In deze serie blogs schrijf ik over misverstanden die er bestaan over de rol van vertrouwenspersoon. In het eerste blog schreef ik over het misverstand dat het benoemen van een vertrouwenspersoon verplicht is. In het tweede blog schreef ik over het misverstand dat je zou kunnen melden bij de vertrouwenspersoon. In het derde blog legde ik uit waarom je de compliance officer beter niet als vertrouwenspersoon kunt benoemen. In deze editie behandel ik het misverstand dat de rollen van ‘vertrouwenspersoon integriteit’ (VPI) en de ‘vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen’ (VPO) beter niet gecombineerd kunnen worden.
Ik leg eerst uit wat de verschillende rollen inhouden. Daarna behandel ik redenen om de rollen vooral niet te combineren, want die zijn er ook. Ik besluit met de redenen waarom je de rollen wel moet combineren. En die laatste groep redenen zijn wat mij betreft doorslaggevend in mijn advies om de rollen gecombineerd uit te voeren.
Wat houdt de rol van VPO in?
Waarvoor kun je terecht bij de VPO? Een VPO is er voor de medewerkers die ongewenste omgangsvormen ervaren in hun werkomgeving en hierover in vertrouwen willen sparren. In de arbeidsomstandighedenwet wordt ‘ongewenste omgangsvormen’ aangeduid als psychosociale arbeidsbelasting, oftewel PSA. Met PSA wordt formeel pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld bedoeld. Maar in de praktijk kun je ongewenste omgangsvormen eigenlijk uitleggen als ‘al het gedrag van de ander dat de medewerker als onprettig ervaart’. Het maakt niet uit of een andere collega er niets verkeerds mee bedoelde, het gaat erom hoe de ontvanger het ervaren heeft. Dit maakt dat ongewenste omgangsvormen subjectief zijn. Waar de ene medewerker een grapje van de leidinggevende als positief kan ervaren, kan de ander dit zelfde grapje uitleggen als intimiderend.
Een VPO helpt een medewerker die te maken heeft met ongewenste omgangsvormen wanneer hij het om wat voor reden dan ook niet zelf kan oplossen met de medewerker of leidinggevende die het gedrag veroorzaakt. Een VPO biedt een luisterend oor aan die medewerker. De medewerker kan in vertrouwen en in een veilige omgeving zijn of haar verhaal doen. De VPO helpt de werknemer om een keuze te maken in wat hij kan doen. De regie blijft in handen van de werknemer. Daarmee bedoel ik dat de vertrouwenspersoon het tempo van de medewerker volgt en niet bepaalt wat er gaat gebeuren. Dat is echt aan de medewerker zelf. Soms kan het voor iemand ook voldoende zijn om zijn verhaal te doen.
Naast de gesprekken die een VPO voert met medewerkers, heeft de VPO een informerende, signalerende en adviserende taak. Een VPO informeert mensen in een organisatie over wat ongewenst gedrag is. De signalerende en adviserende taak richt zich tot het management.
Wat houdt de rol van VPI in?
Een VPI kan benaderd worden door medewerkers die een vermoeden hebben van onregelmatigheden, integriteitsincidenten of misstanden binnen de organisatie. Van medewerkers met dit soort vermoedens wordt verwacht dat zij dit melden bij hun leidinggevende of een intern meldpunt. Omdat dit ingewikkeld en moeilijk kan zijn, kunnen de medewerkers aankloppen bij de VPI. Bij de VPI kan de medewerker zijn verhaal doen, en kan er duidelijk gemaakt worden welke mogelijkheden de medewerker heeft. Wanneer een medewerker wil melden, maar dit niet rechtstreeks durft, dan zou de medewerker via de VPI mogen melden. De VPI geeft in dat geval de melding door aan het meldloket, maar zorgt ervoor dat de naam van de medewerker niet bij het meldpunt bekend wordt. De VPI dient de belangen van de medewerker, maar ook die van de organisatie. Het belang van de organisatie is dat onregelmatigheden, integriteitsincidenten of misstanden worden beëindigd.
Redenen om de rollen niet te combineren
Om de volgende redenen zouden de rollen van VPI en VPO niet gecombineerd kunnen worden:
Redenen om de rollen wel te combineren
De belangrijkste reden om de rollen van de VPO en die van de VPI met elkaar te combineren is wat mij betreft dat het voor medewerkers al lastig genoeg is om aan te kloppen bij een vertrouwenspersoon. Laten we het niet ingewikkelder maken dan het is. Want stel nu dat een medewerker denkt dat hij bij de VPO moet zijn, maar dat het een onderwerp is dat eigenlijk begeleid moet worden door de VPI, dan moet de VPO de medewerker doorverwijzen naar de VPI. Dat lijkt me absoluut niet wenselijk.
Een andere belangrijke reden om de rollen van VPO en VPI met elkaar te combineren is dat relatief veel zaken beide terreinen raken. Iets wat begint als een I-zaak, kan uitmonden in een O-zaak wanneer bijvoorbeeld een medewerker de I-zaak heeft aangekaart en daar vanuit de organisatie niet positief op wordt gereageerd. Of andersom, wanneer er bijvoorbeeld sprake is van ongewenst gedrag vanuit een leidinggevende, kan dit uiteindelijk een I-zaak worden. Omdat het veelal een combinatie van de ‘I’ en de ‘O’ is, vind ik het niet wenselijk om de rollen te splitsen.
Hoewel het klopt dat je voor de rollen van VPI en VPO verschillende expertises nodig hebt als het gaat om vakinhoudelijke zaken, is dit voor mij geen reden om het niet te combineren. Als het goed is, volg je als vertrouwenspersoon hoe dan ook een opleiding zodat je de rol goed kunt uitoefenen. Tijdens die opleiding kun je dan net zo goed beide vakgebieden eigen maken. Overigens zijn de competenties die een vertrouwenspersoon in beide rollen nodig heeft weer identiek: het goed zonder oordeel kunnen luisteren, doorvragen, en het naast de persoon kunnen staan.
Het klopt dat de procesgang van een I-zaak verschilt van die van een O-zaak. Ik vind dat je van een professional mag verwachten dat die de beide procesgangen goed kent, en zodoende de medewerker goed wegwijs kan maken in de verschillende regelingen en opties die er zijn.
Tenslotte is het mijn persoonlijke ervaring dat als je als vertrouwenspersoon opgesteld staat voor zowel de I- als de O-kant, je ook meer ‘oog en oor’ hebt voor beide kanten. Ik vermoed dat wanneer je alleen de rol van VPI vervult, je de kans vergroot dat je het O-element in het verhaal van een medewerker minder goed hoort. En vice versa. Voor mij gold dat in ieder geval toen ik alleen nog de I-kant oppakte.
Combinatie van rollen
Mijn ervaring ligt voornamelijk op het gebied van I-zaken vanwege mijn functie als compliance officer. Ik moet eerlijk bekennen dat ik van nature niet geneigd was om ook de O-kant erbij te pakken. Ik vond dat spannend, omdat het mijn expertise niet was. Echter, het idee dat je een medewerker die na lang wikken en wegen bij jou komt voor een gesprek moet doorsturen naar een andere vertrouwenspersoon vind ik al doorslaggevend in het besluit om de rollen van VPI en VPO te combineren. Eenvoudigweg omdat ik het niet kan uitleggen aan die medewerker. Nu ik beide rollen vervul, ervaar ik dit als een toegevoegde waarde. Ik ben hierdoor nu nog beter in staat om medewerkers en de organisatie te helpen.
Volgende blog
In mijn volgende blog ga ik in op een persoonlijk misverstand, of eigenlijk een vooroordeel dat ik had over het optreden als vertrouwenspersoon.
Reactie?
Wil je reageren op mijn blog? Of heb je vragen? Neem gerust contact op, dat lijkt me leuk. Je kunt ook contact opnemen met mijn collega vertrouwenspersoon Annemarie Pierik.
Cora Wielenga is senior compliance professional en gespecialiseerd in governance, gedrag & cultuur. Zij is gecertificeerd vertrouwenspersoon. Waar zij actief is als externe vertrouwenspersoon, verricht zij geen compliancewerkzaamheden en vice versa.