Als compliance officer moet je over een behoorlijk repertoire aan vaardigheden beschikken. Het begint natuurlijk met luisteren, samenvatten en doorvragen. Dat is soms al lastig genoeg, ook voor de doorgewinterde compliance officers, is mijn ervaring. Het geven van presentaties is voor veel compliance officers een vast onderdeel van het takenpakket. Maar hoe doe je dat? Wat zijn aandachtspunten om rekening mee te houden?
Eerst denken, dan doen
Voordat je ook maar een letter op papier zet ter voorbereiding van je presentatie wil ik je aanraden goed na te denken. Als je goed bedenkt in welke setting je je presentatie geeft, wie je doelgroep is hoeveel tijd je hebt en wat nu eigenlijk het doel is, dan leg je een stevig fundament.
Het maakt nogal wat uit of je een kwartier krijgt om je compliance rapportage toe te lichten in een vergadering van de Raad van Commissarissen, of dat je een halve dag iets gaat vertellen over de gedragscode aan medewerkers die net nieuw bij jouw organisatie binnen komen. Jezelf afvragen met welke vragen je publiek mogelijk zit, is, net als bij het schrijven van een helder artikel, een goed idee. Alles wat je daarna moet doen is zorgen dat je deze vragen beantwoordt.
Vertel alles drie keer
En bekende valkuil is, dat de inhoud van wat je vertelt voor jou natuurlijk gesneden koek is. Dat geldt echter lang niet altijd voor de leden van je doelgroep. Voor sommigen zal het de eerste keer zijn dat ze horen wat jij te zeggen hebt. Zoals ik in de inleiding van deze blog al aangaf, luisteren is voor veel mensen soms echt nog een uitdaging. En de kracht van het verhaal zit hem in…de herhaling. De kracht van het verhaal zit hem in de herhaling. Een tip die je kunt gebruiken is alles eigenlijk drie keer te vertellen. Eerst kondig je aan wat je gaat vertellen, dan vertel je het en daarna geef je nog even kort aan wat je hebt verteld. Dikke kans dat het dan beter beklijft dan dat je het maar één keer vertelt.
In der Beschränkung zeigt sich der Meister
Een volgend aandachtspunt waar met name professionals veel moeite mee hebben is het beperken van het verhaal. Het kort en bondig houden is lastig als je veel weet over een onderwerp en er veel over wilt vertellen. Beperk je onderwerpen tot de kern. Het is beter dat je doelgroep drie dingen onthoudt na je presentatie, dan dat je zoveel vertelt en ze helemaal niets onthouden, aangezien het een stortvloed is aan informatie die tot een overkill leidt. Dus: Bedenk wat zijn de drie onderwerpen, waarvan ik zeker wil zijn dat mijn publiek die onthoudt? Focus je op deze drie punten.
Bedenk goed wat je met je hulpmiddelen doet
Er zijn talloze hulpmiddelen beschikbaar voor het geven van een dynamische presentatie. Maar bedenk ook: Het meest belangrijke van de presentatie is jouw verhaal. Niet je 190 sheets, niet de gave filmpjes, niet de leuke plaatjes, niet de uitgebreide wetsanalyse in puntgrootte 8. Het gaat om jouw verhaal. Dat is waar jouw presentatie om moet draaien. Anders kun je net zo goed een artikel schrijven of een linkje toesturen met de vraag om het even te lezen en te bekijken. Je houdt een presentatie, doe dat dan ook. Of doe het anders niet.
Maak verbinding met je publiek
Je wilt met je presentatie je doel bereiken. Je publiek moet iets weten, begrijpen of overtuigd worden van je standpunt. Je publiek is meer geneigd dat te doen als ze een band met jou voelen. Dus investeer in het opbouwen van die band tussen jou als presentator en je publiek. Daar kun je verschillende technieken voor inzetten. Je kunt denken aan het stellen van een vraag aan je publiek of juist het vertellen van een persoonlijk verhaal. Heb je die band eenmaal opgebouwd, onderhoud de band dan ook. Voor mij persoonlijk is interactie met mijn doelgroep van groot belang. Een presentatie hoeft namelijk niet een monoloog te zijn. Als je in gesprek gaat met je publiek door vragen en opmerkingen te verwerken in je verhaal, dan maak je verbinding. Enige creativiteit is vereist om dit te laten slagen, maar het werkt erg goed!
Je hoeft niet op alle vragen direct een antwoord te hebben
In nagenoeg alle presentaties die ik heb gehouden gebeurde er wel iets onverwachts. Een deelnemer waar je op had gerekend was niet aanwezig, of er kwam juist iemand bij waar je niet op had gerekend. Hulpmiddelen doen het onverwachts niet of je krijgt een vraag waar je je niet op hebt voorbereid. Soms kan zo’n voorval behoorlijk verstorend werken en je flink van je à propos brengen. Het is helemaal geen probleem om eerlijk te zijn. Vertel wat het met jou doet en maak hier je publiek ook deelgenoot van. Dat is ook een manier om de band met je publiek te onderhouden. Je bent mens en ook jij hebt gevoel. Wees blij. Als je een vraag krijgt waar je het antwoord niet direct op weet zou het een idee zijn te zeggen: “Wat een goede vraag. Over het antwoord moet ik wat langer nadenken. Vind je het goed als ik je het antwoord geef na deze presentatie?“. Als alternatief van deze aanpak kun je je meer als facilitator opstellen door het publiek in te schakelen bij het beantwoorden van de vraag: “Goede vraag. Jan, wat zou jouw antwoord op deze vraag zijn?”
Ben je op zoek naar meer tips?
Wil je meer weten over het geven van effectieve presentaties? Er is erg veel over geschreven. Je kunt bijvoorbeeld het boek over de befaamde TED Talks eens lezen. En ander idee is om je eens te verdiepen in de techniek van Pecha Kucha. Natuurlijk staat ook YouTube vol met allerlei filmpjes over dit onderwerp. Zelf vind ik filmpjes met het onderwerp ‘Death by Powerpoint’ erg vermakelijk. Arnout van den Bossche heeft hier ook een erg grappige sketch over gemaakt.
Ten slotte
Het spreken in het openbaar is niet iedereen van nature gegeven. Maar het is wel een vaardigheid die je kunt ontwikkelen door het gewoon te doen en ook te blijven doen. Door je publiek achteraf eens te vragen wat ze van jouw presentatie vinden, kun je je vaardigheden misschien nog wat bijschaven hier en daar.
Ik wens je en je publiek veel succes en bovenal veel plezier bij je volgende presentatie.
