Adinda Lammens
Op 2 april 2024 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties relaties het Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden (internetconsultatie.nl) gepubliceerd voor internetconsultatie. Het besluit is een nadere invulling van de Wet bescherming klokkenluiders.
Het besluit geeft invulling aan de verplichting voor werkgevers om anonieme meldingen van vermoedens van misstanden in ontvangst te nemen en te behandelen1. Op het moment dat je nog geen anonieme meldingen toestaat in je meldregeling (of klokkenluidersregeling), zul je dit nog moeten aanpassen. De komende weken wordt iedereen de gelegenheid geboden om kennis te nemen van het voorgenomen besluit en reacties en suggesties te delen.
Hieronder volgt een overzicht van de eisen waaraan de onafhankelijke meldfunctionaris (of het meldpunt) voor anonieme meldingen moet voldoen en de eisen voor de wijze waarop een anonieme melding kan worden gemeld. In het besluit heeft de wetgever enkele vereisten verder geconcretiseerd die hopelijk ook gaan gelden voor de niet-anonieme meldingen.
Functionaris
De werkgever dient in ieder geval één meldfunctionaris voor anonieme meldingen aan te wijzen. Deze functionaris mag dezelfde functionaris zijn als de meldfunctionaris voor niet-anonieme meldingen mits de functionaris geen leidinggevende positie heeft en/of primair betrokken is bij het werven, aannemen of ontslaan van medewerkers (HR). Dit om de drempel om te melden zo laag mogelijk te maken. Het is voor organisaties ook mogelijk om een dergelijke meldfunctionaris extern aan te wijzen. Overigens lijkt het ons zeer verstandig om het meldpunt überhaupt niet te beleggen bij een leidinggevende.
Deskundigheid en ervaring
De aangewezen functionaris dient over de nodige kennis en ervaring te beschikken om de functie goed te vervullen. De functionaris moet een melding kunnen beoordelen alsook de wijze waarop en met wie de melding kan worden gedeeld om adequaat opvolging te kunnen geven aan de melding. Tevens moet de functionaris de anonieme melder kunnen informeren over de mogelijke risico’s van een (anonieme) melding.
Persoonlijke kwaliteiten zoals goede communicatieve vaardigheden en integriteitsbesef zijn hierbij ook van belang.
Melding
In de meldprocedure moet de wijze waarop anoniem melding kan worden gemaakt, worden opgenomen. De wijze waarop is vormvrij en kan door de werkgever zelf worden bepaald. Bij het in ontvangst nemen van een anonieme melding dient de meldfunctionaris daarbij afspraken te maken over de wijze waarop de anonieme melder benaderd wil worden tijdens het vervolg van de procedure. De meldfunctionaris dient zich in te spannen om contact met de anonieme melder te leggen.
In de Nota van Toelichting is de aanbeveling opgenomen om in de meldregeling op te nemen dat bij het vasthouden aan de anonimiteit het mogelijk is dat een melding niet volledig onderzocht kan worden. In zo’n geval dient de melder de keuze te maken om dit te aanvaarden en af te zien van het meewerken aan een verder onderzoek van de melding om de eigen anonimiteit te beschermen of de identiteit alsnog bekend te maken zodat het onderzoek een vervolg kan krijgen. Het is uiteindelijk aan de melder om deze keuze te maken.
Melding via advocaat, adviseur of vertrouwenspersoon
Een melder kan nog steeds via een derde, bijvoorbeeld een advocaat, adviseur of vertrouwenspersoon, een vermoeden van een misstand melden. In zo’n geval is er geen sprake van een anonieme melding maar van een vertrouwelijke melding.
Opvolging anonieme melding
De meldfunctionaris moet op een zodanige wijze handelen dat de anonimiteit van de melder wordt gewaarborgd. In het geval de identiteit van de melder toch bekend wordt, dient de meldfunctionaris ervoor te zorgen dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt voor andere betrokkenen en informeert de meldfunctionaris de melder dat diens identiteit toch bekend is geworden en de wijze waarop dit is gebeurd.
Jaarrapportage
Jaarlijks moet schriftelijk worden gerapporteerd aan directie/bestuur en ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) over het aantal anonieme meldingen en de aard van de meldingen. In het geval er geen OR of PVT aanwezig is, moet het verslag worden gedeeld met alle medewerkers. Dit is een nieuwe verplichting waar ik mij in het kader van transparantie wel in kan vinden. Wel vraag ik mij af hoe organisaties hier in de praktijk mee om zullen gaan. Ik verwacht dat veel organisaties terughoudend zullen zijn in het delen van deze informatie omdat dit gevoelige informatie kan zijn. Verder zou ik zelf adviseren om de rapportage ook in afschrift aan de Raad van Commissarissen /Raad van Toezicht toe te zenden.
Onafhankelijkheid
De werkgever heeft de verplichting om de onafhankelijke positie van de meldfunctionaris te waarborgen en ervoor te zorgen dat de meldfunctionaris geen risico loopt op negatieve consequenties voor het vervullen van zijn rol. De meldfunctionaris is daarnaast geen verantwoording verschuldigd tegenover een leidinggevende voor zijn werkzaamheden als meldfunctionaris.
Afhankelijk van de reacties tijdens de internetconsultatie wordt het besluit eventueel nog aangepast. In het besluit heeft de wetgever enkele vereisten verder geconcretiseerd die hopelijk ook gaan gelden voor alle meldingen van vermoedens van misstanden. Ik denk hierbij aan de benoeming van onafhankelijke meldfunctionarissen met een niet leidinggevende positie, alsook de verplichting tot het opstellen en beschikbaar stellen van de jaarrapportage met daarin de vermeldingen van het aantal meldingen en de aard van de meldingen.
Wij houden de ontwikkelingen van de internetconsultatie en de Wet bescherming Klokkenluiders voor jullie in de gaten op onze website Update Wet bescherming klokkenluiders.
Is uw organisatie al gereed?
Zodra de definitieve wettekst van het besluit gereed is, zullen wij uiteraard onze modelregeling hierop verder aanpassen. Overigens hebben wij op dit moment al in onze modelregeling de mogelijkheid opgenomen voor het anoniem melden. Mocht u interesse hebben in onze modelregeling of hulp nodig hebben bij het verder implementeren van de regeling binnen de organisatie? Wij helpen u daarbij graag met Advies.
Ook kunnen wij fungeren als het (intern) meldpunt voor zowel anonieme als niet anonieme meldingen zie voor meer informatie Melden. Heeft u hierover vragen, neem dan contact met mij op via deze link.
