Doe eens vriendelijk – dag

Maandag 17 februari was de jaarlijkse “Doe eens vriendelijk dag”, een internationaal initiatief dat ook in Nederland steeds bekender wordt. Op deze dag worden mensen aangemoedigd om extra vriendelijk te zijn tegen bijvoorbeeld de postbode, de bakker of de tramconducteur – eigenlijk tegen iedereen. (Bron: www.issuekalender.nl) 

Een mooi idee, en het brengt mij meteen op de vraag: kunnen we hier als compliance officers iets mee? Mijn meertalige vriend ChatGPT herinnerde me eraan dat er in het Frans, Engels en Duits een gezegde bestaat: “Met honing vang je meer vliegen dan met azijn.” Kortom, vriendelijkheid en tact zijn vaak effectiever dan negativiteit en botheid. 

Laten we ervan uitgaan dat dit klopt. Hoe kunnen we dit toepassen in ons werk als compliance officer? Of doen we dat al? 

• Durf je te rapporteren dat de business unit de Wft goed naleeft, of zeg je liever dat er geen afwijkingen zijn gevonden? 
• Rapporteer je dat de front office nieuwe klanten zorgvuldig screent, of vermeld je dat minder dan 1% van de dossiers onvolledig was? 
• Schrijf je dat je klant een integere bedrijfsvoering heeft, of meld je dat er geen opmerkingen zijn op dat vlak? 

We kiezen vaak voor een voorzichtige formulering. Maar past dat binnen de wet van Maier (E = K * A)? Is een negatief geformuleerde boodschap effectiever omdat deze makkelijker wordt geaccepteerd? Of verlaagt deze aanpak juist de acceptatie (A) en daarmee het effect (E) van onze rapportage? Ongeacht hoe goed (K=  kwaliteit) die misschien ook is… 

Ik denk dat het stellen van de vraag het antwoord al geeft: als beroepsgroep zijn we misschien te voorzichtig en negatief in onze rapportages. Om ons in te dekken, bang dat we iets vergeten zijn? Positief, motiverend taalgebruik is nog geen standaardpraktijk; niet alleen binnen compliance, maar ook in andere vakgebieden trouwens. 

Voorbeeld: de Elfstedentocht

In trainingen gebruik ik vaak het voorbeeld van de Elfstedenfietstocht: 238 km, 15.000 startbewijzen. Stel dat ik vertel dat ik ben ingeloot. De kritische tweede lijn zal me waarschuwen voor alles wat mis kan gaan: zadelpijn, materiaalpech, hongerklop. Mijn wielercoach daarentegen zal me vragen of hij kan helpen met een trainings- of voedingsschema. Beide partijen benoemen dezelfde zaken, maar de aanpak van mijn coach motiveert me meer. Hij verhoogt mijn A. 

 De praktijk

Als compliance officer in de tweede lijn monitor en adviseer je. Een belangrijk onderdeel van monitoring is rapporteren. Rapporteren en adviseren zijn beide vormen van communicatie. Hier ligt een kans: kunnen we onze communicatie aanpassen om meer impact te hebben? 

We rapporteren soms puur vanuit onze toezichtrol: we constateren iets en melden dat. Maar motiveert het aanwijzen van een fout de betrokkenen om het voortaan anders te doen? Bij honden werkt beloning beter dan straf. Bij kleine kinderen vaak ook. Hoe zit dat op de werkvloer? Wil je als compliance officer alleen afwijkingen signaleren, of wil je bijdragen aan gedragsverandering binnen de organisatie? Is rapporteren een doel op zich, of een middel om verandering te stimuleren? 

Daar ligt de kern. Wat wil je bereiken? En hoe doe je dat? Misschien is het een goed idee om af en toe vriendelijk te (durven) zijn. In plaats van te rapporteren dat ‘slechts’ 40% van de dossiers is gecontroleerd, kun je ook benoemen dat dit een verbetering is ten opzichte van vorige maand (35%). En waarom niet vriendelijk vragen hoe ze die vooruitgang hebben geboekt – en of je kunt helpen om het nog beter te doen? 

Wat denk jij? Kunnen compliance officers vriendelijk zijn? En niet alleen tegen de bakker…