Misschien ken je het wel. Het gevoel dat je iets net niet helemaal zeker genoeg weet. Je hebt wel een idee, maar dat is net niet voldoende om je advies of je beleidsstuk op te baseren. Natuurlijk kun je tegenwoordig nagenoeg alles online raadplegen. Wet- en regelgeving niet uitgezonderd. Maar of en hoe zijn deze regeltjes van toepassing zijn op jouw specifieke situatie? Hoe stel je in de complexe organisatie waarin jij jouw rol speelt een compliance program op? Met welke uitgangspunten moet je een monitoringsplan opstellen voor de business unit waarin jij opereert? Dat is hele andere koek. Dat is voer voor een specialist. Een specialist die snel met een bruikbaar advies komt. Als extra steuntje in de rug.
De mogelijkheid om in dit soort situaties een specialist in te schakelen biedt het Nederlands Compliance Instituut vanaf dit jaar aan. Al langer adviseren wij onze klanten over compliance en integriteit, maar nog niet eerder bieden we ook expliciet de mogelijkheid om kortere vragen te stellen. Vragen die een specialist waarschijnlijk snel kan beantwoorden waardoor jij weer verder kunt. In deze blog behandel ik vijf mogelijke vragen waar jij als compliance officer tegenaan zou kunnen lopen. Vanuit onze jarenlange expertise helpen wij je graag een passend antwoord te formuleren op deze vragen.
Vraag 1 “Is dat eigenlijk wel zo?”
In een bijeenkomst met het bestuur van de organisatie waarvoor jij als compliance officer werkt wordt jouw compliance rapportage besproken. In de rapportage beschrijf je de ondernomen activiteiten op het gebied van beleidsadvisering, trainingen en monitoring. Ook heb je in een aparte paragraaf aandacht gevraagd voor de compliance cultuur in jullie onderneming. Je stelt dat de bespreekbaarheid en transparantie in jullie organisatie verder kan worden verbeterd. Het bestuur geeft aan zich hierin niet te herkennen. Tenzij je met harde bewijzen komt, wordt er met klem aan jou verzocht om deze passage te schrappen uit wat kennelijk nog een conceptversie van de rapportage is. Wat nu te doen?
Vraag 2 “Is deze nieuwe regelgeving op ons soort organisaties van toepassing?”
Je hebt als compliance officer een goed gesprek met de manager van de afdeling in de eerste lijn. Je geeft aan dat die nieuwe regelgeving eraan komt en dat het je verstandig lijkt om samen nog eens naar het beleid en de procedures te kijken. Waarschijnlijk moet er wel wat worden aangepast. De manager reageert positief op je aanbod om dit samen op te pakken, maar toch stelt hij de vraag “Weet je wel zeker dat deze nieuwe regelgeving op onze organisatie van toepassing is?” Als het namelijk niet zo is dan verdoen we onze tijd, toch? Plotseling ben je niet meer zo heel zeker van je zaak…. Je spit wel wat op internet, maar toch voel je je niet zeker genoeg. Wat nu?
Vraag 3 “Ik heb het nu wel toegezegd, maar hoe doe ik dat eigenlijk?”
Je bent al ruim een jaar als compliance officer verbonden aan de organisatie. Je hebt je bij aanvang met name gestort op het schrijven van een compliance charter en enkele compliance-owned beleidsstukken. Je leidinggevende heeft ergens gelezen, dat een compliance officer ook zou moeten rapporteren op basis van zelfstandig uit te voeren controles. Jij hebt aangegeven dat je graag een concept-monitoringsplan opstelt, dat je vervolgens graag met hem bespreekt. De tijd begint al wat te dringen. Waar moet je beginnen? Hoe pak je dit aan?
Vraag 4 “Welke ontwikkelingen kunnen we verwachten op dit gebied de komende drie jaar?”
In een goed gesprek met je collega’s stellen jullie vast dat het waarschijnlijk is dat de technologie steeds meer processen in de financiële dienstverlening gaat overnemen. Dan gaat het niet alleen maar om administratieve taken, maar ook bijvoorbeeld om het automatiseren van het advies van ondernemingen aan klanten. Natuurlijk lees je hier wel eens wat over, maar wat nu de belangrijkste ontwikkelingen zijn voor jouw sector en hoe jullie nu het beste jullie organisatie kunnen meenemen in deze ontwikkelingen is voor jullie nog onduidelijk. Jullie willen voorop lopen en de organisatie al klaar stomen voor de wet- en regelgeving van morgen.
Vraag 5 “Er is nu echt wat aan de hand. Hoe ga ik hier vanuit compliance perspectief mee om?”
Sommige situaties kun je haast niet voor zijn. Ze gebeuren en het is aan de organisatie om er zo goed mogelijk mee om te gaan. Neem nu de situatie waarin jullie organisatie zich nu bevindt. Het aantal krantenkoppen is inmiddels al niet meer op één hand te tellen. De media ruiken bloed, zo lijkt het. Het is zeer duidelijk dat de zorgvuldig opgebouwde reputatie van jullie onderneming op het spel staat. Het komt nu aan op goed reageren, goed onderzoek doen en de juiste maatregelen nemen op basis daarvan. Hoe pak je dat vanuit compliance perspectief nu aan? Wat is jouw rol als compliance officer in deze hectische situatie?
Herkenbaar?
Ik heb vijf mogelijke scenario’s beschreven aan de hand van vijf mogelijke vragen uit de praktijk. Misschien herken je één van deze vragen en/of scenario’s wel in je eigen omgeving. Misschien loop je als compliance officer tegen andere uitdagingen aan waarbij je ook wel wat hulp kunt gebruiken. Met onze gespecialiseerde compliance professionals kunnen we vaak op korte termijn je van een passend antwoord voorzien. Stel je vraag via het e-mailadres vraag@compliance-instituut.nl en we nemen zo spoedig mogelijk contact met je op. Natuurlijk kun je ook bellen met 088-9988100.
Wij staan voor je klaar!
