Laten we eerlijk zijn. Compliance kan voor sommigen voelen als een verplicht nummer, een kostenpost, of erger nog: een sta-in-de-weg voor snelle beslissingen. Compliance officers weten over het algemeen wel beter. Compliance is juist een kans. Een kans om je organisatie sterker, ethischer en succesvoller te maken. Ik las laatst: “Compliance officers staan je niet in de weg bij het verdienen van geld. Zij zorgen ervoor dat je het kunt houden!”
In onze dagelijkse praktijk komt nogal eens de vraag naar voren hoe we de brug kunnen slaan tussen deze twee werelden, die mijlenver uit elkaar lijken te liggen.
Het stimuleren van zelfsturing, het heft in eigen handen laten nemen, is wat nodig is. Dit is niet iets dat uniek is voor de verhouding tussen compliance officer en directie. Het speelt ook in andere professionele situaties, waar we wat van kunnen leren. Zo kwam ik laatst een interessante casus tegen uit het sociaal domein [1]. Een sector die nogal verschilt van de financiële sector, hoewel er natuurlijk ook zeker raakvlakken zijn. Misschien is wel eens aardig om ons eens te verdiepen in een bewezen succesvolle probleemaanpak, op zoek naar het antwoord op de vraag hoe de verbinding te leggen. Daar gaat deze blog over.
Je kunt je wellicht voorstellen dat succes in het sociaal domein afhangt van de kwaliteit en effectiviteit van gesprekken die worden gevoerd. Een voorbeeld is het gesprek tussen een re-integratieprofessional en iemand die al langer werkloos is. Een dergelijk gesprek is gericht op het vergroten van de motivatie en het zelfsturend vermogen met als uiteindelijk doel dat de werkloze zelf actie onderneemt.
Voor de compliance officer is het van belang in te zien dat je alleen toe komt aan je eigen (zuivere) taken als de directeur de directierol serieus neemt en dat in zowel woord als daad laat zien. De directie moet het voortouw nemen, ook als het gaat om het versterken en borgen van compliance en integriteit. Verwacht niet dat ‘het gaat vliegen’ als de directie niet gemotiveerd is om precies dit te doen.
In de professionele relatie tussen compliance officer en directeur is het goed met elkaar vast te stellen wat het fundament is onder jullie samenwerking: wie pakt welke rol? Hierbij valt te denken aan functieprofielen, maar bijvoorbeeld ook aan het compliance charter en andere beleidsstukken. Vaak staat in één of meerdere stukken het uitgangspunt, dat de organisatie het Drie Lijnenmodel van het IIA volgt. Dat model is op papier redelijk helder. Kort gezegd komt het model erop neer, dat de leiding van de organisatie in de eerste lijn zit en verantwoordelijk is. De compliance officer (tweede lijn) is er om te adviseren en te monitoren en internal audit controleert het geheel vanuit de derde lijn.
In de praktijk zien we echter vaak dat de compliance officer (te) veel taken van de eerste lijn overneemt. Hier schreef mijn oud-collega Cora Wielenga ook al eens een geweldige blog over met als titel: ‘Bekentenissen van een curling compliance officer’. Dit issue komt in praktisch elke advies- en opleidingssituatie naar voren en is ook altijd voldoende voer voor gesprek.
Over het algemeen zit iedere directeur op die plek omdat hij of zij dat zelf wil. Het is een plek die met een aantal voordelen komt. Denk maar eens aan de arbeidsvoorwaarden en de bevoegdheden bij het nemen van beslissingen. Maar naast deze voordelen komt de functie ook met verantwoordelijkheid. Je kunt als directeur nu eenmaal niet maar wat aanrommelen of alleen maar doen wat je leuk vindt. Ten minste niet als je gericht bent op een duurzame, lange termijn waardecreatie. De reguliere verdeling van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden betekent dat de directeur binnen duidelijke kaders, zelf de verantwoordelijkheid neemt voor het beheersen van integriteitsrisico’s en het naleven van wet- en regelgeving. Deze verantwoordelijkheid kun je niet delegeren aan een compliance officer.
De compliance officer is in deze setting veel meer een gids, een coach, een expert die de directie helpt om zelf de juiste beslissingen te nemen. Het is iemand die de directie ondersteunt bij het maken en uitvoeren van een plan. Vervolgens laat hij of zij de regie bij de directie.
Maar hoe kom je in deze situatie als je er nog niet bent? Om meteen maar duidelijk te zijn: Vergeet de directieve aanpak, waarbij je als compliance officer de directie vertelt wat ze moet doen. Dat werkt nagenoeg altijd averechts. Probeer in plaats daarvan als compliance officer eens de volgende alternatieven, zoals eerder aangegeven gebaseerd op de aanpak uit het sociaal domein:
Compliance is geen solistische activiteit van de compliance officer, maar een teamsport. Daarnaast is het vakgebied eerder te vergelijken met een marathon dan een 100-meter sprint. Het gaat uiteindelijk pas echt duurzaam werken als de organisatie investeert in opleidingen, intervisie en een cultuur waarin leren centraal staat.
Alleen als de directie zelf het heft in handen neemt, kan de compliance officer echt effectief zijn. Dus compliance officers, stop met oneigenlijke taken overnemen, ga op je eigen stoel zitten, omarm empathie, echtheid, onvoorwaardelijke acceptatie en een gidsende stijl. Directieleden, stop met delegeren van wat je zelf moet doen, neem je verantwoordelijkheid en laat je gidsen.
[1] Het sociaal domein verwijst naar alle voorzieningen, wetten en regelingen die te maken hebben met zorg, welzijn, participatie en ondersteuning van burgers. Het omvat onder andere jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning (Wmo), werk & inkomen (Participatiewet) en schuldhulpverlening. Gemeenten zijn in Nederland verantwoordelijk voor het sociaal domein en moeten ervoor zorgen dat inwoners de juiste ondersteuning krijgen om zelfstandig en volwaardig deel te nemen aan de samenleving. Dit gebeurt vaak via maatwerk en samenwerking tussen verschillende instanties, zoals sociale wijkteams, zorgverleners en vrijwilligersorganisaties.
