Als werkgever ben je verplicht om een veilige werkomgeving te creëren en beleid te formuleren op het gebied van Psychosociale arbeidsbelasting (PSA). In dit beleid worden situaties benoemd die in de arbeidssituatie kunnen leiden tot stress bij werknemers.[1] Onder dit beleid valt (nog) niet de verplichting om een klachtenregeling op het gebied van ongewenste omgangsvormen te formuleren. Een klachtenregeling is echter wel één van de middelen [2] die bij kunnen dragen aan een veilige werkomgeving. De titel van mijn artikel is dus wat voorbarig, maar door middel van dit artikel informeer ik graag over de nut en noodzaak van het inrichten van een klachtenregeling voor iedere organisatie.
Waarom een klachtenregeling?
Een situatie van ongewenste omgangsvormen wordt het liefst informeel en snel beëindigd. De informele route houdt in dat de persoon die het ongewenste gedrag ervaart de persoon aanspreekt die het gedrag heeft vertoond, al dan niet met behulp van de leidinggevende, een vertrouwenspersoon of een ander persoon. En afspraken maakt om herhaling van het gedrag te voorkomen. In sommige gevallen lukt het echter niet om een kwestie via deze informele route te beëindigen. Bijvoorbeeld doordat de betrokkene niet openstaat voor een gesprek en/of de leidinggevende niet of niet op een adequate wijze heeft gereageerd op de melding van de medewerker.
De formele route, via een klachtenregeling, kan in zulke gevallen uitkomst bieden. Met een klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen [3] biedt de werkgever haar medewerkers een extra optie om een kwestie van ongewenste omgangsvormen aan te kaarten en hopelijk te beëindigen. De persoon die ongewenst gedrag ervaart, dient op grond van een klachtenregeling een klacht in bij de klachtencommissie.
Wat staat er in een klachtenregeling?
In de klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen is opgenomen op welke manier een klacht kan worden ingediend, op welke wijze de klacht moet worden behandeld door de organisatie en de commissie, de geldende termijnen waarbinnen een klacht moet worden onderzocht en waarborgen voor alle betrokken partijen. Dit laatste houdt in dat in een klachtenregeling niet alleen waarborgen zijn opgenomen voor de klager, maar ook voor de beklaagde; zoals het recht op bijstand van een vertrouwenspersoon of ander zelf gekozen persoon, het recht op informatie aangaande de klacht, hoor en wederhoor, inzien van verslagen van de hoorzittingen en de mogelijkheid tot reactie en ontvangst van de (onderzoeks)rapportage. Kortom, een klachtenregeling biedt duidelijkheid voor alle betrokken partijen gedurende een, toch veelal spannende en onzekere, onderzoeksperiode.
Wie vormt de klachtencommissie?
Bij het opstellen van een klachtenregeling wordt ook direct nagedacht over de invulling van de klachtencommissie. De klachtencommissie is een commissie die door de werkgever is benoemd en bevoegd is om een klacht over ongewenste omgangsvormen in behandeling te nemen en daar uitspraak over te doen. De klachtencommissie bestaat uit drie personen waarvan minimaal één persoon kennis en ervaring heeft in arbeidsrecht en minimaal één persoon kennis en ervaring heeft in het behandelen van ongewenste omgangsvormen.
Een klachtencommissie kan intern worden ingericht met medewerkers die beschikken over bovenstaande expertise of de werkgever benoemt een externe klachtencommissie. Mijn advies aan de meeste organisaties is om een klachtencommissie extern te beleggen. Zowel gelet op de benodigde expertise en ervaring die wenselijk is voor het oppakken en afhandelen van klachten, als ook om onafhankelijkheid te waarborgen.
Kortom
Iedere medewerker en organisatie is erbij gebaat dat een kwestie van ongewenste omgangsvormen snel wordt beëindigd en niet blijft sudderen. Zo kan worden voorkomen dat de kwestie verder escaleert en medewerkers zich onveilig (blijven) voelen. De klachtenprocedure biedt bovendien waarborgen en duidelijkheid over het proces bij het onderzoeken van de kwestie voor alle betrokken partijen, zowel voor de klager, de beklaagde en de klachtencommissie. Juist in geval van kwesties op het gebied van ongewenste omgangsvormen is genoemde waarborg en duidelijkheid van belang.
Contact
Heb je vragen over het opstellen en implementeren van een klachtenregeling? Neem dan gerust contact met ons op.
[1] Artikel 1 en 3 van de arbeidsomstandighedenwet: zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie en geweld.
[2] Andere middelen kunnen zijn: een Gedragscode, het aanstellen van een vertrouwenspersoon, het creëren van awareness.
[3] Of: klachtenregeling ongewenst gedrag
