Hoewel de rol van de vertrouwenspersoon al lang niet meer nieuw is, merk ik dat er best veel misverstanden bestaan over de rol van vertrouwenspersoon. Zo kom ik nog regelmatig tegen dat een medewerker bij de vertrouwenspersoon kan melden, zodat de vertrouwenspersoon een onderzoek kan gaan opstarten. Of wordt de compliance officer als vertrouwenspersoon gezien. Of wordt slechts één van de twee type rollen ingevuld; of alleen die van vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen of die van vertrouwenspersoon integriteit.
Hoe dan ook, vanwege deze misverstanden, leek het mij nuttig om een serie blogs over de rol van de vertrouwenspersoon te schrijven. Vanzelfsprekend is mijn doel om de misverstanden uit de wereld te helpen. En daarnaast vind ik het belangrijk dat de rol van de vertrouwenspersoon bekender wordt gemaakt omdat wanneer je de vertrouwenspersoon de mogelijkheid geeft om goed te kunnen optreden, dit heel waardevol is voor medewerkers die zich in een lastig pakket bevinden. En daarmee is het uiteindelijk ook goed voor de organisatie.
In deze eerste blog schrijf ik over het misverstand dat het benoemen van een vertrouwenspersoon verplicht is bij organisaties. Om dat misverstand meteen maar te ontzenuwen: het is niet verplicht om een vertrouwenspersoon te benoemen, althans nóg niet. Sommige organisaties, zoals het Huis voor Klokkenluiders in hun rapport over vertrouwenspersonen, hebben opgeroepen om het benoemen van een vertrouwenspersoon verplicht te laten stellen, maar zo ver is het nu nog niet.
Hoe komt dit misverstand dan in de wereld? Mogelijkerwijs omdat de rol van vertrouwenspersoon gekoppeld wordt aan wettelijke eisen die een onderneming wèl heeft. Ik leg dat graag uit aan de hand van twee verschillende rollen van vertrouwenspersoon; de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en de vertrouwenspersoon integriteit.
Op grond van de arbeidsomstandighedenwet is iedere werkgever verplicht om PSA te voorkomen. PSA staat voor psychosociale arbeidsbelasting. Met PSA wordt pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld bedoeld. Dit kun je omschrijven als ‘ongewenste omgangsvormen’. Werkgevers hebben de verplichting om ervoor te zorgen dat werknemers in een veilige werkomgeving kunnen werken. Dat betekent een werkomgeving waar geen sprake is van PSA; een omgeving waar geen sprake is van ongewenste omgangsvormen.
Werknemers kunnen last hebben van ongewenste omgangsvormen. Dat komt regelmatig voor. En dan bedoel ik ook echt regelmatig. Ik weet inmiddels door mijn werk als vertrouwenspersoon, dat dit veel vaker voorkomt, dan ik van te voren had kunnen bedenken. Er is sprake van ongewenste omgangsvormen als dat voor de werknemer ongewenst is. Goedbedoelde intenties van de ‘veroorzaker’ doen daar niets aan af. “Het was maar een grapje”, of “Ik bedoelde het niet zo”, doen niets af aan hoe iemand iets kan ervaren.
Wanneer medewerkers ongewenst gedrag ervaren, dan zouden zij dit idealiter bespreekbaar kunnen maken met de collega die het ongewenst gedrag veroorzaakt of bij hun leidinggevende kunnen aankloppen om dit op te lossen. Maar wanneer een werknemer zich niet veilig voelt om dit bespreekbaar te maken met zijn collega of zijn leidinggevende, of zijn leidinggevende onderneemt onvoldoende actie na een gesprek, of wanneer de leidinggevende de veroorzaker is, kan een werknemer contact opnemen met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (VPO) staat de werknemers ter zijde. VPO’s bieden een luisterend oor en helpen de werknemer een keuze te maken in wat zij kunnen doen. De regie blijft in handen van de werknemer; de werknemer bepaalt wat er gaat gebeuren.
Naast de rol van VPO, bestaat er nog een andere rol van vertrouwenspersoon: de rol van vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Werkgevers bij wie doorgaans meer dan 50 personen werkzaam zijn, zijn op grond van de Wet huis voor klokkenluiders, verplicht om een meldregeling in te richten voor het melden van vermoedens van misstanden. Deze regeling wordt vaak aangeduid als klokkenluidersregeling.
Naast de mogelijkheid om misstanden te melden wordt vaak ook de mogelijkheid geboden om vermoedens van onregelmatigheden en integriteitsincidenten te melden. De meldregeling is voor deze werkgevers verplicht. In de meldregeling moet op grond van de wet opgenomen zijn dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over het vermoeden van de misstand. De verplichting richt zich dus op het feit dat werknemers een adviseur in vertrouwen mogen raadplegen en dat werknemers op dit recht gewezen worden in de meldregeling. Een ieder zou kunnen optreden als adviseur. Het is zodoende geen verplichting om een vertrouwenspersoon te benoemen. Echter wel verstandig om te doen.
Als je als organisatie geen vertrouwenspersoon benoemt, zouden werknemers hun eigen adviseurs kunnen uitkiezen, en dan heb je geen zekerheid of je werknemers goed begeleid worden door deskundige mensen. Als je als organisatie wel een vertrouwenspersoon benoemt, dan is deze bekend met de mogelijkheden die de werknemer heeft, dan kan de werknemer goed begeleid worden èn is het bestuur van de onderneming verzekerd van een anonieme rapportage van de vertrouwenspersoon waarin de vertrouwenspersoon het bestuur kan informeren over signalen die anders het bestuur mogelijkerwijs niet hadden bereikt.
Samengevat:
Hoewel het niet verplicht is om een vertrouwenspersoon te benoemen, vind ik dat wel verstandig is om een vertrouwenspersoon te benoemen. Hierdoor kan je je medewerkers helpen die in een lastig pakket terecht zijn gekomen. Medewerkers die soms de interne routes niet (meer) kennen, kunnen begeleid worden door de vertrouwenspersoon. Hierdoor kan ongewenst gedrag, onregelmatigheden, integriteitsincidenten of een misstand worden opgelost. Door goede begeleiding verklein je daarnaast de kans dat er wellicht onterecht of te vroeg extern gemeld wordt.
In een volgende blog behandel ik het misverstand dat de vertrouwenspersoon meldingen over ongewenst gedrag, onregelmatigheden, integriteitsincidenten en misstanden in behandeling neemt dan wel gaat onderzoeken.