Heb je een vraag over compliance of over onze dienstverlening? Wellicht staat je vraag bij de veel gestelde vragen. Staat je vraag er niet bij? Neem dan gerust contact met ons op.

Wat is compliance?

Er is geen eenduidige definitie van het begrip compliance. Compliance betekent letterlijk naleving.

Compliance kan worden gedefinieerd als:

‘Het bevorderen van en het doen toezien op de naleving van externe en interne regels die relevant zijn voor de integriteit van de organisatie. Regels en normen die de organisatie zelf stelt, horen daar uitdrukkelijk bij.’

De laatste jaren verschuift compliance steeds meer van  ‘toezien op naleving van regels’ naar ‘bevorderen van integriteit’. Voor sommige organisaties is de volgende definitie van compliance daarom meer passend:

‘Compliance is het versterken van de integriteit van de organisatie, haar bestuur, haar medewerkers, de markt en haar data’.

Wat zijn de taken van een compliance officer?

De taken van de compliance officer concentreren zich in het algemeen op het:

• vaststellen van de reikwijdte van de compliancefunctie;
• uitvoeren van compliancerisicoanalyses;
• adviseren bij en mede ontwikkelen van interne regelgeving als vertaling van wetgeving en externe regelgeving;
• zorgen voor bewustwording ten aanzien van compliance bij de raad van bestuur, de raad van commissarissen en medewerkers;
• (doen) uitvoeren van monitoringsactiviteiten die zijn gericht op het constateren of naleving van wet- en regelgeving en door de onderneming vastgestelde waarden en normen plaatsvindt;
• overleg: intern en extern (ook met toezichthouders);
• fungeren als meldpunt in het kader van eisen uit wet- en regelgeving en interne integriteitskwesties;
• fungeren als contactpersoon voor (vragen van) toezichthouders, zoals AFM en DNB;
• rapporteren over verrichte activiteiten;
• adviseren over sancties;
• op de hoogte blijven van wijzigingen in wet- en regelgeving, richtlijnen vanuit de toezichthouder en maatschappelijke opvattingen en ontwikkelingen.

Is de aanstelling van een compliance officer verplicht?

In de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en onderliggende regelingen is de inrichting van een compliancefunctie binnen de financiële ondernemingen verplicht gesteld.

Het aanstellen van een compliance officer is geen letterlijke verplichting in de Nederlandse toezichtwetgeving. Het is wel de meest gebruikelijke manier om een compliancefunctie in te vullen.

Voor ondernemingen buiten de financiële sector geldt geen verplichting om een compliancefunctie in te richten of een compliance officer aan te stellen. Desondanks worden steeds meer compliance officers aangesteld bij ondernemingen buiten de financiële sector.

Mag een organisatie een externe compliance officer aanstellen?

De compliancefunctie mag worden uitbesteed, zolang een adequate inrichting en uitvoering is gewaarborgd. Hierbij dient o.a. rekening te worden gehouden met de aard, omvang en complexiteit van de organisatie en (blijvende) beheersing van kritische processen, zoals de governance, operationele processen en dienstverlening aan cliënten. Bij uitbesteding blijft de uitbestedende partij (eind)verantwoordelijk voor naleving van wettelijke verplichtingen.

Ons uitgangspunt is dat de compliancefunctie het beste intern uitgevoerd kan worden. Wanneer een organisatie te weinig capaciteit of te weinig kennis heeft kan uitbesteden een oplossing zijn. Een externe compliance officer heeft dan wel een intern aanspreekpunt nodig om zodoende gezamenlijk de compliancefunctie uit te voeren. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de compliancefunctie blijft altijd bij de onderneming zelf liggen.

Bestaat er een beroepsorganisatie voor compliance officers?

In 2001 is de Vereniging voor Compliance Officers (VCO) opgericht. In 2013 is de Verenging voor Compliance in de Zorg opgericht (VCZ). Beide verenigingen organiseren periodiek bijeenkomsten voor de leden zodat kennis kan worden uitgewisseld. Je kunt jezelf via de site van de verenigingen aanmelden om lid te worden. De toelatingscriteria staan op de websites vermeld.