De afgelopen weken hebben we elke week een tip gedeeld voor beginnende compliance officers. De volgende tips hebben we via ons LinkedIn profiel gedeeld met ons netwerk:
- Stel vast wat de ambities, waarden, missie en visie zijn van de organisatie waarvoor je werkt en meer in het bijzonder wat de ambities zijn op het vlak van integriteit. Bekijk het compliance statuut en gedragscode van je organisatie en bepaal je positie als compliance afdeling/officer
- Verdiep je in het productaanbod van de organisatie waar je voor werkt en het type klanten waar deze producten aan worden aangeboden
- Kijk eens of je een overzicht kunt vinden van geldend beleid en de daaruit afgeleide procedures en processen. Lees de meest belangrijke beleidsstukken door en vorm een mening over de kwaliteit daarvan
- Verkrijg een eerste indruk van de beheersing van de compliancerisico’s door het lezen van de laatste compliance rapportage / compliance risico assessment / SIRA. Plan ook een overleg in met je evenknie binnen RISK (wanneer aanwezig) en vorm je een beeld van de overall risicobeheersing binnen de organisatie
- Maak een overzicht van je stakeholders, toezichthouders en overlegstructuren vanuit je positie als compliance officer. Laat je uitnodigen voor de eerstvolgende directie/managementvergadering. Bereid een pitch voor, waarbij je duidelijk de verwachtingen ten aanzien van compliance aangeeft.
- Kijk eens hoe de communicatie plaatsvindt: hoe worden belangrijke beslissingen en ontwikkelingen gedeeld met iedereen in de organisatie? En door wie?
- Praat vooral eens, ook informeel, met verschillende mensen in de organisatie om een indruk te krijgen van de do’s en don’ts. Sluit ook aan bij dagstarts/weekstarts/teamoverleggen. Zo leer je de organisatie en cultuur snel kennen en andersom leert iedereen de compliance officer kennen.
- Vraag eens naar bijzondere gebeurtenissen/situaties/incidenten waar de organisatie mee te maken heeft gehad het afgelopen jaar: wat zegt dat over compliance en integriteit?
- Houd aan de hand van nieuwsbrieven en relevante websites de ontwikkelingen op het vakgebied bij
- Probeer een beeld te vormen van de manier waarop nieuwe medewerkers worden geworven, geselecteerd, gescreend, ingewerkt en opgeleid. Juist je eigen ervaringen kunnen je hiervan een goed beeld geven
Deze tips hebben we verzameld op basis van kennis en ervaring van onze eigen compliance officers. Maar zoals met elk lijstje het geval is, je kunt er altijd een gesprek over voeren. Het is goed mogelijk dat een ander team van ervaren compliance officers tot een ander lijstje van tips zou zijn gekomen. En dat is op zich ook geen probleem, zolang je maar niet denkt dat je met het formuleren van een lijstje de ultieme waarheid te pakken hebt. Ieder brengt zijn eigen beelden en biases mee. Het bovenstaande lijstje is dus een aanzet als hulpmiddel, niet een doel op zich.
Ben jij zelf een compliance officer met ervaring en mag je nieuwe collega’s verwelkomen? Deel dan vooral jouw kennis en ervaring met de jonge compliance officers. Vul het bovenstaande lijstje bijvoorbeeld naar hartelust aan en bespreek het eens met anderen. Ik moedig je aan de door jou verzamelde kennis en ervaring niet voor jezelf te houden, maar vooral ook anderen hiervan te laten profiteren. Mogelijk valt er voor jou ook nog wat op te steken, we zijn nooit uitgeleerd.
Wil je meer weten over de wijze waarop wij als Nederlands Compliance Instituut aankijken tegen opleiden en leren? Kijk dan bijvoorbeeld eens naar de meest recente versie van ons magazine De Compliance Officer.
