Privacy Statement

Het Nederland Compliance Instituut (hierna: NCI) biedt compliancedienstverlening aan om compliance en integriteit binnen organisaties te versterken. Wij doen dit door:

• het aanbieden van opleidingen;
• het uitvoeren van en bemiddelen bij adviesopdrachten en detacheringen;
• het uitvoeren van de functie van externe compliance officer;
• het delen van actuele compliancekennis;
• recruitment.

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken. Wij vinden het belangrijk dat er verantwoord wordt omgegaan met je persoonsgegevens en vertellen je graag met dit privacy statement wat wij met je gegevens doen.
Ons privacy statement is onderverdeeld in 5 onderdelen:

1. Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarom?
   Algemeen
   Opleidingen
   Advies
   Recruitment
   Sollicitanten
2. Welke beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
3. Welke privacyrechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?
4. Hoe kom je in contact met het NCI met je vragen over privacy?
5. Maken wij gebruik van cookies?

1. Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarom?
Algemeen
Als je via onze website (webformulier), per e-mail, telefonisch of per brief contact met ons opneemt voor een vraag, een opmerking of een klacht, zullen wij waarschijnlijk je persoonsgegevens moeten gebruiken om je vraag te kunnen beantwoorden. Voor dit gerechtvaardigde belang kunnen wij de volgende persoonsgegevens gebruiken:

• voornaam;
• achternaam;
• adres;
• e-mailadres(sen);
• relevante correspondentie.

Gebruik van website
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om onze websitepagina’s zo toegankelijk en relevant mogelijk te laten zijn en zoveel mogelijk aan te passen aan de voorkeuren en interesses van onze bezoekers. Daarom maken wij gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vind je in hoofdstuk 5 van dit statement.

Marketingactiviteiten en nieuwsbrieven
Wij kunnen je als (oud-)deelnemer aan onze opleidingen of als klant via fysieke post of e-mail benaderen met mailings met daarin voor jou relevante informatie. Voor dit doel gebruiken wij je naam, adresgegevens (in het geval van fysieke post) of e-mailadres (in geval van een e-mailing). Je kunt je afmelden voor onze (e-)mailings via een link onderaan de e-mail, per telefoon of per post.

Statistisch onderzoek
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om een beter beeld te krijgen van onze klanten en deelnemers. Dit kunnen wij bereiken door onder andere persoonsgegevens van onze klanten, deelnemers en ons netwerk te analyseren. Deze inzichten kunnen ook worden gebruikt om onze diensten en producten, website en marketinginspanningen te verbeteren.

Bewaren en doorgifte anderen
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien je een klant, prospect of deelnemer bent, zullen wij je gestelde vragen en gemelde klachten bewaren tot 7 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd. Wij delen je gegevens niet met externe partijen. Indien je geen klant, prospect of deelnemer bent, zullen wij gestelde vragen niet bewaren. Eventuele klachten zullen wij wel maximaal 7 jaar bewaren om onze dienstverlening te kunnen versterken.

Opleidingen
Als je deelneemt aan een opleiding die door ons wordt verzorgd, dan verstrek je bij inschrijving persoonsgegevens aan het NCI. Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor:

• het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld het versturen van opleidingsinformatie, een factuur, boeken of terugkoppelen van cijfers;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen;
• het afhandelen van je vragen of klachten en het bijhouden van je voortgang;
• het registeren en bijhouden van diploma’s, registraties en PE-punten;
• het informeren over relevante zaken met betrekking tot ons opleidingsaanbod.

We kunnen in dit verband de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Titel
• Voorletters
• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Privéadres
• Telefoonnummer
• Mobiel nummer
• E-mailadres
• Bezorgadres
• Functiegroep
• Afdeling
• Werkgever
• Lidmaatschapsnummer VCO
• PE-punten NBA
• Aanwezigheid opleidingsdagen
• Certificaten/diploma’s
• Registratie in relevante registers
• Inschrijving voor opleiding
• Cijfers
• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• Betalingsinformatie
• Webcambeeld, microfoongeluid en chatactiviteiten (bij online classrooms niet opgenomen, bij online examens wel)
• Schermopnames (bij online examens met proctoring software)

Om digitaal inzage te krijgen in lesmateriaal en bestellingen die je geplaatst hebt, kun je als je een account hebt aangemaakt inloggen in de ‘Mijn NCI’ omgeving. Hiervoor moet je je gebruikersnaam en wachtwoord opgeven.

In het kader van de opleidingen is het voor ons soms noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In geval van webcambeeld, microfoongeluid, chatactiviteiten en schermopnames worden deze gegevens niet langer dan 28 dagen bewaard. Na het afronden van een opleiding bewaren we je gegevens nog 7 jaar, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een opleiding hebt afgerond of hoe je aan een cijfer bent gekomen. Gegevens over registraties en diploma’s bewaren wij langer, bijvoorbeeld om aan te tonen dat een diploma door ons is uitgegeven.

Wij bewaren je contactgegevens om je te kunnen informeren over het NCI en onze opleidingen. Mocht je niet meer willen dat wij je gegevens gebruiken, dan kan je dat bij ons aangeven door een mail te sturen naar privacy@compliance-instituut.nl, te bellen naar 088-9988100 of een brief te sturen naar Nederlands Compliance Instituut, Jan Leentvaarlaan 61-63, 3065 DC Rotterdam.

Sommige deelnemers aan onze opleidingen willen zich registreren voor PE-punten of doen dit om te voldoen aan de opleidingsverplichting van hun organisatie. In het kader van deze verplichting kunnen wij de cijfers en aanwezigheid van deelnemers delen met de werkgever en aan instanties die deze registers beheren, zoals DSI, NBA en HQ. Of wij delen de gegevens op je eigen verzoek met een andere partij, bijvoorbeeld een potentiële werkgever.

Advies en detachering
Als wij advies en/of detacheringsopdrachten uitvoeren, kunnen wij te maken krijgen met contactpersonen en informatie over medewerkers van onze opdrachtgever. De persoonsgegevens van deze personen verwerken wij alleen in het kader van het uitvoeren van deze overeenkomst. In principe verwerken wij van deze personen alleen de volgende gegevens:

• Titel
• Voorletters
• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Telefoonnummer zakelijk
• Mobiel nummer zakelijk
• E-mailadres
• Organisatie
• Functie/afdeling

In het kader van specifieke opdrachten kan ons ook gevraagd worden om dossierbeoordelingen uit te voeren of mee te kijken bij screenings van personeelsleden. In dat geval kunnen wij aanvullende persoonsgegevens verwerken zoals:

• Kwaliteitsbeoordeling
• Diploma’s
• Screeningresultaten
• Incidenten

In het kader van rapportage en standpuntonderbouwing is het voor ons noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Na het afronden van een opdracht bewaren wij de gegevens die hebben geleid tot rapportage nog 7 jaar, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen hoe wij tot een standpunt zijn gekomen. (Eind)rapportages bewaren wij onbeperkt, omdat deze opgevraagd kunnen worden door de opdrachtgever.

Recruitment
Ben je of word je een recruitmentkandidaat van het NCI, dan vragen wij toestemming om je persoonsgegevens op te nemen in onze recruitmentdatabase. Wij gebruiken je persoonsgegevens om met je in contact te blijven over eventuele opdrachten, je voor te stellen bij opdrachtgevers en je hierover te informeren. Je persoonsgegevens kunnen dus met jouw toestemming ook gedeeld worden met potentiële opdrachtgevers. Op het moment dat je via ons bij een opdrachtgever aan de slag kan gaan, zullen wij je gegevens gebruiken voor het uitvoeren van de recruitment- of detacheringsovereenkomst en eventueel een screening. In principe verwerken wij de volgende persoonsgegevens van onze recruitmentkandidaten:

• Titel
• Voorletters
• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Privéadres
• Mobiele nummer
• E-mailadres
• Organisatie
• Functie/afdeling
• Arbeidsverleden
• Opleiding/Certificaten/Diploma’s
• Huwelijkse staat
• BSN
• Naam bedrijf + KvK (in geval inhuur)
• Expertise

In het kader van recruitment is het voor ons noodzakelijk om persoonsgegevens te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer je jezelf aanmeldt via het beschikbaarheidsformulier, zullen wij je gegevens 1 jaar bewaren, tenzij je aangeeft dat wij je gegevens langer mogen bewaren in ons recruitmentbestand. Mocht je niet meer willen dat wij je gegevens gebruiken voor onze recruitmentdienstverlening, dan kan je dat bij ons aangeven door een mail te sturen naar privacy@compliance-instituut.nl, te bellen naar 088-9988100 of een brief te sturen naar Nederlands Compliance Instituut, Jan Leentvaarlaan 61-63, 3065 DC Rotterdam.

Sollicitanten
Solliciteer je op een functie bij het NCI, dan gebruiken wij je persoonsgegevens om te beoordelen of je bij ons past en om met je in contact te blijven hierover. In principe verwerken wij de volgende persoonsgegevens van onze sollicitanten:

• Titel
• Voorletters
• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Privéadres
• Mobiele nummer
• E-mailadres
• Organisatie
• Certificaten/diploma’s
• Huwelijkse staat
• Naam bedrijf + KvK
• Expertise
• Opleiding/Certificaten/Diploma’s
• Arbeidsverleden
• Verklaring omtrent Gedrag (VoG)

Word je uiteindelijk aangenomen, dan zullen wij je gegevens opnemen in je personeelsdossier.
Word je niet aangenomen, dan worden je gegevens binnen één maand na de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij je aangeeft dat wij je gegevens langer mogen bewaren voor toekomstige vacatures of voor ons recruitmentbestand.

2. Welke beveiligingsmaatregelen hebben wij getroffen?
Het NCI heeft verschillende maatregelen genomen om de veiligheid van je persoonlijke informatie te waarborgen. We hebben technische, administratieve en fysieke procedures geïmplementeerd met als doel het beschermen van persoonlijke informatie tegen verlies of het verkeerde gebruik daarvan.

Gebruik van je gegevens door derden
Wij delen je gegevens alleen met externe serviceproviders die voor ons ondersteunende bedrijfsactiviteiten uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het versturen van mailings en ondersteuning bij e-learning. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af en maken wij afspraken over de beveiliging van de gegevens. Verder delen wij je gegevens wanneer dat vereist is door wetgeving, verwacht wordt door overheidsinstanties of wanneer dit nodig is in het kader van registratie of certificering.

3. Welke privacyrechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?
Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken, heb je een aantal rechten die je kan uitoefenen om controle te krijgen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Specifiek heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage. Dit is je recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Dit is je recht om je persoonsgegevens bij ons te wijzigen.
• Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om ons te vragen minder gegevens van je te verwerken.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten die door ons worden genomen.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking wanneer wij je gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Het recht om vergeten te worden wanneer wij bijvoorbeeld je gegevens niet meer nodig hebben.
• Het recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.
• Het recht op duidelijke informatie.

Wil je een van bovenstaande rechten uitoefenen of meer informatie willen hebben over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je daarover contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@compliance-instituut.nl of te bellen naar 088 99 88 100. Je kunt ook een brief sturen naar: Nederlands Compliance Instituut, Jan Leentvaarlaan 61-63, 3065 DC Rotterdam.

4. Hoe kom je in contact met het NCI met je vragen over privacy?
Wij helpen je graag verder als je vragen of klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door het NCI. Mocht je er met ons niet uitkomen, dan kun je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Maken wij gebruik van cookies?
Wij gebruiken Google Analytics om het gebruik van onze websites te analyseren, zodat wij functionaliteiten daarop kunnen aanpassen en verbeteren. We hebben de ip-adressen voor Google geanonimiseerd en delen geen gegevens met Google. Ook gebruiken wij cookies van Facebook, Twitter en Google om sociale media integratie op onze websites mogelijk te maken.

Links naar externe websites en sociale media
De website van het NCI kan links naar externe websites en sociale media bevatten. Het NCI heeft geen controle over deze externe websites en wij moedigen je dan ook aan het privacybeleid van deze websites of sociale media te bekijken.

Nederlands Compliance Instituut, Privacy Statement 1.0, 22 mei 2018