Bij veel pensioenfondsen schrijft de gedragscode voor dat verbonden personen hun nevenfuncties vooraf moeten laten goedkeuren dan wel moeten melden. Of een nevenfunctie verenigbaar is met de functie bij het fonds, hangt mede af van de tijdsbesteding die daarmee gemoeid is. Wanneer een nevenfunctie een onevenredige tijdsbesteding met zich meebrengt ten opzichte van de taken bij het pensioenfonds, dan is de nevenfunctie niet verenigbaar met de functie bij het fonds. Verbonden personen zullen dus voordat zij een nevenfunctie aanvaarden, bij zichzelf moeten nagaan of zij wel voldoende tijd overhouden voor hun functie bij het fonds. Voor bestuurders en toezichthouders geldt bovendien dat zij moeten voldoen aan de norm voor tijdsbeslag die is neergelegd in artikel 35a van het Besluit uitvoering Pensioenwet en de Wet verplichte beroepspensioenregeling, de zogenaamde VTE-norm. Omdat wij merken dat er in de praktijk vragen leven over de toepassing van de VTE-norm en het criterium tijdsbeslag, volgt hieronder een korte uitleg.
VTE, een harde norm
Er is vanuit wetgeving een beperking opgelegd aan (kandidaat-)bestuurders en toezichthouders voor het aantal (meetellende) nevenfuncties dat zij mogen bekleden. Dit is de zogenaamde VTE (voltijd equivalent)-norm, die bepaalde functies koppelt aan een score die weer samenhangt met de zwaarte van een (neven)functie, waarbij het totaal van de meetellende scores niet boven de 1.0 mag uitkomen.
Deze maatregel is uitgewerkt in artikel 35a van het Besluit uitvoering Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling. Hieronder is voor uw gemak een praktisch overzicht opgenomen van die VTE-norm zoals die vanaf juni 2014 is vastgesteld. Deze score is ‘hard’, wat zoveel wil zeggen dat daar niet van mag worden afgeweken.
| Mee te tellen bij VTE-score per verbonden persoon | VTE-score bij overige rechtspersonen (bv, nv, stichting) | VTE-score bij grootpensioenfonds (> € 10 miljard beheerd vermogen) |
VTE score bij klein pensioenfonds (< =€ 10 miljard beheerd vermogen) |
| Bestuursvoorzitter | 0,6 | 0,6 | 0,3 |
| Bestuurder | 0,6 | 0,4 | 0,2 |
| Voorzitter RvT | 0,4 | 0,2 | 0,2 |
| Lid RvT | 0,2 | 0,1 | 0,1 |
| Voorzitter RvC | 0,4 | 0,2 | 0,2 |
| Lid RvC | 0,2 | 0,1 | 0,1 |
VTE wordt alleen toegepast bij relevante bestuurs- en toezichtfuncties, zowel bij fondsen als bij niet-fondsen.
Een bestuurs- of toezichtfunctie bij een BV, NV of stichting (niet-fonds) telt alleen mee wanneer deze vennootschap of stichting als ‘groot’ kwalificeert. Een vennootschap of stichting is groot wanneer deze aan ten minste twee van de criteria uit Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voldoet:
Onder relevante bestuur- en toezichtfuncties vallen uitsluitend de volgende functies;
Bij een verdeling van de bestuurstaken tussen uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders binnen het bestuur van een pensioenfonds vallen de niet-uitvoerende bestuurders eveneens onder de VTE scores van bestuursleden. Bij andere rechtspersonen zoals bij grote BV’s, NV’s en stichtingen geldt, dat de uitvoerende bestuurders vallen onder (1) en de niet-uitvoerende bestuurders onder (2).
Als een persoon bij meerdere rechtspersonen uit een groep functies vervult binnen een bestuur of een RvT/RvC, dan mogen die voor één benoeming worden geteld. Dat moet dan wel als zodanig worden vastgelegd in de interne administratie van het pensioenfonds om het beoordeling- en besluitvormingsproces te completeren en reconstrueerbaar te maken voor de toezichthouder (DNB) en de compliance officer.
Feitelijk tijdsbeslag
Een VTE-score van 1 of minder betekent niet dat een bestuurder of toezichthouder ook automatisch voldoende tijd beschikbaar heeft om de functie bij het fonds naar behoren te kunnen uitvoeren. Er zal altijd gekeken moeten worden naar het feitelijk tijdsbeslag (i.e. hoeveel tijd wordt er daadwerkelijk geïnvesteerd). Dit geldt ook voor de overige verbonden personen. Het gaat dan om zowel nevenfuncties als nevenactiviteiten die horen bij een bepaalde rol of functie van de verbonden persoon bij die organisaties. Daarbij is de afweging (vanuit het fonds beredeneerd) of de verbonden persoon voldoende tijd en aandacht besteed aan zijn taken en verantwoordelijkheden bij het pensioenfonds. Als dit niet (langer) het geval is, dan zal het bestuur de verbonden persoon daarop moeten aanspreken en de verbonden persoon voor de keuze moeten stellen om zijn functie bij het fonds op te geven, dan wel één of meerder van zijn nevenfuncties en/of nevenactiviteiten bij andere organisaties, om zodoende voldoende tijd en aandacht te kunnen schenken aan zijn taken binnen het pensioenfonds.