Vincent Weidenaar
Op basis van de Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit moeten alle organisaties in Nederland met 100 werknemers of meer, informatie gaan verzamelen en rapporteren over het zakelijk en woon-werkverkeer van de werknemers. Deze verplichting is een half jaar uitgesteld en gaat gelden per 1 juli 2024.
Omdat deze regelgeving binnenkort ingaat, leek het ons een mooi moment om stil te staan bij een aantal aspecten van deze wetgeving die relevant kunnen zijn voor een compliance officer. Voordat we dat doen zullen we nog even kort de belangrijkste elementen van deze wettelijke verplichting op een rij zetten.
Wat houdt de verplichting in?
In het kader van het Klimaatakkoord is aan het Besluit activiteiten leefomgeving een nieuwe afdeling toegevoegd met regels om de CO2-uitstoot door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer te verminderen. De rapportageverplichting is een eerste stap om te komen tot normering voor werkgevers van de verduurzaming van personenmobiliteit. Om te kunnen komen tot een norm is er immers eerst inzicht nodig in de aard, omvang en samenstelling van de CO2-emissie van werkgebonden personenmobiliteit.
Daarom moeten alle organisaties met 100 werknemers of meer jaarlijks gaan rapporteren over de werkgerelateerde reiskilometers van hun werknemers. De eerste rapportage moet uiterlijk 30 juni 2025 worden ingediend en gaat over de periode vanaf 1 juli 2024 tot en met 31 december 2024 (of vrijwillig over het hele kalenderjaar 2024). Vanaf 1 juli 2024 moeten er dus gegevens worden verzameld. Het is de bedoeling dat het totaal aantal kilometers van alle werknemers over het hele kalenderjaar wordt gerapporteerd, onderverdeeld in de volgende categorieën:
Een werkgever hoeft kilometers alleen te rapporteren als deze aan medewerkers een financiële vergoeding geeft voor het reizen of een voertuig ter beschikking stelt. Kilometers buiten Nederland hoeven alleen gerapporteerd te worden als de reis in Nederland is begonnen of geëindigd. Kilometers die worden gemaakt met vliegtuigen, helikopters, vaartuigen of werktuigen hoeven niet gerapporteerd te worden. Gezien de doelstelling van deze regeling om de CO2-emissie van werknemerskilometers in kaart te brengen en uiteindelijk te verminderen, voelt het onlogisch om -vervuilende- vliegkilometers buiten beschouwing te laten. Deze regeling vloeit echter voort uit het Klimaatakkoord en daarin is de (internationale) luchtvaart uitgezonderd. Het is namelijk de bedoeling dat afspraken over luchtvaart op Europees niveau zullen worden gemaakt. Het voelt echter toch als een gemiste kans.
Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft een uitgebreide handreiking opgesteld voor werkgevers. Hierin worden 1veel praktische vragen beantwoord. Voor meer details verwijzen we dan ook naar deze handreiking.
Hoewel de doelstelling van deze regeling sympathiek is, is het onmiskenbaar een verzwaring van de administratieve lasten van organisaties en een verhoging van de regeldruk. Het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR) heeft in eerste instantie negatief geadviseerd over de regeling. Uiteindelijk is er toch aan de bezwaren van de ATR tegemoet gekomen, waarbij het ons opvalt dat in de beoordeling van de administratieve lasten de interne kosten niet zwaar mee lijken te wegen, vermoedelijk vanuit de gedachte dat de kosten van reeds beschikbaar personeel toch al zijn gemaakt. De focus ligt op out-of-pocket kosten. Wat men daarbij uit het oog verliest is dat ook het reeds aanwezige personeel zijn tijd maar één keer kan besteden. De opeenstapeling van nieuwe administratieve verplichtingen die we de laatste tijd zien maakt dat werkgevers overall toch genoodzaakt zijn om extra personeel aan te nemen.
Wij gaan ervan uit dat veel bedrijven met meer dan 100 werknemers inmiddels al zijn begonnen met de uitvoering. Wat kun je als compliance officer daarin betekenen?
Wie is er verantwoordelijk?
De eerste vraag die zich bij dit soort nieuwe verplichtingen aandient is: welke afdeling in de organisatie gaat dit oppakken? Finance lijkt logisch, want die zijn gewend data te verzamelen en te rapporteren. HR zou ook kunnen, want het gaat om personeelsgegevens. We zien in de praktijk ook wel dat de afdeling Compliance de verantwoordelijkheid krijgt, aangezien het een nieuwe verplichting is die nergens echt lijkt thuis te horen.
Veelal zal het een samenwerking zijn tussen HR, IT, Finance en Compliance. Eén van deze afdelingen zal de eindverantwoordelijkheid moeten krijgen om te rapporteren.
Indien de organisatie is ingericht volgens het drie lijnen-model, hoort de verantwoordelijkheid voor deze rapportageverplichting naar onze mening niet thuis bij een tweedelijns compliance afdeling, die immers zou moeten adviseren en monitoren. Bij een compliance afdeling die in de eerste lijn opereert kunnen we ons deze rapportageverplichting wat beter voorstellen, alhoewel we het zelf beter bij Finance of HR vinden passen.
Als compliance officer is het in elk geval van belang om erop toe te zien dat duidelijk wordt vastgelegd waar deze verantwoordelijkheid is belegd.
Uitvoering en privacy
In de uitvoering heb je als werkgever een aantal opties. Als uitgangspunt dient de werkgever de gevraagde data te verzamelen en te rapporteren. Voor de woon-werkkilometers mag ook worden gerapporteerd op basis van de uitkomsten van een enquête onder het personeel.
In beide gevallen komt het thema privacy en gegevensbescherming aan de orde. Op verzoek van de AP is expliciet in de wet opgenomen (artikel 18.15, tweede lid Besluit Activiteiten Leefomgeving) dat persoonsgegevens verwerkt (moeten) worden in het kader van deze rapportageverplichting. Daarmee is de verwerking van persoonsgegevens in principe rechtmatig. Het blijft echter de vraag welke gegevens je nodig hebt om aan de rapportageverplichting te voldoen. Meer gegevens verzamelen dan nodig mag niet. De rapportageverplichting is op geaggregeerd niveau, in hoeverre is het dan nodig om detailinformatie per werknemer te verwerken? Bij de selectie van een software tool of bij de ontwikkeling van een in-house oplossing is het belangrijk om hierover na te denken.
Voor de woonwerkkilometers is het mogelijk als alternatief te rapporteren op basis van de uitkomsten van een enquête. In de Handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit van mei 2023 werd nog gesuggereerd dat een betrouwbaarheidspercentage van 95% en een foutmarge van 2% nodig zouden zijn. In de versie van december 2023 wordt dat niet meer expliciet genoemd. Hierdoor lijkt de enquête wat laagdrempeliger geworden.
De keuze tussen enquête of gedetailleerde verzameling en verwerking is aan elke organisatie en zal afhangen van specifieke factoren.
Wanneer de organisatie de gegevens gedetailleerd verzamelt en hierover rapporteert, is de wettelijke basis als grondslag opgenomen. Wel dient de organisatie hierbij aandacht aan dataminimalisatie te geven, één van de pijlers van de privacywetgeving. Dataminimalisatie heeft hierbij twee aspecten: welke gegevens en hoe lang bewaren?
De vraag welke gegevens mogen worden verwerkt wordt beantwoord in de handreiking; dat zijn de gegevens die gerapporteerd moeten worden. Deze gegevens zullen per medewerkers moeten worden verwerkt en getotaliseerd in de rapportage. Veel zaken zullen al in de reiskostenregelingen, het intern declaratieformulier en het personeelsdossier zijn opgenomen; deze zijn daarmee bekend en geregeld. Nieuw/additioneel is bijvoorbeeld de aard van de privéauto die medewerkers gebruiken voor hun woon-werkverkeer en waarvoor zij een reiskostenvergoeding krijgen: benzine, diesel, hybride. Deze gegevens mogen worden verwerkt, maar geven wel aanleiding tot het beoordelen en mogelijk aanscherpen van toegangsrechten en geheimhoudingsverklaringen. Niet elke dieselrijder zal willen dat zijn werkgever of collega’s dat weten: de verhardende maatschappij, social media en milieuactivisme kunnen in hun ogen een bedreiging vormen.
De vraag hoe lang gegevens bewaard mogen worden is niet eenduidig te beantwoorden. Gesteld kan worden dat de gegevens kunnen worden verwijderd na inlevering van de rapportage is te kort door de bocht. Alle gegevens die samenhangen met het gebruik van een bedrijfsvervoermiddel en/of ontvangen reiskosten vallen onder het regime van fiscale bewaartermijnen. Verder gelden voor personeelsdossiers afzonderlijke richtlijnen. Alleen voor gegevens die specifiek en uitsluitend en alleen voor deze rapportage worden verwerkt kan gesteld worden dat het opleveren van de verplichte rapportage betekent dat de noodzaak om de gegevens te bewaren in principe op dat moment eindigt. Wel kan de organisatie de gegevens een periode bewaren om eventueel de gegevens nogmaals te controleren als de rapportrage leidt tot onverwachte of oneigenlijke uitkomsten bijvoorbeeld. Dit moet de organisatie dan beargumenteren en vastleggen.
Deze nieuwe verplichting is ook aanleiding om het privacyreglement van de organisatie te herzien: van medewerkers moeten nu meer gegevens worden vastgelegd en bewaartermijnen moeten worden aangevuld. Vanuit het recht op informatie hebben medewerkers een wettelijk recht te weten wat van hen wordt verwerkt en hoe lang.
Wat ons betreft leidt het beginsel van dataminimalisatie er overigens niet toe dat je altijd voor de enquête zou moeten opteren, omdat daarbij minder gegevens worden verzameld. Binnen de optie die je kiest, reguliere dataverzameling of enquête, dien je het principe dataminimalisatie toe te passen.
Vrijwillig rapporteren?
In de Handreiking wordt expliciet benoemd dat het ook mogelijk is om vrijwillig te rapporteren. Je rapporteert dan je gegevens (aantallen reiskilometers per categorie) en ontvangt de cijfers over de totale CO2-uitstoot van de organisatie retour. Waarom zou je dat als organisatie doen? Wij kunnen ons voorstellen dat organisaties die geen formele rapportageverplichting hebben toch gaan rapporteren, gezien hun groene ambities. Een compliance officer zou daarin een rol kunnen spelen, door de organisatie een spiegel voor te houden.
Zo’n situatie zou zich bijvoorbeeld kunnen voordoen bij een organisatie die in totaal meer dan 100 werknemers heeft, verdeeld over meerdere rechtspersonen. In dat geval is er geen formele rapportageverplichting. Toch zou het voor zo’n organisatie interessant kunnen zijn om te weten waar ze staan ten opzichte van hun ambities. Die informatie zou gebruikt kunnen worden om intern beleid of maatregelen mee te formuleren om de CO2-uitstoot te verminderen.
Keuzes
Vooralsnog is de rapportage zonder gevolgen. In 2026 vindt echter een evaluatie plaats. Als dan blijkt dat de CO2-uitstoot niet onder een bepaald plafond is gebleven, zal alsnog in de regelgeving een maximum hoeveelheid CO2-uitstoot per reizigerskilometer worden opgenomen. Iedere werkgever zal dan verplicht zijn om daaraan te voldoen.
Mocht het zover komen, dan is de vraag hoe organisaties dit gaan doen. Welke keuzes gaan ze maken? Wordt iedereen verplicht met de trein of elektrische auto te reizen? Wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende groepen werknemers, bijvoorbeeld buitendienst versus binnendienst? Is het eerlijk om van iedereen te verwachten dat ze met de trein komen of een elektrische auto aanschaffen? De compliance officer kan een rol spelen in het maken van integere keuzes.
Tenslotte
Wij hopen met deze bijdrage compliance officers wat “food for thought” te hebben gegeven als het gaat om de ogenschijnlijk recht-toe-recht-aan rapportageverplichting van werkgebonden personenmobiliteit. Kun je als organisatie wel wat ondersteuning gebruiken bij het voldoen aan deze of andere verplichtingen? Neem dan contact met ons op.