Toelichting afweging belangenconflicten bij pensioenfondsen

Ter beheersing van het risico op belangenverstrengeling stelt de gedragscode een aantal regels omtrent het melden en aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen en nevenfuncties en het aangaan van financiële belangen in zakelijke relaties van het pensioenfonds. Maar hoe moet die gedragscode geïnterpreteerd worden?

Met onderstaande tekst geven we u een interpretatie van de meld- en goedkeuringsplicht, zoals die volgt uit gedragscodes bij pensioenfondsen. Dit kan ook in een bredere context met wat aanpassingen gebruikt worden. De tekst gaat ook in op mogelijke uitzonderingen op de meldprocedure middels een opsomming van personen/functies die geheel of gedeeltelijk vrijgesteld kunnen worden van de meld- en goedkeuringsplicht. De bepalingen in de gedragscode zelf blijven leidend.

Relatiegeschenken & uitnodigingen

Het aanbieden van een relatiegeschenk is niet langer vanzelfsprekend maar komt nog wel voor. Organisaties geven zakelijke relaties relatiegeschenken of nodigen elkaar wederzijds uit voor bepaalde gebeurtenissen of evenementen, om verschillende redenen. Dat kan simpelweg zijn om de onderlinge contacten te onderhouden, om op informele wijze met elkaar te kunnen overleggen, of als blijk van waardering als een opdracht goed is afgerond. Daar is op zich niets mis mee en het kan bijdragen aan een goede verstandhouding tussen partijen. Binnen de context van ?belangenverstrengeling? zijn er echter wél wat ?haken en ogen? die ertoe kunnen leiden dat je een geschenk moet weigeren of een uitnodiging moet afslaan. Bijvoorbeeld als er sprake is (of lijkt te zijn) van pogingen om invloed te verwerven of om besluitvorming te beïnvloeden.

(De schijn van) belangenverstrengeling
Het is belangrijk om bij ?cadeautjes? in welke vorm dan ook na te denken of er sprake kan zijn van alternatieve motieven en welke indruk iemand kan krijgen als je zo?n ?cadeautje? voor jezelf of iemand anders accepteert. We hebben het dan over (de schijn van) belangenverstrengeling.

Hoewel relatiegeschenken en uitnodigingen apart worden benoemd in de Gedragscode is er wel een duidelijke parallel te trekken binnen de context van (een schijn van) belangenverstrengeling. Je kunt een uitnodiging ook zien als een geschenk ?in natura? met een bepaalde commerciële waarde. De vragen die je jezelf dient te stellen voor je besluit om een relatiegeschenk of een uitnodiging te accepteren zijn gelijk van aard. Het is ook goed om jezelf te realiseren dat het er bij het bepalen van ?de schijn van belangenverstrengeling? niet zozeer om gaat hoe je er zelf tegenover staat, maar dat je probeert om objectief en als een ?buitenstaander? tegen de situatie aan te kijken. Stel jezelf de vraag hoe één en ander zou kunnen worden geïnterpreteerd Natuurlijk ben je zelf de eerste beoordelaar en als je twijfelt, dan moet je het niet doen.

Controlevragen
Vóór je een geschenk of uitnodiging ter goedkeuring voorlegt, moet je op onderstaande controlevragen voor jezelf een bevredigend antwoord hebben gevonden, zodat je zélf al hebt vastgesteld dat het past binnen de letter en de geest van de gedragscode van het pensioenfonds.

• Wat is de bedoeling van de schenker of de uitnodigende partij en wordt er een wederdienst verwacht?
• Welke relatie heb ik met de schenker of de uitnodigende partij en voel ik mij ?verplicht? tot een wederdienst?
• Is er sprake van een bijzondere gelegenheid en/of wie ontvangen er nog meer een (soortgelijk) geschenk of uitnodiging?
• Wat is de commerciële waarde van het geschenk of de uitnodiging en is dat maatschappelijk gezien ?passend?, en ?passend? binnen de zakelijke relatie?
• Hoe zou ?de maatschappij? of je collega verbonden persoon erover denken als je het relatiegeschenk of de uitnodiging zou accepteren? Welke indruk zou dat maken?

Het is het totaalplaatje (de context) dat bepaalt of het gepast is om een geschenk of uitnodiging te accepteren of niet. De compliance officer kan hierover ten alle tijden door de verbonden persoon, dan wel het bestuur om advies gevraagd worden. De compliance officer voert, aan de hand van ontvangen meldingen en eigen uitvraag/onderzoek, een eigen deeladministratie met betrekking tot ontvangen meldingen en goedkeuringen.

Nevenfuncties & Nevenactiviteiten

Nevenfuncties
Nevenfuncties dienen ter goedkeuring te worden voorgelegd wanneer deze, vanuit de nevenactiviteiten behorende bij de functie of rol van de verbonden persoon bij het pensioenfonds, relevant (kunnen) zijn. Relevant heeft dan betrekking op de vraag of er binnen de context van de gedragscode sprake kan zijn van een mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling.

Er zijn verschillende definities van ?nevenfunctie? in omloop. Kies de definitie die past bij je organisatie. Een mogelijke definitie van een (relevante) nevenfunctie is binnen de context van de gedragscode:

?Iedere functie of dienstverband van een verbonden persoon, die de verbonden persoon niet bij het pensioenfonds vervult, waarbij de verbonden persoon in een situatie kan komen dat hij moet kiezen tussen het primair behartigen van de belangen van het pensioenfonds of de belangen van de organisatie of instelling waar de verbonden persoon de nevenfunctie uitoefent.?

Beoordelingscriteria nevenfuncties
Bij de beoordeling van een (voorgenomen) nevenfunctie wordt in ieder geval getoetst of sprake is van een nevenfunctie:

• die betaald wordt;
• die (direct of indirect) wordt uitgevoerd binnen de financiële- of pensioensector of bij een sponsor (aangesloten werkgever) van het pensioenfonds;
• waar een wettelijke VTE score aan is toegekend;
• waar bij acceptatie of continuering van de nevenfunctie sprake is of kan zijn van een overschrijding van de maximale VTE score van 1.0;
• die een onevenredige tijdsbesteding met zich meebrengt ten opzichte van de taak bij het pensioenfonds;
• die bij een (potentiele) zakelijke relatie van het pensioenfonds wordt uitgevoerd;
• de schijn heeft, of kan opwekken, van een belangenconflict;
• die direct of als gevolg van associatie kan leiden tot reputatieschade voor de verbonden persoon of het pensioenfonds;
• waaraan een zogenaamde PEP^[1] status kan worden gekoppeld.
• potentieel (op een andere dan hiervoor genoemde wijze) een belangenconflict op kunnen leveren.

Als verbonden personen een nevenfunctie bekleden met een hoog ?publiek? gehalte zoals een PEP, dan is dat niet persé negatief. Het pensioenfonds en de verbonden persoon in kwestie dienen zich echter wel te realiseren dat incidenten waarbij ?publieke? personen betrokken zijn,  maatschappelijk gezien ook een grotere impact kunnen hebben. Eventuele schade aan een persoonlijk imago kan wellicht ook sneller en omvangrijker afstralen op instellingen waar de ?publieke? persoon zich op bestuurlijk of toezichthoudend niveau aan verbonden heeft.

Overzicht VTE plichtige functies en minimaal verplichte wettelijke scores
Een VTE score van 0.1 staat voor een tijdsbesteding van 4 uur per week. Een VTE score van 0,2 staat voor een tijdsbesteding van 4 uur per week, enzovoorts.

Aandachtspunt
Dit betreft de minimaal verplichte VTE scores conform de wet. Dat zou dus kunnen betekenen dat verbonden personen op basis van feitelijke tijdsbesteding binnen de context van hun functie bij het pensioenfonds of bij een relevante nevenfunctie tot een hogere VTE score komen. Per individuele (neven)functie mag de opgegeven VTE score nooit lager zijn dan de in onderstaande tabel opgegeven minimum VTE scores. Het totaal van alle opgegeven (neven)functies mag nooit boven de 1.0 score uitkomen.

Als op enig moment het totaal aan beheerd vermogen van het pensioenfonds zelf, of een ander pensioenfonds waar een verbonden persoon een nevenfunctie uitoefent boven of onder de 10 miljard euro uitkomt, dan dienen de opgegeven minimale VTE scores per ?direct? aangepast te worden en moet opnieuw worden vastgesteld of er naar aanleiding van de aanpassing geen sprake is van een overschrijding van de maximaal toegestane VTE score van 1.0.

Nevenactiviteiten
Een functie bestaat uit één of meerdere (samenhangende) activiteiten. Niet iedere ?losse? activiteit is echter een functie zoals bedoeld binnen de context van de gedragscode en bepalingen omtrent VTE.

Een activiteit is een bezigheid die buiten het pensioenfonds om en in een andere hoedanigheid dan verbonden persoon van het pensioenfonds, door een (verbonden) persoon op enig moment wordt uitgevoerd.

Activiteiten hoeven dus niet persé bij het pensioenfonds plaats te vinden en activiteiten zijn ook niet persé in een functie (of functie-rol) gegroepeerd. Vrijwilligerswerk bij bijvoorbeeld een buurthuis bestaat óók uit activiteiten maar die zijn binnen de context van belangenverstrengeling niet (altijd) relevant om te melden. Omdat je de activiteiten wél uitvoert náást de activiteiten die je in je functie bij het pensioenfonds verricht, worden de activiteiten bij, in dit voorbeeld een buurthuis, als nevenactiviteit gekenmerkt.

Wanneer wordt een nevenactiviteit wél gemeld?
In relatie tot mogelijke belangenverstrengeling is het (vooraf) melden en verkrijgen van goedkeuring voor  nevenactiviteiten van een verbonden persoon, alsmede de vastlegging daarvan, door het pensioenfonds en de compliance officer in beginsel niet noodzakelijk. Dit verandert als:

• de feitelijke tijdsbesteding ten behoeve van de nevenactiviteit zodanig is of wordt, dat dit een nadelige invloed heeft op het functioneren van de verbonden persoon binnen het pensioenfonds;
• de nevenactiviteit strijdig is met de interne normen van bedrijfsethiek zoals bedoeld in de gedragscode van het pensioenfonds;
• de nevenactiviteit van de verbonden persoon wordt verricht bij- of voor een instelling waarbij voor het pensioenfonds sprake is of kan zijn van direct of indirect reputatierisico;
• de nevenactiviteit wordt uitgevoerd bij een (potentiele) zakelijke relatie van het pensioenfonds;
• de verbonden persoon zélf van mening is dat melding in het belang van het pensioenfonds is.

Zoals uit de opsomming hierboven blijkt, is de afweging van belangenconflicten dus eigenlijk een kwestie van het weten wat er in de gedragscode staat en het stellen van de juiste vragen. U kunt nu een juiste afweging maken of u relatiegeschenken en/of uitnodigingen en nevenfuncties wel of niet kan accepteren en/of dient te melden en/of met behulp van de compliance officer tot een juiste afweging komen.

[1] Onder PEP?s worden personen verstaan, die een prominente politieke functie bekleden of hebben bekleed en de directe familieleden of naaste geassocieerden van deze personen. Het begrip PEP beperkt zich niet langer tot buitenlandse politiek. Prominente personen: ook binnenlandse politiek prominente personen vallen nu onder dit begrip.

Een PEP is in elk geval (zie ook artikel 2 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018):

1. staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
2. parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
3. lid van het bestuur van een politieke partij;
4. lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat;
5. lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
6. ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
7. lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
8. bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie.