Dit is de derde blog in de blogreeks: Ontdekkingen van een junior compliance officer. In deze reeks vertel ik over wat mij is opgevallen in het compliance landschap.
In april kreeg ik van mijn baas de vraag of ik wilde kijken naar onze eigen regeling voor het voorkomen van belangenverstrengeling. Het was namelijk weer tijd voor de periodieke herijking van dit document. Dit leek mij een leuke uitdaging en ik ging hiermee aan de slag. Wat mij vooral aan het denken zette, was het stukje over relatiegeschenken, giften en uitnodigingen. Ik keek er met een frisse blik naar en vroeg mij af welke overwegingen er waren gemaakt om tot deze besluiten te komen. Daarnaast vroeg ik mij af waarom het eigenlijk nodig is om dit op te schrijven. Is het niet logisch dat een cadeau van meer dan een ton niet gepast is? Blijkbaar niet altijd en voor zo’n “cadeau” wordt altijd wel wat terug verwacht zoals bij deze ambtenaren.
Uit de praktijk blijkt dus dat het toch wel handig is om dit op te schrijven, want dit is zeker niet het enige voorbeeld waar iemand de mist in ging. Het eerdergenoemde voorbeeld is natuurlijk wel extreem, maar dit soort dingen gebeuren vast en zeker ook op een kleinere schaal.
Wat je daadwerkelijk wilt bereiken is een cultuur waarin werknemers zich niet laten verleiden door mooie cadeaus, giften of uitnodigingen. Beleid hiervoor is een goede basis. Wellicht hebben werknemers verschillende meningen over wat wel en niet zou mogen en zo is het voor iedereen duidelijk. Alleen een beleid is echter niet genoeg. Voorbeeldgedrag vanuit het management, ofwel “tone at the top”, is veel belangrijker. Als jij ziet dat een manager er geen probleem in ziet die fles wijn van 200 euro aan te nemen en niet te melden, waarom zou jij het dan niet aannemen? Onder andere de cultuur in een bedrijf maakt of (de meeste) mensen zich hieraan houden of niet.
Echter is het nog steeds nodig om een beleid te hebben wat hierop toeziet. In dit beleid moet je verschillende keuzes maken zoals welke bedragen zijn acceptabel en wanneer moet er gemeld worden. Graag geef ik een paar tips en overwegingen mee bij het opstellen of herijken van het beleid voor belangenverstrengeling, een gedragscode, personeelshandboek of een andere plek waar het staat bij jouw organisatie.
Een relatiegeschenk, gift of uitnodiging kan veel diverse vormen aannemen; het is daarom belangrijk dat werknemers goed weten wat ze wel en niet mogen accepteren en hoe dit eruit kan zien naar de buitenwereld toe zoals klanten en partners.
Dingen die je kan overwegen:
Wat verstaan we onder ‘relatiegeschenk, gift of uitnodiging’?
Wat mag het maximale bedrag zijn?
Wanneer moet een werknemer melden dat er een relatiegeschenk, gift of uitnodiging is aangeboden en bij wie?
Wat moeten we doen als we een relatiegeschenk, gift of uitnodiging weigeren?
Wat houdt (schijn van) belangenverstrengeling voor ons precies in?
Zijn er bepaalde verwachtingen als het geschenk aangenomen wordt?
Wat gebeurt er als iemand zich niet aan het beleid houdt?
Bedenk hierbij dat het niet alleen gaat om het ontvangen van relatiegeschenken, giften en uitnodigingen, maar ook het geven hiervan. Zorg er daarnaast voor dat medewerkers het beleid goed weten te vinden en dat het helder verwoord is zodat er geen onduidelijkheid ontstaat. Om dit te testen zou je hier altijd nog een e-learning aan kunnen koppelen als dit bijvoorbeeld een gevoelig onderwerp is voor jouw organisatie. Uiteindelijk wil je met beleid bijdragen aan een integere bedrijfsvoering. Andere middelen die je hiervoor zou kunnen inzetten zijn awareness sessies, dilemma trainingen en zorgen voor een open aanspreekcultuur.
Hopelijk kan je met deze tips en overwegingen aan de slag! En geen zorgen voor belangenverstrengeling, deze tips waren gratis. ; )
