Herken je dit? Als compliance officer krijg je te maken met een stortvloed aan vragen, projecten en adviezen. Hoe zorg je er in die dagelijkse drukte voor dat jouw organisatie “in control” blijft als het gaat om compliance- en integriteitsrisico’s? Een goed Compliance Management Systeem (CMS) kan hierin het verschil maken.
Een CMS is een set van processen en structuren waarmee een organisatie voldoet aan interne en externe wet- en regelgeving en gedragscodes. Het is niet alleen een middel om huidige verplichtingen te beheren, maar ook een instrument om voorbereid te zijn op toekomstige regelgeving en maatschappelijke verwachtingen. Belangrijker nog: het maakt compliance zichtbaar en betrekt de hele organisatie. Want laten we eerlijk zijn, compliance is niet alleen de verantwoordelijkheid van de compliance functie – iedereen binnen de organisatie speelt een rol in het beheersen van deze risico’s.
De afgelopen jaren hebben toezichthouders forse boetes uitgedeeld aan organisaties die niet aan de regels voldeden of dit onvoldoende konden aantonen. Denk bijvoorbeeld aan bedrijven zoals Leenbakker en Koopjedeal.nl, die door de ACM werden beboet vanwege nep-kortingen. Of Co-Med, een huisartsenorganisatie die failliet ging doordat zij herhaaldelijk regels overtraden.
Een CMS biedt overzicht en inzicht in compliance- en integriteitsrisico’s, evenals in de beheersmaatregelen die je hiervoor hebt getroffen. Het helpt prioriteiten te stellen en focust op wat echt belangrijk is voor jouw organisatie. Het biedt bovendien structuur en duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke risico’s. Zo ondersteun je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s in het beheersen van compliance- en integriteitsvraagstukken.
Niet elk CMS is geschikt voor elke organisatie. De keuze hangt af van factoren zoals de omvang van de organisatie, de aard van de producten en diensten, en het wettelijk kader waarin je opereert. Een organisatie in de zorgsector heeft bijvoorbeeld andere eisen dan een bedrijf in de retail.
Hier zijn vier elementen die voor mij belangrijk waren bij het kiezen van een CMS:
Voordat je een CMS kiest, is het verstandig om een visie op compliance voor jouw organisatie te ontwikkelen. De VCO (de beroepsvereniging voor professionals in ethiek, compliance en integriteit) biedt een handige tool die je hierbij kan helpen. Hiermee krijg je helder wat jouw organisatie wil bereiken op het gebied van compliance.
Ik heb destijds gekozen voor een CMS gebaseerd op NEN-ISO 37301. Dit systeem voldoet aan de eerder genoemde criteria en biedt een visueel aantrekkelijke methodiek. Het richt zich op:
Het succes van een CMS hangt af van de betrokkenheid van de organisatie. Zorg ervoor dat je belangrijke stakeholders meeneemt in het proces. Denk aan:
Een CMS werkt alleen als alle lagen van de organisatie – van hoog tot laag – samen de schouders eronder zetten.
Een goed CMS biedt meer dan een checklist; het geeft inzicht, overzicht en grip op compliance. Het helpt niet alleen om risico’s te beheersen, maar draagt ook bij aan een integere organisatiecultuur. Wil je serieus werk maken van compliance? Begin dan met het kiezen van een CMS dat past bij jouw organisatie en betrek de juiste mensen in dit proces. Zo zet je de weg in naar aantoonbaar in compliance.
