Ethische besluitvorming en integriteit

Op 1 december 2020 publiceerde de Nederlandse Vereniging van Banken (hierna: NVB) het whitepaper ‘Ethische besluitvorming en integriteit’  op het NVB ledennet. Het whitepaper is toegespitst op de bankenpraktijk. Volgens de NVB is het ook ook bruikbaar voor iedere organisatie die voor complexe dillema’s staat en streeft naar transparante en uitlegbare besluitvorming. Wat heb je nodig als organisatie om  ervoor te zorgen dat je besluitvorming ethisch is?   

Whitepaper

Laten we eerst eens beginnen met het whitepaper. Waar is dat voor nodig? Het whitepaper van de NVB heeft als doel medewerkers van banken goed om te laten gaan met ethische dilemma’s bij besluitvorming. Het gebruik van louter een stappenplan hiervoor blijkt niet altijd afdoende. Het is ook handig om andere middelen als gedragscodes in te zetten en te kijken naar de bedrijfscultuur.   

In het whitepaper heeft de NVB een aantal ‘best practices’ uit de praktijk benoemdmet betrekking tot het bouwen aan en onderhouden van ethische besluitvorming: 

• Leg verantwoordelijkheid op het hoogste niveau omdat ethiek alle activiteiten van de bank raakt. 
• Zet breed in, iedereen die voor een bank werkt, kan voor een ethisch dilemma komen te staan.  
• Organiseer dilemmadialogen of – trainingen.  
• Oefen met ethische dilemma’s, het liefst dilemma’s die het dichts bij de dagelijkse praktijk liggen. 
• Leg besluiten goed vast. Dit zorg voor een betere facilitering van het moreel leren in de organisatie én de uitlegbaarheid van eerder genomen besluiten wordt zo ook goed geborgd. 
• Een specifieke ethiekcommissie is geen must-have.  
• Breng rechten en belangen van stakeholders in kaart, bijvoorbeeld door een stappenplan.  
• Signaleer vroegtijdig ethische dilemma’s, bijvoorbeeld door een dilemmadialoog een vast onderdeel te maken van het ontwerpproces.  
• Hanteer een zorgvuldig besluitvormingsproces.  
• Er is altijd sprake van ‘morele kosten’. Een zorgvuldig besluitvormingsproces is geen garantie dat alle betrokkenen tevreden zijn. Door tegenstrijdige belangen kan de uitkomst een partij teleurstellen. Dat zijn de morele kosten die je maakt. Een gestructureerde en herleidbare aanpak en goede communicatie hierover kun je wel tevredenheid bewerkstelligen. 

Ethische dilemma’s bij besluitvorming

Ethiek heeft betrekking op het juiste handelen en houdt zich bezig met morele vraagstukken. Ethiek is aan de orde van de dag. Als je als medewerker van een organisatie een beslissing neemt, raakt dit meerdere personen (een collega, andere afdeling, een klant, Raad van Toezicht/Commissarissen) met andere wensen en belangen. Als medewerker kun je niet iedereen tevreden stellen en sta je dus voor een ethisch dilemma. Toch zul je een zorgvuldig besluit moeten nemen waarbij je rekening houdt met alle belangen die spelen. Het is belangrijk dat je het besluit goed kunt uitleggen en later kunt evalueren aan de hand van de destijds voorhanden zijnde informatie.  

Stappenplan

Een stappenplan is één van de manieren om een ethisch dilemma af te pellen. Niet alleen banken gebruiken een stappenplan. Zorgorganisaties als sociaal werkend Nederland en de artsenfederatie KNMG of een Afdeling Neonatologie van een ziekenhuis maken hier gebruik van. Maar ook een gemeente zoals Maastricht hanteert een stappenplan.  Een stappenplan voorkomt dat medewerkers, direct een mening delen over een bepaald dilemma. De meeste stappenplannen bevatten de volgende fases: het definiëren van het dilemma, het vergaren van feitelijke informatie, het benoemen en wegen van de argumenten en tot slot de besluitvorming. In zekere zin zie je deze fases ook weer terug in de ‘best practices’ van het whitepaper.  Waar het om gaat is dat de medewerkers ethische dilemma’s kunnen afpellen en de gemaakte keuze beter kunnen uitleggen. Zo kweek je begrip voor een besluit dat niet iedereen tevreden stelt. Is dat dan niet afdoende om ethische besluitvorming te borgen? 

Borging ethische besluitvorming in de organisatie

Een stappenplan blijkt volgens het whitepaper niet altijd genoeg draagvlak te creëren voor het omgaan met morele dilemma’s. Er kan namelijk meer nodig zijn om de ethische besluitvorming in de hele organisatie te borgen, zoals formele gedragscodes of meldprocedures maar ook de bedrijfscultuur. Bedrijfscultuur speelt zich af tussen de medewerkers en is zichtbaar en onzichtbaar aanwezig in het handelen, het denken, de patronen, de manieren van doen. Het is er altijd. Wil je als organisatie aan de slag met een stappenplan dan is het verstandig om alle neuzen dezelfde kant op te laten staan, te beginnen bij het bestuur. Vervolgens moet er sprake zijn van een open communicatie binnen de organisatie.. Kortom, begin bij de bedrijfscultuur en het stappenplan beklijft beter. 

Conclusie

Voor het borgen van je ethische besluitvorming kun je gebruik maken van de ‘best practices’ van het whitepaper ‘Ethische besluitvorming en integriteit’. Als we dan kijken naar de ‘best practices’, dan kan iedere branche – profit of non-profit – die toepassen. Via een commissie Ethiek, een complianceafdeling of via een integriteitscoördinator. Sterker nog, we zien dat al veel organisaties ‘best practices’ – al dan niet in andere bewoordingen – in meer of mindere mate  toepassen. Voor een goed gebruik van de ‘best practices’ is het belangrijk dat een organisatie, te beginnen bij de top, daar voor open staat. Want, met alleen een stappenplan en een formele gedragscode kom je er niet. Pas wanneer de bedrijfscultuur op orde is, kan elke organisatie ethische besluitvorming borgen.