Regelmatig krijgen we de vraag wat de meest geschikte omvang van een compliance afdeling is. De vraag stellen is een eenvoudiger opgave dan deze te beantwoorden. De meest ideale omvang van de compliance afdeling hangt van nogal wat factoren af. Iedere organisatie is anders, dat maakt dat het antwoord op deze vraag voor iedere organisatie ook weer anders is. In deze blog bespreek ik een aantal overwegingen die kunnen helpen bij het bepalen van de ideale omvang van het compliance team in uw organisatie.
Het ultieme doel
Zoals tijdens het VCO Symposium van 4 oktober 2018 ook al werd aangegeven door één van de deelnemers: “Ik ben er dagelijks eigenlijk op uit om mezelf zo snel mogelijk overbodig te maken.” Ik volg deze redenatie. Immers, integriteit zou zodanig in het DNA van de organisatie moeten zijn verankerd, dat het niet nodig is dat een compliance officer hier zicht op houdt en hierover adviseert. Als ik alleen afga op dit argument, is de meest ideale omvang van de compliance afdeling dus 0 FTE. Echter leven we niet in de ideale wereld, mensen blijven mensen en een waarde als integriteit vergt continu onderhoud. Hierdoor zie ik in dat compliance officers nog wel even nodig blijven om de organisatie hierin bij te staan.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
De mate waarin integriteit is ingebed in de organisatie is wel de eerste vraag die we ons moeten stellen bij het bepalen van de ideale omvang. Met ‘ingebed’ bedoel ik dan meer dan alleen de noodzakelijke beleidsstukken. Het gaat ook om de doorvertaling van dit beleid in processen en procedures, al dan niet vastgelegd op papier. Ook de organisatiestructuur zegt veel over de mate waarin integriteit in de haarvaten zit. Veel signalen over verbetermogelijkheden geven het idee dat meer aandacht voor integriteit nodig is. In het meest ideale geval pakt het management dit op. De vraag is dan gerechtvaardigd of het management bekend is met de signalen en hoe realistisch het plan is om verbeteringen door te voeren. Als een aanvullende beïnvloedende kracht nodig is om integriteit op de agenda te blijven houden, dan is de compliance officer hiervoor natuurlijk de aangewezen persoon.
Als er al een compliance officer of afdeling compliance is, verdient het aanbeveling om vast te stellen in welke mate deze nu functioneert. In welke mate wordt effectief en efficiënt opgetreden? Liggen de verantwoordelijkheden en taken bij de juiste persoon, mede gelet op bijvoorbeeld de ‘three lines of defense’? Over welke kennis en kunde beschikken de compliance officers? Sluit dit aan op hetgeen de organisatie nu en in de toekomst nodig heeft? Allemaal vragen die relevant zijn om vast te stellen wat de actuele kracht van compliance is in uw organisatie.
Hoeveel verandert er in de organisatie en daarbuiten?
Sommige organisaties zeggen al decennia lang eigenlijk hetzelfde te doen. Productontwikkeling is minder aan de orde, er wordt met een beperkt aantal distributiekanalen gewerkt, het bedrijf onderhoudt contact met een zeer beperkt clubje leveranciers, ga zo maar door. Als er over het algemeen niet zo veel verandert in de organisatie en alles draait goed, waarom zou je dan een compliance officer aanstellen? Goede vraag. Ook een goede vraag is hoe lang de organisatie deze status quo denkt vol te houden in deze snel veranderende wereld. De marktomstandigheden veranderen voor nagenoeg iedere sector ingrijpend. Digitalisering, robotisering, internationalisering en individualisering zijn impactvolle ontwikkelingen. De wet- en regelgeving loopt over het algemeen achter op deze ontwikkelingen. Daarom is het van belang zelf na te gaan waar de organisatie nu voor staat en wat voor organisatie er moet staan in de toekomst. Oog houden voor de veranderingen in de organisatie zelf en de omgeving daarvan betekent mogelijkheden om hierop te kunnen anticiperen. Er zijn voldoende kansen, maar zeker ook bedreigingen. Afhankelijk van de reikwijdte van de compliance functie in uw organisatie kan de compliance officer degene zijn, die mede een oogje in het zeil houdt.
Meer weten?
Wilt u weten hoe de compliance afdeling in uw organisatie ervoor staat? Is de juiste scope bepaald van compliance? Doen de compliance officers wat ze zouden moeten doen? Zijn het er voldoende? Samen met mijn collega’s van het Nederlands Compliance Instituut help ik u graag deze vragen te beantwoorden. Ook als u denkt aan tijdelijke of vaste versterking van uw compliance team zijn wij u graag van dienst.
Eric Schuiling
