Eric Schuiling
?Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom??, in verschillende publicaties komen deze vijf vragen naar voren als een eenvoudig ezelsbruggetje om iets te weten te komen. Bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een Customer Due Diligence (CDD) onderzoek. Een bekend alternatief op de vijf W?s wordt gebruikt bij het uitvoeren van een analyse van oorzaken van een bepaalde gebeurtenis: ?Waarom? Waarom? Waarom? Waarom? Waarom?? Na het stellen van deze vijf vragen komt je vaak terecht bij de mens in het proces. Vaak toch echt ?de zwakke schakel?.
Omdat dit soort rijtjes nu eenmaal makkelijk blijven hangen, heb ik speciaal voor alle organisaties die ?iets willen met integriteit? een variant op de vijf W?s bedacht. Deze vijf W?s kunnen je al een mooi eind op weg helpen.
WENS
De eerste W staat voor ?wens? en verwijst naar het woord dat in de beide andere rijtjes voorkomt: ?waarom??. Op het moment dat je als leiding van een organisatie ?iets wilt met integriteit? is het van belang als eerste vast te stellen wat de reden is dat je er iets mee wilt. Is jouw motivatie gelegen in druk van buitenaf? Bijvoorbeeld als gevolg van wet- en regelgeving, reputatierisico?s die je ziet opdoemen of verwachtingen van stakeholders? Of heb je bijvoorbeeld zelf nagedacht over de manier waarop de organisatie moet functioneren? Komt de ambitie misschien meer vanuit jezelf, in de zin van: ?ik wil nu eenmaal het goede doen op een goede manier?, ?ik wil mijn mensen een veilige werkplek bieden? of misschien ?ik wil op een eerlijke manier zaken doen??
Met het vaststellen en vastleggen van de ambitie om integriteit te versterken en als een integere organisatie te werken is een eerste belangrijke stap gezet. Heb je eenmaal een doel, dan weet je waar je je als leiding sterk voor moet maken. Het maakt duidelijk waar jij op kunt en wilt worden afgerekend.
Is integriteit nu een doel (of kernwaarde) dat geïsoleerd vastgesteld kan worden? De meeste organisaties zijn met een ander doel opgericht, waardoor integriteit eerder iets zegt over de manier waarop dit organisatiedoel bereikt moet worden. Naast integriteit is er dus een variëteit aan organisatiedoelen die vastgesteld kunnen worden, waarvan ?blijven bestaan? misschien wel de meest basale is en ?winst maken? de meest voor de hand liggende voor een commerciële organisatie.
WERK
Heb je als organisatie je ambitie op het gebied van integriteit eenmaal vastgelegd, dan is het zaak om deze ambitie door te vertalen naar beleid, processen en procedures. Integriteit is in de niet-taalkundige betekenis wel degelijk een werkwoord. Natuurlijk begint het met het uitspreken van de ambitie, maar daarna begint het pas echt. Iedereen met wie je samenwerkt moet begrijpen wat je bedoelt met je ambitie, zodat zij hun gedrag er op kunnen aanpassen. Want daar gaat het in essentie om als we het hebben over integriteit: integer gedrag.
Er is niet één manier waarop je de integriteitsambitie vertaalt naar beleid, processen en procedures. Eén optie is na te denken welke kaders je aan de organisatie wilt meegeven als het gaat om verschillende subthema?s, zoals medewerkersintegriteit of data-integriteit. Concreet kan dit worden verwoord in een integriteitsbeleid en/of een gedragscode voor je organisatie.
Een andere manier is na te denken over de manier waarop integriteitsrisico?s het bereiken van de andere organisatiedoelstellingen in gevaar kan brengen. Integriteitsrisico?s kun je hierbij definiëren als ?de kans op het niet voldoen aan geldende wet- en regelgeving, eigen beleid of gerechtvaardigde belangen van stakeholders?. Voor organisaties in de financiële sector is deze manier overigens in wet- en regelgeving verplicht gesteld. Een dergelijke analyse biedt een waardevol raamwerk voor het in verband brengen van de integriteitsambitie met verschillende maatregelen als beleid, processen en procedures en de risico?s die het bereiken van deze ambitie in gevaar kunnen brengen.
WAAK
Zoals we allemaal weten is papier geduldig. Je kunt van alles opschrijven of roepen, maar dat maakt het nog niet er se waar. Laat staan dat mensen hun gedrag er automatisch op aanpassen. Integriteit is een werkwoord, wat ook betekent dat het gedrag van mensen hèt verschil maakt of een organisatie als integer wordt beleefd of niet. Hierbij gaat het om zowel de beelden van medewerkers en directie, maar zeker ook de beelden van mensen met meer afstand tot de organisatie, zoals klanten, leveranciers, samenwerkingspartners, commissarissen, toezichthouders, accountants en last but not least: de maatschappij. Je wilt als logisch vervolg op de vorige stap dus afwijkingen van de bepalingen uit de eerdere stap identificeren en sturen op verbetering daarvan. Dat betekent het sturen en beïnvloeden van het gedrag van mensen.
De vraag die in de praktijk vrij snel opkomt als we eenmaal bij deze stap zijn aangekomen is de vraag wie in de organisatie (weer een W) dit nu het beste voor zijn of haar rekening kan nemen.
Je kunt (en moet) als leiding van de organisatie vanzelfsprekend veel zaken delegeren. Integriteit is nu typisch zo?n doelstelling die voor elke stakeholder iets betekent. Het betrekken van anderen bij het vaststellen van de ambitie, het doorvertalen naar beleid en procedures en het signaleren van zaken die niet passen bij deze ambitie is een noodzaak. Aan de andere kant zijn er ook zaken die je niet zou moeten willen delegeren aan anderen, simpelweg omdat ze te belangrijk zijn. Wat de leiding laat zien ligt onder een vergrootglas. Als jij niet alleen in woord, maar ook in daad laat zien dat jij integriteit belangrijk vindt, dan heeft dat een enorme invloed op het gedrag van de stakeholders van de organisatie. Het nemen van besluiten op organisatieniveau, het communiceren van de doelstelling en het bijsturen op niet-integer gedrag is daarom simpelweg een zaak van de leiding.
WEEG
Het maakt niet uit in welke mate je hebt nagedacht over een plan of een beleidsstuk, in de praktijk gaat het toch vaak net even anders. Er gebeuren altijd dingen waar je van te voren niet op hebt gerekend. Maar ook hiermee kun je rekening houden, door bijvoorbeeld na te denken hoe je zo integer mogelijk met onverwachte zaken omgaat bijvoorbeeld.
Bij deze stap kan ethiek (de reflectie op waarden en normen) de waardevolle inzichten opleveren. Een voorbeeld is het stappenplan om tot een besluit te komen als je wordt geconfronteerd met een keuze waar eigenlijk niet één antwoord op mogelijk is: een dilemma. Het moreel intervisiemodel biedt een raamwerk waarmee je op een logische manier het dilemma afpelt om zo te komen tot een besluit dat ook echt goed voelt.
Veel organisaties hebben vanwege de onvoorspelbaarheid en complexiteit van de wereld gekozen voor het aanstellen van een persoon of zelfs een afdeling die de organisatie kan helpen bij het realiseren van de integriteitsambitie. Niet zelden komt in de functienamen van deze personen ook iets van ethiek terug, zoals ?de compliance and ethics officer?.
WAUW
Deze stap zou ook ?waardeer? kunnen heten. Maar vanuit esthetische overwegingen (vier letters) heb ik het gelaten bij ?wauw? als uitdrukking voor de noodzakelijke aandacht voor de vooruitgang en het positieve.
De praktijk laat zien dat organisaties die bewust betrouwbaar willen zijn verschillende voordelen hebben. Stakeholders vertrouwen de organisatie, wat zich vertaalt in gelukkiger medewerkers, betere commerciële kansen, aandacht voor het succesvolle voortbestaan op de lange termijn, enzovoort. Momenten en ontwikkelingen waar je met ?wauw? op reageert.
Betekent deze laatste stap dat er nooit iets verkeerd mag gaan? Nee. Overal worden fouten gemaakt. Het ontkennen van fouten en mislukkingen is niet de essentie van een betrouwbare organisatie. Het gaat erom hoe je met deze fouten omgaat die de vraag beantwoordt of je leiding geeft aan een integere organisatie of niet.
Ten slotte
Lijkt het je wat om ?iets te doen met integriteit?? Het bovenstaande model van de vijf W?s kan je helpen bij het zetten van de eerste stappen. Kun je hier en daar wel wat ondersteuning gebruiken? Klop dan gerust eens bij ons aan.
