Dit moet nog even!!!

Peter Westdijk

We kennen ze allemaal; die dingetjes die eigenlijk nog even moeten. Het is allemaal belangrijk, dus moet het allemaal gebeuren. En zo tegen het einde van het jaar helemaal: alle to do-lijstjes lijken te moeten worden afgewerkt voor de Kerst?

Hoe houd je overzicht en hoe krijg je het voor elkaar om niet te verzuipen in de waterval van klusjes en dingen die gedaan moeten worden? Vele time management trainingen zijn hierover of hiervoor gemaakt. In dit opiniestuk wil ik dit vraagstuk toespitsen op de tweedelijns compliance officer die zijn tijd zo goed mogelijk wil benutten. Hoe krijg je grip op alle (compliance) werkzaamheden die meer tijd vergen dan er beschikbaar is?

Eisenhower kwadrant

Aan de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower wordt de uitspraak toegeschreven: “Ik heb twee soorten problemen: urgente en belangrijke. De urgente zijn nooit belangrijk en de belangrijke nooit urgent”. En hij schijnt ook zo zijn aandacht te hebben verdeeld. In diverse time management boeken en trainingen wordt deze uitspraak vertaald in het Eisenhower kwadrant, zoals hieronder afgebeeld en kort toegelicht.

De vier vakken in het kwadrant geven elk een combinatie van urgentie en belangrijkheid aan. De vier vakken zijn:

• Kwadrant I: zo snel mogelijk doen. Dit zijn taken die zowel urgent als belangrijk zijn, zoals crises, deadlines, of spoedklussen. Deze taken vereisen je directe en persoonlijke aandacht, en je moet ze zo snel mogelijk afhandelen.
• Kwadrant II: plannen en later doen. Dit zijn taken die belangrijk maar niet urgent zijn, zoals het opbouwen en onderhouden van relaties, het maken van een planning, of het opruimen van je werkplek. Deze taken zijn misschien net zo belangrijk of zelfs belangrijker dan de taken in kwadrant I, maar je kunt ze plannen en voorbereiden, waardoor je effectiever en efficiënter kunt werken. Dit is het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap, waar je investeert in jezelf, je vaardigheden, en je doelen maar ook in je omgeving.
• Kwadrant III: delegeren. Dit zijn taken die urgent maar niet belangrijk zijn, zoals sommige vergaderingen, veel e-mailtjes, of telefoontjes. Deze taken vragen om je directe aandacht, maar dragen niet veel bij aan je doelen. Je kunt deze taken het beste delegeren aan iemand anders, of zo kort mogelijk houden.
• Kwadrant IV: elimineren. Dit zijn taken die noch urgent noch belangrijk zijn, zoals tijdverspilling, afleiding, of onnodige activiteiten. Deze taken leveren je niets op, en kosten je alleen maar tijd en energie. Je kunt deze taken het beste vermijden of elimineren, zodat je meer tijd overhoudt voor de belangrijke zaken.

Het idee achter het Eisenhower kwadrant is dat je je vooral moet richten op de taken in kwadrant II, omdat die je helpen om je doelen te bereiken. Hoe meer tijd je in kwadrant II besteedt, hoe minder tijd je in kwadrant I hoeft te besteden, omdat je problemen voorkomt of verkleint. De taken in kwadrant III en IV moet je zoveel mogelijk vermijden, delegeren, of elimineren, omdat ze je alleen maar afleiden of frustreren.

Laten we eens kijken of dit kwadrant de compliance officer kan helpen.

Eisenhower en de compliance officer

Uitgangspunt is wat de taken van de compliance officer zijn. Hierover zijn vele artikelen en boeken vol geschreven. Laat ik gemakshalve de opsomming nemen zoals die op p.583 van het Handboek Compliance Professional editie 12¹ van het NCI staat:

• Faciliteren van de integriteitsrisicoanalyse
• Adviseren over reikwijdte, het beleid en de handhaving van beleid en procedures
• Onderzoeken van integriteit gerelateerde situaties en gebeurtenissen
• Monitoren van de regels
• Evalueren van de werking van het compliance systeem
• Rapporteren over naleving van compliance beleid/procedures en/of uitgevoerde compliance activiteiten

Zou de compliance officer met een eenvoudige 2×2 matrix bovenstaand werkveld in kaart kunnen brengen? Ik wil hier graag een poging wagen, op het gevaar af dat ik me schuldig maak aan werken in Kwadrant IV?

De definitie van het compliance-kwadrant

Eerste vraag die opkomt is wat belangrijk is en wat niet. We hebben hierbij allemaal wel een idee wat het woord betekent, maar het is heel persoonlijk hoe iedereen hier invulling aan geeft. Uit de praktijkverhalen van mijn collega’s en van deelnemers aan onze opleidingen concludeer ik dat het werk van de compliance officer als belangrijk wordt ervaren en dat er geen ruimte (budget) is voor onbelangrijke zaken. Als NCI worden we ook niet ingehuurd om onbelangrijke taken uit te voeren (for obvious reasons, of course). Mogen we dan stellen dat al het werk van de compliance officer belangrijk is?

Een voorbeeld van niet belangrijk vind ik persoonlijk al het werk dat we als tweedelijns compliance officer doen wat eigenlijk in de eerste lijn thuishoort. Al eerder wees ik hierop, en ook nu berijd ik mijn stokpaardje weer. Wat niet bij de tweedelijns rol hoort beschouw ik als niet belangrijk voor de compliance officer. Ook al is het belangrijk voor de organisatie, daarover is geen discussie! Maar de compliance officer wordt op zijn eigen verantwoordelijkheden beoordeeld en aangesproken. Dan moet hij zich ook daarop richten, toch?

Tweede vraag is wat urgent is en wat niet. Urgent vereist onmiddellijke actie, of in ieder geval op heel korte termijn. Urgente onderwerpen dulden geen uitstel.  Er is sprake van voorrang omdat het van groter belang is.

Maar wat betekent dit in de dagelijkse praktijk van de compliance officer?

De invulling van het compliance-kwadrant

Als we de definities volgen, kunnen de taken van de tweedelijns compliance officer als volgt in het Eisenhower kwadrant worden geplot:

Uitgangspunten bij deze indeling zijn:

1. Een tweedelijns compliance officer behoort zich te beperken tot tweedelijns werkzaamheden. Alle eerstelijns werkzaamheden vallen buiten de rol, taken en verantwoordelijkheden;
2. In kwadrant I vallen uiteraard het onderzoeken van integriteit gerelateerde situaties en gebeurtenissen, de topics en incidenten. Die moeten zo snel mogelijk worden onderzocht. Deels valt ook het monitoren van regels in kwadrant I, afhankelijk van de aard van het risico en de beheersmaatregelen en de impact van het netto risico. Snel rapporteren is soms nodig om het bestuur in staat te stellen snel en adequaat te reageren.
3. Kwadrant II bevat de planbare activiteiten als de SIRA, het adviseren over beleid en procedures en het evalueren van de werking van het compliance systeem. Normaliter is dat niet sterk tijdgebonden. Uitzonderingen hierop vallen in kwadrant I onder 3 (onderzoeken van integriteit gerelateerde situaties en gebeurtenissen) en het rapporteren daarover. Monitoren en rapporteren over de naleving vallen grotendeels in kwadrant II. De reguliere activiteiten zijn planbaar: de uitzonderingen vallen binnen kwadrant I.
4. Kwadrant III: de eerstelijnswerkzaamheden die de compliance officer (nog) doet. De compliance officer zou deze snel aan de eerste lijn moeten overdragen, om zijn afhankelijkheid als tweede lijn te waarborgen. Overigens, er is dan geen sprake van delegeren, maar van overdragen van verantwoordelijkheid en uitvoering.
5. Kwadrant IV: alle overige werkzaamheden die tijd van de compliance officer kosten maar niet vallen in een van de andere kwadranten dragen volgens de gedachten van Eisenhower niet aan de doelstellingen bij en kunnen dus worden geëlimineerd.

Wat in het NCI Handboek Compliance Professional is opgenomen als taken van de compliance officer beschouw ik gemakshalve allemaal als ‘belangrijk’; hier is binnen de redactie en het hele NCI goed over nagedacht. Onbelangrijke taken hebben geen plaats in het Handboek.

En eerstelijns werkzaamheden zijn voor de functie van tweedelijns compliance officer niet belangrijk; eigenlijk vallen die geheel buiten de scope van zijn takenpakket. De werkzaamheden zijn voor de organisatie overigens van groot belang: integere bedrijfsvoering is één van de belangrijkste pijlers voor de financiële sector en voor steeds meer sectoren daarbuiten. Maar die integere bedrijfsvoering in brede zin is en blijft een eerstelijns verantwoordelijkheid!

Met een schone lei het nieuwe jaar in

Terug naar het begin: hoe overleeft de compliance officer de waterval van klusjes, taken en ad-hoc werkzaamheden die zijn agenda (willen) regeren?

Met mijn compliance-invulling van het Eisenhower kwadrant geef ik een voorzet. Afleiding van onze kerntaken ligt op de loer, want we willen onze collega’s helpen. Dat beleid moet eigenlijk af, want het ligt al een half jaar te wachten op afronding, die procedures moeten nog beoordeeld worden en ga zo maar door. En dat is nu precies waar het over gaat in deze blog: focus op je kerntaken, die je meteen doet of gaat plannen. En houd de ruimte, in je agenda en in je hoofd, om in te springen op integriteit gerelateerde situaties en gebeurtenissen. Komt er een incident, dan schiet je niet meteen in de stress vanwege je overvolle agenda. Komt er geen incident, dan kun je iets extra’s van je planning doen, ook een lekker gevoel!

Hopelijk helpt de gedachte aan dit kwadrant om de komende feestdagen zonder mentale kleerscheuren door te komen en met frisse moed en een opgeruimde geest het nieuwe jaar in te gaan?

Mijn tip (belangrijk, maar niet urgent): start 2024 met het invullen van je kwadranten, plan kwadrant II niet helemaal vol, schoon III en IV helemaal op (opschonen is urgent en belangrijk) en zo kom je 2024 misschien wel zo goed door dat je aan het eind van het jaar geen planningsproblemen hebt!

Ik wens iedereen fijne feestdagen en voor 2024 een fantastisch kwadrant I en II en leeg kwadrant III en IV: proost!