Integriteit als fundament voor iedere organisatie

Wanneer ik met vrienden en kennissen spreek over mijn vakgebied krijg ik vaak te horen dat compliance en integriteit verbonden zijn aan de financiële sector. Deze onderwerpen spreken minder voor zich in andere sectoren, zeker bij het midden- en kleinbedrijf (MKB). Maar wanneer we er echt de tijd voor nemen blijken compliance en integriteit toch al snel een hoeksteen in iedere organisatie. We noemen het alleen anders en we hebben niet altijd iemand aangewezen die zich hier namens de organisatie mee bezig houdt. 

Vrijwel alle ondernemingen hebben te maken met medewerkers en klanten, vertrouwen speelt hier een grote rol. Ook willen bijna alle ondernemingen goede producten of diensten afleveren en daarmee de klant tevreden stellen. Uitzonderingen daargelaten wil men dit binnen de kaders van de wet doen en in sommige gevallen kijkt hier ook nog eens een externe toezichthouder in mee. In feite is iedereen op zoek naar vertrouwen, een goede reputatie, duurzame relaties en loyale medewerkers. 

In deze blog verkennen we waarom integriteit zo cruciaal is, hoe het zich uit in medewerkers, klanten, producten en omgangsvormen, en wat organisaties kunnen doen om integriteit te bevorderen. 

Wat verstaan we onder integriteit? 

Integriteit betekent zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen. Het gaat om eerlijkheid, betrouwbaarheid en het consequent doen van het juiste, zelfs als dat niet de makkelijkste weg is. Voor organisaties betekent integriteit dat ze hun beloftes nakomen, transparant zijn over hun handelen en verantwoordelijkheid nemen voor hun keuzes. Dit is zeker niet voorbehouden aan financiële organisaties. 

Integere medewerkers zijn het hart van de organisatie 

De medewerkers vormen de belangrijkste asset van iedere onderneming. Hun gedrag bepaalt hoe de organisatie wordt ervaren, zowel intern als extern. Integere medewerkers zijn eerlijk, betrouwbaar en durven verantwoordelijkheid te nemen voor hun handelen. 

Nu we weten dat integriteit van belang is, hoe stimuleren we dan integriteit bij medewerkers? Onderstaand heb ik een aantal aandachtspunten beschreven, die een eerste aanzet kunnen zijn: 

• Pre employment screening: Een basis wordt gelegd bij de poort. Wanneer je de integriteit van medewerkers al vaststelt bij binnenkomst kun je werken vanuit vertrouwen. 
• Voorbeeldgedrag: Leidinggevenden en senior medewerkers moeten het goede voorbeeld geven. Als zij integer handelen, volgen medewerkers vanzelf. 
• Open cultuur: Creëer een omgeving waarin medewerkers dilemma’s en fouten durven bespreken zonder angst voor repercussies. 
• Gedragscodes en trainingen: Stel duidelijke richtlijnen op en bied trainingen aan over ethisch handelen en integriteit. 
• Meldprocedures: Zorg voor een veilige manier om misstanden te melden, bijvoorbeeld via een vertrouwenspersoon of klokkenluidersregeling. 

Medewerkers die zich integer gedragen, zijn betrouwbaarder, productiever en loyaler. Ze dragen bij aan een positieve werksfeer en voorkomen dat kleine misstappen uitgroeien tot grote problemen. Bovendien zijn zij de ambassadeurs van de organisatie naar buiten toe. 

Integere klanten als basis voor een duurzame relatie 

Niet alleen het eigen personeel, maar ook de klanten van een onderneming moeten integer zijn. Samenwerken met niet-integere klanten kan grote risico’s met zich meebrengen, zoals reputatieschade, juridische problemen of zelfs betrokkenheid bij fraude. Afhankelijk van het soort dienst/product en de aard van de relatie is het goed om vooraf de integriteit van de klant vast te stellen. Niet uit wantrouwen maar juist om te kunnen vertrouwen. Een aantal handvatten om deze basis te leggen heb ik hieronder beschreven: 

• Due diligence: Voer voorafgaand aan een samenwerking een (grondige) controle uit op de achtergrond van potentiële klanten. Doe dit wel proportioneel. 
• Transparante communicatie: Wees duidelijk over verwachtingen en normen en waarden die beide ondernemingen aanhangen. 
• Contractuele afspraken: Leg integriteitsvoorwaarden vast in contracten en maak duidelijk wat de gevolgen zijn van niet-integer gedrag. 
• Periodieke evaluatie: Blijf gedurende de samenwerking alert op signalen van integriteitsschendingen. Doe dit door met elkaar in gesprek te blijven. 

Een organisatie wordt vaak afgerekend op het gedrag van haar klanten. Door alleen samen te werken met partijen die dezelfde normen en waarden hanteren, verklein je de kans op incidenten en bouw je aan een netwerk van betrouwbare partners. 

Integere producten en diensten 

De producten en diensten die een onderneming levert, vormen haar bestaansrecht. Integriteit betekent dat deze producten en diensten voldoen aan de hoogste standaarden van eerlijkheid, veiligheid en transparantie. 

Maar hoe zorg je voor integere producten en diensten? Ik heb onderstaand een aantal maatregelen beschreven waar je aan kunt denken: 

• Transparantie: Wees duidelijk over wat een product of dienst wel en niet kan, en over de herkomst van materialen. Er moet tussen leverancier en klant een onderling begrip zijn van de verwachtingen en men mag elkaar hierop aanspreken. 
• Kwaliteitscontrole: Voer strenge controles uit om te waarborgen dat producten veilig en betrouwbaar zijn. Dit kan ook betekenen dat de dienstverlening regelmatig grondig wordt geëvalueerd.  
• Duurzaamheid: Kies voor eerlijke, duurzame materialen en productieprocessen. En in de dienstensector zorg je voor integere en kwalitatief vaardige medewerkers. 
• Eerlijke marketing: Vermijd misleidende reclame en wees open over eventuele beperkingen of risico’s. 

Klanten waarderen eerlijkheid en transparantie. Integere producten en diensten leiden tot tevreden klanten, minder klachten en een sterker merk. Bovendien voorkom je juridische problemen door te voldoen aan wet- en regelgeving. 

Integere omgangsvormen als basis van samenwerking 

De manier waarop mensen binnen en buiten de organisatie met elkaar omgaan, zegt veel over de cultuur. Respect, openheid en eerlijkheid zijn hierin essentieel. 

Hoe bevorder je integere omgangsvormen? Denk eens aan de volgende suggesties: 

• Sollicitatieprocedures: Wees al vanaf het begin duidelijk over de normen en waarden binnen de organisatie en beoordeel al in de sollicitatieprocedure of ook op dit vlak een goede match is tussen het team en de kandidaat. 

• Gedragscodes: Stel duidelijke gedragsregels op en communiceer deze naar iedereen binnen de organisatie. 

• Leiderschap: Managers, teamleiders en senior medewerkers moeten het goede voorbeeld geven en integriteit actief uitdragen. 

• Feedbackcultuur: Moedig medewerkers aan om elkaar aan te spreken op gedrag en constructieve feedback te geven. 

• Inclusiviteit: Zorg voor een veilige, inclusieve omgeving waarin iedereen zich gerespecteerd voelt.

Goede omgangsvormen zorgen voor een prettige werksfeer, minder conflicten en betere samenwerking. Dit komt niet alleen de interne organisatie ten goede, maar straalt ook af op de buitenwereld. 

Compliance officer, Integriteitscoördinator of Kwaliteitscoördinator?  

Iedere organisatie heeft behoefte aan één of meerdere medewerkers die oog houden op integriteit en compliance. Ze zijn aanjager en facilitator van initiatieven op dit gebied, maar adviseren ook management en bestuur over risicobeheersing. Het hoeft geen voltijdsfunctie te zijn en kan ook een toegevoegde taak zijn voor bijvoorbeeld een HR-medewerker of de Office Manager. Ook de naam, Compliance Officer/Integriteitscoördinator of Kwaliteitscoördinator, is minder van belang. Als het maar geborgd is en als iemand maar weet wat hij/zij moet doen. Bijvoorbeeld door hier ervaring in op te bouwen of in opgeleid te worden. 

Samenvattend

Integriteit is een begrip dat vaak in één adem wordt genoemd met de financiële sector. Banken, verzekeraars en andere financiële instellingen liggen immers onder een vergrootglas als het gaat om eerlijkheid, transparantie en betrouwbaarheid. Maar integriteit is minstens zo belangrijk voor niet-financiële ondernemingen. Sterker nog: het vormt het fundament voor duurzaam succes, ongeacht de branche. Integriteit is geen modewoord of verplicht nummertje, maar een essentiële waarde voor iedere onderneming. Door te investeren in integere medewerkers, klanten, producten en omgangsvormen, bouw je aan een organisatie die klaar is voor de toekomst. Integriteit is van de hele organisatie en om het levend te houden is het goed om te investeren in een medewerker die hier een drijvende, faciliterende en adviserende rol kan vervullen. In de Opleiding Integriteitsmanagement kan deze medewerker bijvoorbeeld een goede basis leggen voor de invulling van zijn of haar taken. 

Dit artikel is geschreven met behulp van AI