Eric Schuiling
Misschien hoor je een vertegenwoordiger van MKB Nederland het wel eens zeggen: Ondernemers hebben ruimte nodig om te ondernemen! En: Met de Nederlandse regelzucht lijkt het wel alsof we met elkaar deze ondernemers de ruimte ontnemen! Interessante uitspraken, waar ik graag eens op reageer.
Zeker, we moeten onze ondernemers koesteren, daar wil ik niets aan af doen. Zij vormen een zeer belangrijke motor van de economie. En ondernemerschap gaat over kansen zien, investeren, innoveren en risico’s nemen. Daar is inderdaad ruimte voor nodig, ruimte in de breedste zin van het woord.
Ruimte komt niet vanzelf
Echter, deze ruimte komt niet vanzelf. Ruimte om te kunnen ondernemen moet wel gecreëerd worden. Om maar een basaal voorbeeld te noemen: als er geen elektriciteit ligt of het bedrijfspand is niet op de waterleiding aangesloten, dan wordt het toch knap lastig voor de meeste bedrijven om op die plek te ondernemen. Natuurlijk: juist het gebrek aan sommige voorzieningen creëert ook weer kansen, maar je begrijpt waarschijnlijk wel wat ik bedoel.
Een ander voorbeeld? Wat denk je van de rechtszekerheid van het land waarin je je onderneming zou willen starten? Hoe veel zou jij willen investeren als je bedrijf zonder waarschuwing of bijzondere aanleiding ineens kort en klein geslagen wordt door een boze meute, waarbij de kans ook nog eens klein is dat je de schade vergoed krijgt en de daders worden bestraft? Waarschijnlijk zou je je kansen afwegen en toch maar wat anders bedenken òf je vestigen in een land waar de kans op een dergelijke gebeurtenis (veel) kleiner is.
De moraal van het verhaal? Ruimte om te ondernemen betekent in mijn ogen dus niet vanzelf de afwezigheid van regels en voorzieningen. Je hebt als ondernemer een bepaald niveau aan regels en voorzieningen nodig om succesvol te kunnen zijn. Daarnaast creëren ze ook nog eens een gelijk speelveld met (als het goed is) gelijke kansen voor iedereen.
Ga niet zitten wachten
De kans dat op basis van een dergelijke oproep van MKB Nederland de regeldruk ineens veel lager wordt en we massaal wetboeken kunnen verbranden is niet zo heel groot. Je zou kunnen blijven wachten op een plotselinge afname van het aantal wetten en regels, maar de kans is groot dat het wachten dan erg lang gaat duren. Kostbare tijd, die je wellicht ook kunt steken in een succesvol bedrijf!
Het is dus eerder de vraag hoe om te gaan met bepaalde randverschijnselen, zoals wet- en regelgeving, dan de vraag hoelang het duurt voordat ze er niet meer zijn. Want die dag zou wel eens nooit kunnen aanbreken. Daar ben je toch ook geen ondernemer voor geworden? Je wilt iets DOEN.
Aan de slag!
Opruimgoeroe Marie Kondo is van mening dat als je je huis opruimt, je ook je innerlijke zelf opruimt. Het direct weggooien van zaken die je niet meer gebruikt is volgens haar één van de sleutels tot geluk. Natuurlijk bestaat de aanpak van Marie Kondo uit meer dan alleen dit uitgangspunt. Een tip om succesvol op te ruimten (en dus ruimte te creëren) is: ruim op per categorie. Dus niet per kamer, maar begin bijvoorbeeld met kleding. Haal al je kleding uit al je kasten, dozen etc. en sorteer deze naar ‘actueel gebruik’ en ‘niet-actueel gebruik’. Je raadt het wellicht al: de tweede categorie gaat direct de kliko in. Marie verzekert ons van opluchting, geluk, en… inderdaad: ruimte. Zowel in ons huis als in ons hoofd.
Zou de Marie-Kondo-methode ook niet iets kunnen zijn voor ondernemers die helemaal ongelukkig worden van de regeldruk die als een zware last op hun schouders rust? Zouden we met een aanpak zoals bovenstaand samengevat ondernemers meer ruimte kunnen geven? En, gegeven het feit dat we het hier toch over regels hebben, zou een compliance officer hierin ook een rol kunnen spelen?
Drie retorische vragen. Natuurlijk kan dat! Ik kan me voorstellen dat de volgende stappen je als ondernemer goed zouden kunnen helpen om ruimte te maken:
Stap 1: Denk eerst even goed na
Denk eerst eens na over wat je allemaal nodig hebt om als ondernemer succesvol te zijn. Het antwoord moet te vergelijken zijn met de categorieën waar Marie Kondo het over heeft. Bijvoorbeeld: voorraden, klanten, machines, procesbeschrijvingen, sjablonen, etc. Suggesties specifiek voor compliance officers: denk sowieso eens aan relevante vergunningen, programma’s, beleidsstukken, gedragscodes, etc.
Stap 2: Scheid en sorteer per categorie
Selecteer nu één categorie tegelijk en bepaal voor alle zaken in die categorie wat je gebruikt en nodig hebt en voor welke zaken dat niet (meer) geldt. Wees streng tegen jezelf en neem echt afscheid van de zaken die je niet (meer) gebruikt. Knikker alles wat je niet meer gebruikt weg of reserveer een aparte ‘archiefmap’ in je cloud-omgeving als je het te moeilijk vindt om op DELETE te drukken. Suggesties specifiek voor compliance officers: bedenk wat de organisatie ècht nodig heeft en in welke mate dit ook aanwezig is. En meer in concrete zin: bewaar alleen de laatste versie van elk document dat je nog gebruikt, de rest kan in het archief of weg.
Stap 3: Bedenk een goede plek
Nu je alleen maar de zaken over hebt die je echt gebruikt, bedenk er dan een goede en logische plek voor. Zaken die je vaker gebruikt heb je onder handbereik. En zaken die je bij één bepaalde handeling nodig hebt liggen het liefst bij elkaar. Dat scheelt zoeken, daarmee tijd en dat maakt: ruimte! Suggesties specifiek voor compliance officers: Maak een plan om de nog ontbrekende zaken aan te vullen. En meer in concrete zin: zorg dat de relevante documenten op een toegankelijke plek staan voor de personen die ze gebruiken. Denk ook na over gebruiksrechten en bevoegdheden om eventuele aanpassingen te doen.
Stap 4: Zorg dat alles in goede staat is
Als je voor alle belangrijke zaken een goede plek hebt bedacht, zorg dan dat alles in goed staat is om ook daadwerkelijk te gebruiken. Afhankelijk van waar we het over hebben kun je denken aan schoonmaken, repareren, vervangen, smeren, etc. Met het juiste gereedschap in een goede conditie wordt de klus al half zo zwaar! Suggesties specifiek voor compliance officers: Voer het plan dat je in de vorige stap hebt opgesteld uit, bij voorkeur samen met de mensen die de inhoud van elk onderdeel ook aangaat. En meer in concrete zin: Evalueer de inhoud van elk bestaand document. Is de inhoud nog actueel, relevant en bruikbaar? Heb je een kalender voor de revisie van bepaalde beleidsstukken vastgesteld?
Stap 5: Standaardiseer de manier waarop je je werk doet
Nu je zo alles op een rijtje hebt gezet en al behoorlijk bent gevorderd vraag je je misschien af: Kan dit ook slimmer en beter? Goede vraag. Sommige zaken heb je in het verleden wellicht aangeleerd, terwijl er ook een eenvoudiger en/of betere methode is. Door je aanpak te standaardiseren kun je meer routine in het werk brengen, waardoor je de kans op fouten kunt verkleinen. Suggesties specifiek voor compliance officers: In welke mate heb je voor je eigen werkzaamheden ook processen vastgelegd? En hoe zorg je ervoor dat je zelf ook je eigen werk evalueert?
Stap 6: Blijf de stappen systematisch zetten
De laatste stap is eigenlijk de herhaling van de stappen zoals bovenstaand besproken. Zorg dat je opruimactie niet eenmalig is, maar dat je dit systematisch blijft doen. Op die manier wordt het niet opnieuw een ondoordringbare jungle en blijf je ruimte houden. Ruimte om te ondernemen, na te denken, kansen af te wegen en risico’s te nemen. Suggesties specifiek voor compliance officers: Als jij zorgt voor een schone en opgeruimde compliance-afdeling, waarin niet zomaar iets rondslingert, houd je het overzicht. Op deze manier geef je het goede voorbeeld en kun jij je interne stakeholders het beste van dienst zijn en blijven. Je hebt er tenminste de ruimte voor gecreëerd.
Ten slotte
Naast de Marie Kondo-aanpak heb ik de bovenstaande stappen ook gebaseerd op de 5-S aanpak, die onderdeel uitmaakt van het Lean Six Sigma gedachtengoed: Scheiden en sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en stimuleren en in stand houden.
Heb je als ondernemer of compliance officer ook de wens om op te ruimen, zodat je weer ruimte hebt om te doen wat je het liefste doet? Neem dan eens vrijblijvend contact op met mij of mijn collega’s. We helpen je graag met het bereiken van meer inzicht en overzicht op het gebied van compliance en integriteit.
