Aanwijzen van insiders

DNB beschrijft in haar guidance paper ‘Good practices Risicobeheersing belangenverstrengeling bij pensioenfondsen’ de benoeming van bestuursleden als insider, als een ‘good practice’. Graag vestigen we de aandacht op de betreffende zienswijze van DNB.

Hoewel het een guidance betreft, adviseren we het bestuur in ieder geval de overwegingen voor het wel of niet benoemen van insiders goed en eenduidig vast te leggen en daarbij ook aan te geven wanneer wel over zal worden gegaan tot het aanwijzen van insiders.

We hebben een aantal controlevragen geformuleerd om bestuurders van pensioenfondsen te helpen bij het vaststellen of er binnen hun organisatie sprake is van voorwetenschap op grond waarvan het bestuur insiders dient aan te wijzen.

• Is er eerder een analyse uitgevoerd naar de eventuele noodzaak tot het aanwijzen van insiders?
• Op welke manier wordt het beleggingsbeleid van het pensioenfonds uitgevoerd? Dit mede in het kader van het vermogensbeheer dat mogelijkerwijs is uitbesteed.
• Heeft het pensioenfonds invloed op het beleggingsbeleid van het pensioenfonds? Zo ja, op welke wijze en in welke mate?
• Heeft het pensioenfonds naast het strategische/tactische beleggingsbeleid inzicht in de fondsen waarin beleggingen worden uitgevoerd? Zo ja, wanneer, hoe, vanaf welk moment en bij wie bestaat en ontstaat dit inzicht?
• Is het bestuur bevoegd om bepaalde fondsen op een zwarte lijst te plaatsen waardoor niet in het fonds wordt belegd en bestaande posities worden afgebouwd?
• Hoe, wanneer en waarmee krijgt het pensioenfonds inzicht in de transacties van het fonds? Wordt er bijvoorbeeld periodiek een rapportage verstrekt aan het pensioenfonds en is er een digitaal overzicht beschikbaar? Wie heeft toegang tot deze informatie?
• Als het pensioenfonds reeds insiders benoemd heeft (echter niet het volledige bestuur of de secretaris), vanuit welke gedachtegang is er destijds voor gekozen om (bepaalde) insiders aan te wijzen? Hoe en op grond van welke criteria is de kring van insiders destijds vastgesteld?

Het aanwijzen van insiders brengt met zich mee dat er monitoring plaats dient te vinden op de privébeleggingtransacties van insiders. Dit betekent dat (eventueel op verzoek) inzage moet worden verschaft in de gekwalificeerde transacties die in privésfeer zijn verricht. Inclusief rekeningen waarop een machtiging is verkregen, en/of rekeningen en bedrijfsbeleggingen in bijvoorbeeld een eigen bv. De monitoring dient echter proportioneel ingekleed te worden en risk based uitgevoerd te worden.

Vaak zijn de bepalingen omtrent privébeleggingtransacties opgenomen in de gedragscode van een pensioenfonds. Wat daar niet altijd in staat, is dat voorafgaand aan de feitelijke inleg en uitvoering van een dergelijke privébeleggingtransactie al goedkeuring moet zijn verstrekt door het bestuur of door een gedelegeerde bestuurder. De bedoeling van de regeling omtrent privébeleggingtransacties is immers om te voorkomen dat insiders in privé transacties (laten) uitvoeren waaruit een schijn van belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan. Als melding en goedkeuring achteraf pas plaatsvindt, dan is de (reputatie)schade al ontstaan en moet er achteraf herstel plaats vinden.

De compliance officer is primair een adviseur die de insider en het bestuur op basis van de gedragscode en externe regelgeving kan adviseren over de (on)wenselijkheid van het uitvoeren van een voorgenomen transactie. In de praktijk kan het als externe compliance officer (ECO) lastig zijn om direct op een adviesverzoek van de insider of het bestuur te reageren, omdat een ECO nou eenmaal niet exclusief en dedicated beschikbaar is voor een pensioenfonds. Voorgenomen transacties moeten dan voor uitvoering eventueel wachten op het advies van de ECO waardoor de insider mogelijk financiële schade oploopt, omdat de koers van het gewenste financiële instrument inmiddels een voor de insider ongewenste ontwikkeling heeft doorgemaakt. In de praktijk zien we dan ook wel dat met het bestuur wordt afgesproken dat een voorgenomen privébeleggingtransactie eerst door het pensioenfonds zelf wordt beoordeeld en pas achteraf en periodiek  wordt gemeld bij de ECO. Ervan uitgaande dat de interne regeling Privébeleggingtransacties adequaat is en bij de beoordeling en goedkeuring de interne afspraken omtrent privébeleggingtransacties nauwgezet worden nageleefd, is dat een acceptabel risico en een proportionele beheersmaatregel.

Bron: Nederlands Compliance Instituut