Er bestaan nog wat misverstanden over de rol van vertrouwenspersoon. Ik merk dat sommige organisaties in de veronderstelling zijn dat de vertrouwenspersoon een verplichting is. Of wordt de compliance officer als vertrouwenspersoon gezien. Of wordt slechts één van de twee type vertrouwenspersoon rollen ingevuld; of alleen die van vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen of die van vertrouwenspersoon integriteit.
Vanwege deze misverstanden, leek het mij nuttig om een serie blogs te schrijven. Vanzelfsprekend is mijn doel om de misverstanden uit de wereld te helpen. En daarnaast vind ik het belangrijk dat de rol van de vertrouwenspersoon bekender wordt gemaakt omdat een goed uitgevoerde rol van vertrouwenspersoon heel waardevol is voor medewerkers die zich in een lastig pakket bevinden. En daarmee is het uiteindelijk ook goed voor de organisatie.
In deze blog behandel ik het misverstand dat de vertrouwenspersoon meldingen over ongewenst gedrag, onregelmatigheden, integriteitsincidenten en misstanden in behandeling neemt dan wel gaat onderzoeken. Of erger nog: dat de vertrouwenspersoon het oplost.
Ik vind het niet verstandig om de vertrouwenspersoon als meldloket te zien. Je brengt daarmee de vertrouwenspersoon in een lastig pakket. Ik leg uit waarom je mijn inziens niet kunt melden bij de vertrouwenspersoon. En wat een gesprek met de vertrouwenspersoon je dan als medewerker nog wel oplevert.
Waar kun je onregelmatigheden, integriteitsincidenten of misstanden melden?
Voor onregelmatigheden, integriteitsincidenten of misstanden geldt dat medewerkers in eerste instantie bij hun leidinggevende kunnen melden. En biedt die melding geen oplossing, of wanneer melden voor de werknemer niet mogelijk is, dan kan de werknemer melden bij het interne meldloket. Als organisaties een compliance officer hebben aangesteld, is de compliance officer vaak benoemd tot het interne meldloket.
Wanneer een interne melding niet tot een oplossing leidt, of wanneer een interne melding redelijkerwijs niet van de werknemer kan worden verwacht, dan mogen werknemers extern melden. Medewerkers van financiële ondernemingen kunnen bijvoorbeeld voor integriteitsincidenten of misstanden melden bij het meldloket van DNB of het meldloket van AFM. Wanneer er geen branche-specifiek meldpunt is, kunnen medewerkers terecht bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
Waar kun je ongewenste omgangsvormen melden?
Als er voor een werknemer sprake is van ongewenste omgangsvormen, dan is dit hopelijk op te lossen is door een gesprek met een leidinggevende of de collega die het ongewenste gedrag veroorzaakt. Het gesprek kan eventueel samen met een bemiddelaar gevoerd worden. Als dit niet tot een oplossing leidt, dan kan de werknemer uiteindelijk een melding doen bij de klachtencommissie.
Waarom kun je eigenlijk niet melden bij de vertrouwenspersoon?
Zou het niet veel gemakkelijker zijn als je toch met de vertrouwenspersoon in gesprek bent, dat dan automatisch tot een melding leidt? Dan kunnen de medewerkers het direct allemaal afhandelen in een gesprek? Dan zou je op het eerste gezicht wellicht zeggen. En sommige organisaties hanteren ook nog steeds een werkwijze van ‘sparren met de vertrouwenspersoon = melden’. Maar in tweede instantie is dat mijn inziens geen goed idee. De vertrouwenspersoon heeft als belangrijkste taak een luisterend oor te bieden aan werknemers en daarbij geheimhouding te beloven. Wanneer de vertrouwenspersoon ook direct het meldloket zou zijn, dan verklein je de kans dat werknemers met je in gesprek gaan. Melden is immers spannender dan sparren. Daarnaast zou de vertrouwenspersoon zijn geheimhouding altijd moeten doorbreken omdat een gesprek over een integriteitsschending of misstand altijd leidt tot een melding .
Wat levert een gesprek met de vertrouwenspersoon dan nog op?
Voor veel mensen is het lastig om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken. Er zijn best veel drempels te bedenken waarom iemand het niet bespreekbaar durft te maken. Ik noem er een aantal: “Ik wil me niet aanstellen”, “Wat als hier dan alleen maar meer gedoe van komt?”, “Ik heb al eens laten weten dat ik dit niet prettig vind, er veranderde toen ook niets”, of “Ligt het aan mijzelf?”
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, en helpt de werknemer te kiezen uit de verschillende mogelijkheden. Dat betekent dat de vertrouwenspersoon met de werknemer alle mogelijkheden doorloopt en van elke mogelijkheid de voors en tegens op een rijtje zet. In geval van ongewenste omgangsvormen kun je bijvoorbeeld kiezen uit de volgende mogelijkheden: gesprek aangaan met de veroorzaker, gesprek aangaan met de leidinggevende, bemiddelaar inschakelen of melden bij de klachtencommissie. Afgezien van de ondersteuning in het maken van keuzes die de medewerker kan maken, is veruit het allerbelangrijkste het luisterend oor bieden. Het is ontzettend belangrijk dat een medewerker zonder consequenties zijn verhaal kan doen. Soms is alleen het vertellen al voldoende. En hoeft er daarna niets te gebeuren. En wanneer er meer nodig is, helpt de vertrouwenspersoon daarbij.
Ook in het geval van een vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsincident of een misstand zijn er allerlei redenen te bedenken om niet tot melding over te gaan. ‘Mijn collega’s zien het ook, zij kunnen er ook melding van maken’, ‘Welke gevolgen heeft dit voor mij?’, ‘Kan ik hierdoor mijn baan kwijt raken?’ of ‘Wellicht is het wel niet zo erg als het lijkt’. De vertrouwenspersoon kan de medewerker begeleiden in het proces om wel of niet tot melding over te gaan. De vertrouwenspersoon kan helpen om alle voors en tegens af te wegen van de mogelijkheden die de medewerker heeft. Daarnaast is het mogelijk om via de vertrouwenspersoon te melden wanneer het voor de medewerker te onveilig voelt om zelf te melden. Op die manier is de naam van de melder wel bekend bij de vertrouwenspersoon en wordt de naam niet bekend gemaakt bij de leidinggevende of het meldloket.
Hoe ziet u dit?
Ziet u het ook zo? Dat de vertrouwenspersoon niet gepresenteerd kan worden als meldloket? Of vind u juist dat werknemers bij de vertrouwenspersoon zouden moeten kunnen melden, zodat ze in een keer klaar zijn? Mocht u willen reageren, dan nodig ik u daarvoor van harte uit. U kunt ook contact opnemen met mijn collega vertrouwenspersoon Annemarie Pierik.
In een volgende blog behandel ik het misverstand dat de compliance officer de rol van vertrouwenspersoon op zich kan nemen.
Cora Wielenga is senior compliance professional en gespecialiseerd in governance, gedrag & cultuur. Zij is gecertificeerd vertrouwenspersoon. Bij organisaties waar zij is benoemd als externe vertrouwenspersoon, verricht zij geen compliancewerkzaamheden en vice versa.