opstellen en implementeren van een interne meldprocedure. Ook fungeren wij voor verschillende organisatie als meldpunt of als vertrouwenspersoon. Wil je daar meer over weten? Neem dan contact met ons op via 088 99 88 100 of via vraag@compliance-instituut.nl.