Afgelopen week heb ik een korte bijdrage geleverd aan een hei-dag van een betaalinstelling. De bijdrage ging over mijn blik op het thema ‘compliance en verandering’. Een voor mij zeer leerzame sessie, waarin we onder andere met elkaar hebben besproken wat nu de toegevoegde waarde is van ambitiestatements, missie en visie van een organisatie als deze.
Missie en visie
Ik plukte ter voorbereiding op deze bijdrage de missie en visie van de website van het bedrijf. Een aantal prachtige volzinnen waaruit een sterk toekomstgerichte ambitie naar voren kwam. Het maakte bijvoorbeeld zeer duidelijk dat het bedrijf een betrouwbare partner wil zijn voor de klanten. Wie wil dat nu niet?
De vraag was natuurlijk ten eerste of de missie en visie werden herkend door de deelnemers uit zowel de eerste, tweede als derde lijn. Samen constateerden we, dat de inhoud van de visie en missie lang niet bij iedereen op het netvlies stond. Ten tweede was de vraag welke ‘haakjes’ er in die prachtige zinnen te vinden zijn als het gaat om de toegevoegde waarde van een afdeling als compliance. Waar biedt compliance nu haar toegevoegde waarde als het gaat om de ambitie van het bedrijf? Een vraag die wat mij betreft elke compliance officer voor zijn organisatie feilloos zou moeten kunnen beantwoorden.
Immers, het vaststellen van de missie, visie, ambitiestatements, kernwaarden en meer van soortgelijke teksten moet natuurlijk wel ergens toe leiden. Het kan niet de bedoeling zijn dat dergelijke documenten voor de komende vijf jaar worden vastgesteld door de directie en er vervolgens niemand meer naar kijkt. Anders kun je het net zo goed achterwege laten, toch?
We trekken aan hetzelfde eind van het touw!
In menige organisatie blijkt het ‘verkopen’ van compliance en integriteit een bittere dagelijkse noodzaak. Hieruit zou je kunnen afleiden, dat er verschillende belangen zijn tussen ‘de business’ in de eerste lijn en een afdeling als compliance in de tweede lijn. En dat terwijl ze eigenlijk aan hetzelfde eind van het touw zouden moeten trekken. Beide zijn gericht op het succesvol laten voortbestaan van de organisatie.
Juist het zoeken naar die gemeenschappelijke deler kan een eventuele kloof tussen de eerste en tweede lijn verkleinen, waarbij het natuurlijk wel van belang is iedereen zijn rol goed te laten vervullen. De eerste, tweede en derde lijn zijn er niet voor niets. Maar los daarvan kan dus het beginnen bij de ambitie van de organisatie, verwoord in kernwaarden, missie en visie, een aantal belangrijke aanknopingspunten bieden voor een vruchtbare samenwerking.
Hoe verandering te organiseren?
Zoals ik al aangaf, was compliance en verandering het thema van mijn bijdrage die middag. De kern van mijn verhaal was dat als we beginnen bij het hogere doel dat we met elkaar dienen, er vaak al zaken natuurlijk op zijn plek vallen. Het los van de lijn organiseren van grote verandertrajecten in projectmatige vorm, omdat de eerste lijn er eigenlijk even geen tijd voor heeft is wat mij betreft dan ook vaak een recept voor uiteindelijke mislukking. Eigenlijk geef je dus als business aan, dat de veranderingen wat jou betreft niet belangrijk genoeg zijn om je ermee te bemoeien. Onderwerpen als het goed omgaan met persoonsgegevens van klanten is zo’n voorbeeld. Dat moet niet het feestje zijn van compliance of de privacy officer: dat raakt de kern van het bedrijf. Het raakt hetgeen je bent en wilt zijn als organisatie: de betrouwbare partner!
Aangezien externe en interne ontwikkelingen veranderingen noodzakelijk maken, is het zaak om dit met elkaar te doen en juist niet los van de dagelijkse operatie te organiseren. Startpunt van verandering zou een duidelijke visie moeten zijn op het hier en nu, de actuele stand van zaken. Om van daaruit te kijken naar welke kleine stappen het gehele team kan maken. Je kunt wel in een hutje op de hei allerlei mooie processen en procedures uitwerken, maar uiteindelijk zijn het echt de mensen in de lijn die het moeten gaan uitvoeren. Het tijdig en frequent afstemmen en implementeren van veranderingen in de dagelijkse gang van zaken zou moeten kunnen voorkomen dat omvangrijke veranderprojecten verzanden in de praktijk van alledag. Natuurlijk is de werkelijkheid weerbarstig en vergt managen en veranderen aandacht, maar als we wat willen bereiken met elkaar moeten we naar mijn mening duidelijk hebben wat ieders taken en verantwoordelijkheden zijn.
Wat speelt er bij jouw organisatie?
Is jouw organisatie op zoek naar richting op het gebied van integriteit? Wil jij eens sparren over de rol van compliance in jouw organisatie? Neem dan contact met mij op!
Eric Schuiling
Manager Advies en Detachering
