In Case of Emergency (ICE)

Al tijden vertellen mensen elkaar het sprookje van de drie biggetjes en de wolf. Ken jij het ook? Er zijn vele variaties in omloop, maar het gaat volgens mij samengevat ongeveer zo: er wonen drie biggetjes gelukkig in één huisje aan de rand van een groot bos. Ze leven een tamelijk onbekommerd leven, hoewel ze niet alle drie een gelijk karakter hebben en alle drie ook weer ergens anders goed in zijn. Biggetje 1 is de handige klusser van de drie. Hij heeft een echt technisch inzicht en twee rechterhanden. Houthakken, een huisje bouwen, de waterleiding aanleggen, hij draait zijn hand er niet voor om. Biggetje 2 is de zorgzame van de drie. Hij kan geweldig goed koken en zorgt voor de harmonie en gezelligheid. Biggetje 3 zit weer anders in elkaar. Hij maakt de plannen, kijkt altijd om zich heen en waarschuwt de anderen voor gevaar. Op een zomerse dag zitten biggetjes 1 en 2 in de tuin van hun huisje een beetje te chillen. Het derde biggetje komt plotseling aangerend vanaf de rand van het bos. “Een wolf, een wolf! Kijk uit voor de wolf!”, roept hij. De anderen kijken verschrikt op, kijken paniekerig in het rond, maar zien geen wolf. “Er is helemaal geen wolf! Wat loop je nu te stressen?”, vragen ze aan biggetje 3. “Ik zag echt een wolf!”, roept biggetje 3. Maar na verloop van tijd zakt de paniek en spanning toch weer weg en gaat het normale leventje weer zijn gang. Twee weken later gebeurt hetzelfde. Maar nee, weer geen wolf. En zo gaat het de hele zomer lang door. Op een ongelukkige dag in het najaar komt biggetje 3 voor de zoveelste keer aangehold vanaf de rand van het bos. “Een wolf! Een wolf!”, roept hij. “Ja, ja, dat kennen we. Doe maar rustig”, zeggen de andere twee zonder ook maar een spier te vertrekken. En wat gebeurt er? Op dat moment staat de wolf daadwerkelijk voor de deur en eet uiteindelijk alle drie de biggetjes op.  

Welke lessen halen we hier nu uit? 

Creatief verhaal, maar wat kunnen we hier nu van leren? Met wat fantasie kan ik er verschillende lessen uit opmaken. Ten eerste is het goed te weten dat je alleen een punt moet maken van de dingen die er echt toe doen. Belangrijk en urgent zijn twee verschillende grootheden. Ook het scheiden van hoofdzaken en bijzaken speelt hierbij een rol. Ten tweede denk ik dat je als biggetje 3 in de spiegel moet kunnen kijken: bereik ik nu het juiste effect met mijn interventie? Op het moment dat niemand meer heet of koud wordt van wat ik zeg, wat doe ik dan met die wetenschap? Kan ik mijn boodschap nog effectiever overbrengen? Ten derde denk ik ook dat je niet alleen moet blijven roepen als er dingen niet kloppen, maar ook mee moet aanpakken. Waarom hebben de biggetjes uit het sprookje geen groot hek gezet om het huis? Waarom hebben ze geen hulp georganiseerd, een geweer gekocht of andere potentieel effectieve maatregelen genomen? Het derde biggetje is blijven roepen, maar liet zijn beeld van de ernst van de situatie niet (voldoende) blijken.  

Het is goed mogelijk dat je nog wel meer lessen kunt halen uit dit verhaal. Het is natuurlijk ‘maar een sprookje’. Toch denk ik dat ook jij paralellen kunt trekken met de realiteit van vandaag. Wie vertolkt nu de rol van biggetje 3? En wie van biggetje 1 en 2? Of van de wolf?  

De compliance officer als biggetje 3 

Menig compliance officer zal zich herkennen in de rol van biggetje 3. Op basis van onze ambities, achtergronden en misschien ook wel onze karaktertrekken zien we allerlei risico’s waar we anderen voor willen waarschuwen.  

Er is voldoende aan de hand in de wereld, in ons land en misschien ook wel in jouw organisatie waarvoor een waarschuwing op zijn plaats is. Denk maar eens aan thema’s als de geopolitieke situatie, duurzaamheid/ESG en de invloed van AI op de manier waarop we met elkaar samenwerken en samenleven. Kunnen we alle risico’s uitsluiten of alles maximaal beheersen? Ook al doe je hiervoor maximaal je best: ooit steekt de wolf toch zijn kop om de hoek, waarna het niet uit te sluiten is dat er slachtoffers vallen. De vraag is alleen wel: “Hoe kun je het aantal slachtoffers en andere potentiële schade zoveel mogelijk helpen beperken?” 

Doe mee, maar houd je aan je rol 

Als je blijft roepen en verder niet bijdraagt aan een oplossing of beheersing van het probleem, is de kans groot dat mensen het op een gegeven moment wel zat zijn. Zij kiezen er vanzelfsprekend zelf voor om iets met je boodschap te doen of niet. Dat hoef je niet af te wachten, je kunt ze ook activeren om iets te doen door bijvoorbeeld zelf het goede voorbeeld of een zetje in de juiste richting te geven. Hoe dit eruit ziet? Hieronder bespreek ik een aantal voorbeelden. Wellicht kom je zelf op nog veel betere, die van toepassing zijn op jouw situatie en werkomgeving: 

1. Voorzie jij risico’s en verbanden die anderen wellicht niet, veel later of wezenlijk anders zien? Dat is op zichzelf al een interessant gegeven om eens nader te onderzoeken. Met welke mindset en vanuit welke waarden kijk jij naar je omgeving en de organisatie? Vanuit welk perspectief doen jouw collega’s dat? En in welke mate zie je overeenkomsten en verschillen? De kans is best groot, zo wijst de ervaring uit, dat je helemaal niet zo ver van elkaar verwijderd bent als dat je misschien wel dacht. Dat is vruchtbare voedingsbodem voor een goede samenwerking. Ga het gesprek met elkaar aan. 

1. Zie jij het als een gemis dat jouw organisatie niet voldoende lijkt te zijn voorbereid op crises of andere noodgevallen? Bedenk eerst zelf eens in welke mate jij bent voorbereid en hoe jij zou verwachten om te gaan met dergelijke situaties. Op basis van deze evaluatie zou je een advies kunnen schrijven aan de leiding van je organisatie: welke risico’s zie jij en welke maatregelen zou jij adviseren? Op welke manier zou jij verwachten dat de organisatie de PDCA op het gebied van risicobeheersing zou invullen? 

1. Vind je het van belang dat jouw organisatie beschikt over een integriteitsbeleid, een gedragscode, een meldprotocol? Schrijf zelf eens een nota met daarin een aantal belangrijke uitgangspunten of bestanddelen van een dergelijk stuk om op die manier iets te hebben ‘waar mensen op kunnen schieten’ en wat ze kunnen aanvullen. Dit wordt over het algemeen als gemakkelijker gezien dan helemaal vanaf nul beginnen. Het doel is het gesprek opstarten en anderen faciliteren in hun verantwoordelijkheid. 

1. Zaken als integriteit, compliance en ethiek richten zich in eerste instantie op het voorkomen dat er dingen gebeuren met nare gevolgen. Maar zoals ik al eerder in deze blog beschreef: je kunt ze nooit helemaal uitsluiten. De kans dat je dingen gaat meemaken die nare gevolgen hebben, is aanwezig. Als het gebeurt, zou het goed zijn als iedereen zijn rol kent en weet wat hij/zij/hen moet doen en wat van anderen verwacht kan worden. Vanuit jouw rol van integriteitsmanager, compliance officer of vergelijkbare functies is het van belang dat je niet alleen roept, maar ook doet. Toch moet je ook hierbij niet in de valkuil stappen dat je rollen of taken van anderen overneemt. Het is van belang dat je ‘het systeem’ (de governance)  de kans geeft om te werken zoals het is bedoeld. Weet waar je goed in bent, waarvoor jij op deze stoel zit en wat je beter aan iemand anders kan overlaten.