Elke dag zetten onze medewerkers zich met trots en plezier in voor het Nederlands Compliance Instituut.
Vooral dit laatste vinden wij heel belangrijk. We willen voor iedereen een leuke werkplek creëren waar naast hard werken ook ruimte is om plezier te hebben met elkaar. Wie zijn onze leuke medewerkers? En wat doen ze allemaal?
Maandelijks neemt een van hen je mee in zijn of haar werkweek. Deze maand is het de beurt aan Niels Arends, junior compliance officer.
Maandag
Op maandagen ga ik steevast naar kantoor. Vanuit Alphen aan den Rijn reis ik met de trein naar het NCI in Rotterdam. In de trein luister ik meestal naar een podcast, waaronder af en toe een podcast over compliance. Op het moment dat er niks te beluisteren valt, lees ik wat op mijn e-reader. Ik merk dat bij veel boeken die ik lees ? ook als ze op het eerste gezicht niks met compliance te maken lijken te hebben ? vaak aanknopingspunten te vinden zijn die me helpen met het vak. Zo las ik onlangs het boek Bag Man van Rachel Maddow, een ontluisterend verhaal over de toch ronduit criminele activiteiten van vice president Spiro T. Agnew. Maddow schetst een beeld van het Witte Huis dat, hoewel op dat moment gezien als een steevast integer instituut, verandert in een speeltuin voor corrupte lieden. Een schoolvoorbeeld voor compliance officers hoe de inrichting van bedrijfsvoering in ieder geval niet moet.
Eenmaal aangekomen op kantoor, begint een korte vergadering. Daarin bespreken we niet alleen enkele noemenswaardigheden die absoluut besproken moeten worden, maar luisteren we ook naar elkaars opdrachten en ervaringen van de afgelopen week.
De rest van de dag is gevuld met bila?s, een aantal gesprekken via teams en het schrijven van een uitgebreide mail naar een klant. Een juristenkantoor heeft bij ons gevraagd of wij kunnen optreden als meldpunt voor integriteitsschendingen en misstanden. Een week geleden had ik een prettig gesprek gehad met een van de medewerkers, die graag meer informatie wilde hebben. Vragen over producten probeer ik uiteraard altijd zo helder en oprecht mogelijk te beantwoorden. Een klant moet weten waar hij/zij aan toe is; het moet duidelijk zijn wat hij/zij van ons kan verwachten.
Tot slot herlees ik een stuk wat ik heb geschreven voor onze website, over digitaal witwassen. Ik probeer mijn teksten altijd goed leesbaar te maken, door zo min mogelijk aandacht te bieden aan triviale feiten of zeer specialistische kennis. Het moet begrijpelijk zijn voor elke compliance officer. Soms betrap ik mijzelf erop dat er hier en daar nog een foutje in zit ? of dat een stuk iets meer uitleg verdient. Ik laat mijn stukken hierom graag herlezen door anderen en bespreek ze dan.
Dinsdag
Ik vertrek vroeg in de ochtend naar Den Haag, om aan de slag te gaan bij een klant. Ik ga daar voornamelijk aan de gang met CDD-monitoring. Ik maak eerst kennis met de compliance afdeling, om daarna kennis te nemen van het beleid, de organisatie en het doel van de opdracht. Ik val gelijk met mijn neus in de boter. Er staat een gesprek gepland tussen de leidinggevenden van het CDD team en compliance. Het gesprek verloopt goed: Niet alleen wordt er snel gemene grond gevonden, maar worden ook vervolgstappen gesproken.
Na lunch met collega?s vindt er overleg plaats met de compliance officers die verantwoordelijk zijn voor klantintegriteit. Er wordt gediscussieerd over de interpretatie van wetgeving, de behandeling van een lastig dossier en er worden nieuwe afspraken gemaakt. Hierna werp ik mij op het in kaart brengen van de belangrijkste CDD risico?s en begin ik met het deels herschrijven van een werkinstructie voor de 2e lijn. Na een laatste kort overleg met de privacy officer, vertrek ik richting huis.
Woensdag
Op woensdagen werk ik thuis. Vandaag heb ik een aantal overleggen gepland staan, waaronder een met een goededoelenorganisatie. De organisatie heeft ons gevraagd om goed te kijken naar hun sociale veiligheidsbeleid. Er valt genoeg op aan te merken; zowel vanuit onze kant, als vanuit de organisatie zelf. Ik merk dat de problematiek rondom het beleid leeft bij de mensen waarmee ik in gesprek ga. Ze zijn toe aan verandering, en wel zo snel mogelijk. Wanneer ik mijn bevindingen samen met hen doorneem, zijn ze positief verrast. Zo hadden ze ??er zelf nog niet over nagedacht.? In de middag ga ik verder met het doornemen van het beleid van de organisatie. Ik kom nog een aantal zaken tegen die zeker besproken moeten worden. Ik overleg dit met mijn collega ? zij is het met mij eens.
Donderdag
Op donderdag ben ik vaak in de ochtend facilitator van een van onze opleidingen. Dit keer bied ik hulp aan een van onze docenten die een online LCP-les verzorgt. De deelnemers zijn enthousiast over het onderwerp, belangenverstrengeling. Het is een onderwerp dat vaak wat los maakt bij mensen: Alle deelnemers stellen de juiste vragen ? en zijn op zoek naar verdere verdieping.
In de middag ga ik bij een klant verder aan de slag met een werkinstructie voor de 2e lijn; en begin ik met een eerste steekproef op een aantal treasury-gerelateerde CDD dossiers. Het is overduidelijk dat er nog stappen gezet moeten worden, maar uit gesprekken met de 1e lijn zelf valt te merken dat zij zich hier bewust van zijn en ook zelf deze stappen willen maken. Aan het einde van de middag schrijf ik mijn eerste bevindingen op en bespreek deze met mijn collega?s. Zijn zij het met mij eens? Zien zij bepaalde zaken anders? Tegen zessen verlaat ik het kantoor, op weg naar de sportschool.
Vrijdag
Op vrijdagen werk ik ook thuis. Volgens de agenda wordt het een rustige dag. Naast een aantal geplande gesprekken met collega?s bij klanten, ben ik van plan om een rapport te schrijven over het functioneren van de 1e lijn met betrekking tot CDD-activiteiten. Aangezien ik de dag ervoor al goede stappen heb gemaakt, is het rapport snel af. Ter controle stuur ik het op naar een collega. In de middag schrijf ik een nieuwsartikel af en stuur het naar een collega.
Uiteindelijk blijkt de dag toch drukker te worden dan gedacht. Mijn bevinding over een CDD-rapport heeft stof doen opwaaien ? en men wil met mij in gesprek. Mijns inziens behoort een klant op onacceptabel te worden gezet; maar primair omdat het beleid van de organisatie niet strookt met de activiteiten van deze prospect. Tijdens de gesprekken valt duidelijk te merken dat elke stakeholder spreekt vanuit zijn eigen belang. Er wordt geen knoop doorgehakt. Ik merk op dat het verstandig is om volgende week opnieuw met elkaar in gesprek te gaan, maar dit keer met elkaars argumenten duidelijk op een rijtje. Ik merk vaak dat mensen het eerder met elkaar eens worden als bevindingen en argumenten op papier worden gezet. Men lijkt dan eerder geneigd zaken te relativeren en helder in te zien.
Al snel begint het donker te worden ? het is nu toch echt tijd om van het weekend te gaan genieten. Ben ik nu echt klaar met werk? Nee, eigenlijk niet. Ik pak Bag Man van Rachel Maddow, in de hoop daar oplossingen in te vinden voor een aantal compliance vraagstukken.