Als complice officer heb je een bijzondere positie in de organisatie. Je hebt een stevige onafhankelijke adviesfunctie als business partner van directie en management. Je houdt je bezig met het thema integriteit, wat kan leiden tot precaire situaties, waarbij je je rug recht moet houden. Hoe zorg je er nu voor dat je stand houdt in soms chaotische situaties, hoog oplopende discussies en mogelijke aanvallen op jouw functioneren als het spannend wordt? Daarover gaat dit blog.
Zorg dat je overzicht hebt over het speelveld
Iedere organisatie is weer anders. Er zijn verschillende manieren waarop de compliance functie is ingebed in de organisatie. Bij de ene organisatie zijn de three lines of defense zuiver gescheiden, bij de andere lopen deze lijnen door elkaar heen. Het is van belang dat je als compliance officer je speelveld goed in kaart brengt, weet wie welke functie heeft en tot welke ‘line of defense’ deze functie behoort. Ook heeft het zin om de verschillende overleggen in kaart te brengen, zodat je weet wie met wie praat, wie aan wie rapporteert en in welk overleg wie welke soort besluiten neemt. Is het overleg een zuiver overlegmoment, of heeft het gremium een bepaalde beslissingsbevoegdheid? Kijk niet alleen naar de functies en afdelingen onder de directie, maar ook naar de lijnen daarbuiten. Bijvoorbeeld naar de raad van commissarissen, of externe accountants of adviseurs.
Zorg dat je je relaties in het speelveld onderhoudt
Als je in kaart hebt gebracht hoe jouw omgeving eruit ziet en hoe deze functioneert is het goed om na te denken over de manier waarop je het beste contact gaat onderhouden met al deze verschillende spelers in het veld. Daarbij kun je denken aan het maken van onderscheid tussen personen die je vaak of juist wat minder vaak nodig zult hebben bij het uitvoeren van je taken als compliance officer. Ook kun je beter in goede tijden de relatie opbouwen, die je in minder goede tijden, bijvoorbeeld in het geval van een zwaar incident, heel erg goed kunt gebruiken. Dit laatste is het geval bij het onderhouden van contact met de raad van commissarissen, waar je mogelijk ook aan rapporteert als compliance officer.
Laat je niet afbrengen van je opdracht, maar houd oog voor het doel
Juist op momenten dat het spannend wordt, moet je je goed blijven beseffen wat jouw plaats in de organisatie is, welke rol van jou wordt verwacht en wat het uiteindelijke doel van de organisatie en de compliance officer is. In welke mate heb je zelf verwachtingen gecreëerd? In welke mate proberen betrokkenen jou, al dan niet bewust, af te leiden van jouw opdracht?
Als je bijvoorbeeld in jouw compliance rapportage schrijft dat de directie steken heeft laten vallen op het gebied van implementatie van het integriteitsbeleid, moet je je goed realiseren hoe deze rapportage gelezen wordt en ook door wie deze rapportage gelezen wordt. Ook kun je nog eens nagaan wat jouw rol is geweest tot nu toe als het over de implementatie van dit beleid gaat. Natuurlijk: je hebt een taak als compliance officer, maar misschien zijn er ook nog andere wegen die naar Rome leiden. Dit vergt af en toe enige organisatiesensitiviteit: “Hoe lopen de hazen hier?” Het helpt om deze vraag eens te stellen aan de verschillende personen met wie je contact hebt in en buiten de organisatie, zodat je er zelf van leert en gebruik kunt maken van de verschillende zienswijzen die je onherroepelijk tegen zult komen.
Concluderend
Als compliance officer stel je je kennis en ervaring ten dienste van de integriteit van de organisatie. Om deze goed tot hun recht te laten komen, is het van belang het speelveld goed te overzien, de rollen goed in het oog te houden, relaties in en buiten de organisatie te onderhouden en kritisch te zijn ten opzichte van je eigen activiteiten. Dit verhoogt de kans op het succesvol uitvoeren van jouw functie, ook als het een keer spannend wordt.
Wil je meer weten over het functioneren als compliance officer? Neem dan contact op met mij of één van mijn collega’s.
Eric Schuiling
Manager Advies & Detachering
