Er bestaan nog wat misverstanden over de rol van vertrouwenspersoon. Ik merk dat sommige organisaties in de veronderstelling zijn dat de vertrouwenspersoon een verplichting is. Of soms wordt de vertrouwenspersoon als meldloket gezien of benoemd. Of wordt slechts één van de twee type vertrouwenspersoonrollen ingevuld; of alleen die van vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen of die van vertrouwenspersoon integriteit.
Vanwege deze misverstanden, leek het mij nuttig om een serie te schrijven. Vanzelfsprekend is mijn doel om de misverstanden uit de wereld te helpen. En daarnaast vind ik het belangrijk dat de rol van de vertrouwenspersoon bekender wordt gemaakt omdat een goed uitgevoerde rol van vertrouwenspersoon heel waardevol is voor medewerkers die zich in een lastig pakket bevinden.
In deze blog behandel ik het misverstand dat de compliance officer de aangewezen persoon is om vertrouwenspersoon te zijn.
Raakvlakken tussen de compliance officer en de vertrouwenspersoon
Op zich zijn er nog wel redenen te bedenken waarom de compliance officer de aangewezen persoon is om op te treden als vertrouwenspersoon. De compliance officer richt zich op het bevorderen van integriteit binnen de organisatie. De compliance officer heeft door zijn functie als het goed is verstand van wetgeving op het gebied van het waarborgen van integriteit, zoals bijvoorbeeld de Wet Huis voor klokkenluiders. Daarnaast kan het zo zijn dat een compliance officer ervaring heeft in het voorkomen en onderzoeken van integriteitsincidenten en misstanden. Dit zijn allemaal redenen waarom het logisch lijkt om de rol van ‘vertrouwenspersoon integriteit’ bij de compliance officer te beleggen. Er is immers veel overlap.
Bij de rol van ‘vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen’ zijn die redenen er ook, doch wel minder dan in het geval van integriteit. Een belangrijk onderdeel van het vak van compliance richt zich op het bevorderen van gewenst gedrag als onderdeel van een integere bedrijfsvoering en een integriteitsbewuste cultuur. Beide functies richten zich op het terugdringen van ongewenst gedrag.
Gevaarlijke combinatie
Hoewel de functies van compliance officer en die van vertrouwenspersoon op het eerste gezicht logisch lijken om te combineren, is dit niet verstandig. De meest belangrijke reden vind ik de tegenstrijdigheid van geheimhouding en meldplicht tussen beide functies. Ik licht dat graag toe.
Als vertrouwenspersoon zeg je geheimhouding toe aan de medewerker die bij jou een gesprek aanvraagt. Alleen in geval van gewetensnood mag een vertrouwenspersoon die geheimhouding doorbreken. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker de vertrouwenspersoon informeert over een misdrijf. In alle andere gevallen moet de vertrouwenspersoon geheimhouding toezeggen. Een compliance officer kan daarentegen een verplichting hebben om namens de organisatie een integriteitsincident te melden aan bijvoorbeeld DNB of AFM. Een externe meldplicht is moeilijk te verenigen met de geheimhouding.
Een tweede reden om de functies niet te combineren is dat de compliance officer vaak intern wordt benoemd als meldloket of lid is van het onderzoeksteam dat vermoedens van integriteitsincidenten of misstanden onderzoekt. Je mag als organisatie niet verwachten dat de persoon die is benoemd als vertrouwenspersoon tegelijk ook het meldloket is dan wel onderzoek doet naar het vermoeden.
De andere reden is het verschil in belangen van beide rollen. Ik leg dat graag uit. De belangrijkste taak van een vertrouwenspersoon is om naast de medewerker te staan. Je bent er als vertrouwenspersoon in eerste instantie voor de medewerker. De medewerker moet op de vertrouwenspersoon kunnen vertrouwen. De compliance officer dient in eerste instantie de belangen van de organisatie. Wanneer de compliance officer wordt benoemd als vertrouwenspersoon, kan de compliance officer met een belangenconflict te maken krijgen.
Ik sluit af met het risico van een andere belangenvermenging. Dat doet zich voor wanneer de compliance officer de naleving van regels en afspraken monitort. Wanneer je als compliance officer moet monitoren of de regeling ongewenst gedrag of de meldregeling integriteitsincidenten en misstanden goed wordt nageleefd, is het beter dat je daar als compliance officer niet een te actieve rol in hebt vervuld. Anders zou je ‘als slager je eigen vlees keuren’.
Wat als je beide rollen vervult?
Ben je als compliance officer benoemd als vertrouwenspersoon? Ik adviseer je om op zoek te gaan naar een andere functionaris die de rol van vertrouwenspersoon op zich kan nemen. Het is belangrijk om daarbij iemand uit te kiezen die onafhankelijk kan opereren, iemand die minder snel in een belangenconflict komt. Leidinggevende functionarissen en HR medewerkers vallen om die reden al af. En daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je iemand uitkiest die toegankelijk is, en die je als medewerker kunt vertrouwen.
Hoe zie jij dit?
Zie jij het ook zo? Dat de compliance officer niet benoemd kan worden als vertrouwenspersoon? Of zie jij het juist anders? Mocht je willen reageren, dan nodig ik je daarvoor van harte uit. Je kunt ook contact opnemen met mijn collega vertrouwenspersoon Annemarie Pierik.
In een volgende blog behandel ik niet zo zeer een misverstand, maar een vraagstuk. In hoeverre is het nu handig om de rollen van ‘vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen’ en ‘vertrouwenspersoon integriteit’ te combineren.
Cora Wielenga is senior compliance professional en gespecialiseerd in governance, gedrag & cultuur. Zij is gecertificeerd vertrouwenspersoon. Bij organisaties waar zij is benoemd als externe vertrouwenspersoon, verricht zij geen compliancewerkzaamheden en vice versa.