Niels Arends
Trots op het werk!
Onlangs ben ik gestopt met mijn detachering bij een bancaire instelling. Als interim compliance officer bij deze organisatie heb ik een aantal belangrijke taken en doelen bereikt die ik met trots wil delen. Niet alleen omdat het prettig is om terug te kijken op een goede tijd bij een prachtige organisatie, maar ook om lezers inzicht te geven in de opdrachten die wij, de compliance officers van het Nederlands Compliance Instituut, op ons nemen. Het is daarnaast ook een goed aangrijpingspunt om wat dieper op de werkzaamheden van een compliance officer in te gaan en de vraag stellen: Wat is belangrijk?
Een van mijn belangrijkste verantwoordelijkheden bij deze bank was het uitvoeren van grondige 2e lijns monitoringen op het Customer Due Diligence (CDD)?proces. In feite deed ik onderzoek naar de opvolging van vereisten vanuit zowel interne als externe regelgeving. Dit was een uitdagende taak, omdat wet- en regelgeving niet altijd duidelijk voorschrijft wat een bank moet doen met bepaalde relaties. Om toch in ieder geval de toezichthouder te vriend te houden, kiezen veel banken tegenwoordig voor ?de-risking?: Bij twijfelgevallen wordt een relatie de deur gewezen. Dat is zonde (aldus ook DNB), want een bank mag prima risico?s nemen. Als er maar begrijpelijke en uitlegbare beheersmaatregelen zijn.
Om tot dergelijke beheersmaatregelen te komen, moet je als compliance officer met de 1e lijn (?de business?) in gesprek. Normaal gesproken zijn dat de CDD-analisten, maar het komt geregeld voor dat accountmanagers ook de revue passeren. Het doel van dergelijke gesprekken is om een cultuur van naleving te bevorderen en ervoor te zorgen dat de 1e lijn de vereisten begrijpt en effectief kan handhaven in hun dagelijkse werkzaamheden. Voor mij is duidelijk geworden dat het helpt om stil te staan bij het ?waarom?. Oftewel, het moet voor de 1e lijn duidelijk zijn waarom naleving van bepaalde regels en voorschriften belangrijk zijn, zowel voor de organisatie als haar klanten. Dit helpt de 1e lijn de relevantie van naleving of het opzetten van een reeks aan beheersmaatregelen te begrijpen. Verder is ook belangrijk: Wees als compliance officer beschikbaar om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Te vaak zie ik in boetebesluiten van DNB terugkomen dat er een flinke kloof bestaat tussen de CDD- en compliance-afdeling. Dat is zonde: Zowel compliance als CDD kunnen vaak inzichten met elkaar delen, om niet te spreken over waardevolle meningen over regels, voorschriften en interne beleidslijnen. Tegelijkertijd, een organisatie moet die ruimte wel geven. Dat wil zeggen: Zorg er als organisatie voor dat er tijd en ruimte beschikbaar is voor beide afdelingen om met elkaar in overleg te gaan. Wanneer de nadruk wordt gelegd op het ?zo snel mogelijk afronden van dossiers?, is die ruimte er vaak niet. En dat gaat uiteindelijk ten koste van de risicobeheersing.
Een onderdeel van de monitoringen die ik uitvoerde, betrof een monitoring op transactiemonitoring. In een tijd waarin financiële criminaliteit een blijvende zorg is, is het cruciaal dat financiële instellingen beslissingen nemen die niet alleen effectief zijn, maar ook uitlegbaar aan alle belanghebbenden. Door transparantie en begrijpelijkheid bij de afhandeling van transacties (Bijv. wordt hier een sanctie overtreden of niet?) te waarborgen, bedienen financiële instellingen zowel hun eigen belangen als die van hun klanten.
Oftewel: Liever iets langer naar een transactie gekeken om zekerheid te krijgen, dan een slordige afhandeling. Als er een ding is wat de afgelopen jaren wel naar buiten is gekomen, is dat financiële instellingen vaak te snel conclusies trekken ten opzichte van gedane (of voorgenomen) transacties. Het is daarbij belangrijk om een goede balans te vinden tussen wat het transactiemonitoringsysteem zelf kan zeggen (tegenwoordig bij steeds meer banken in de vorm van A.I.), en in welke gevallen de mening van een specialist nodig is. Het kunnen beoordelen van het risico dat een bepaalde transactie is verbonden, evenals het identificeren van verdachte patronen, vereist specifieke vaardigheden en ervaring, waarvan het laatste bij A.I. nog wel eens wil ontbreken. Specialisten vullen een dergelijk gemis mooi aan. Daar komt bij: DNB heeft al aangegeven dat gebruikte modellen moeten kunnen worden uitgelegd.1
Naast de bovenstaande monitoringen bood ik ook hulp bij een aantal andere werkzaamheden, zoals een themaonderzoek met betrekking tot MiFID verplichtingen; monitoring van voice-logging; en nog veel andere zaken. Dat brengt mij tot een laatste punt: De veelzijdigheid van het compliancewerk. Het takenpakket van compliance professionals omvat typisch risicobeoordelingen, beleidsontwikkeling, opleiding en bewustmaking, monitoring en rapportage van inbreuken, onderzoek naar klachten en incidenten, en het onderhouden van contacten met regelgevende instanties. Deze taken alleen al vereisen een veelvoud aan vaardigheden. En dat zal ook niet minder worden, al mogen we de EU geloven. Dat brengt mij tot de volgende vraag: Waar houdt compliancewerk op?
Bij het Nederlands Compliance Instituut stellen we integriteit altijd centraal in alles wat we doen. We richten ons vooral op wet- en regelgeving die direct betrekking heeft op de integriteit van de organisatie, de medewerkers, de markt en de gegevens die worden beheerd. Deze focus heeft ons altijd geholpen om onze missie van ethisch en compliant handelen te versterken.
Echter, we bevinden ons in een tijd waarin het speelveld van compliance snel evolueert en uitbreidt. Nieuwe wetten en voorschriften zien voortdurend het daglicht, en sommige hebben misschien niet direct betrekking op integriteit, maar kunnen nog steeds aanzienlijke invloed hebben op onze activiteiten. Dit dwingt compliance officers en de organisaties waarvoor ze werken om breder te kijken en zich aan te passen aan deze veranderende omgeving.
Het is belangrijk om te onthouden dat compliance officers al lang gewend zijn aan verandering en aan het voldoen aan steeds complexere regels. Dit is geen nieuwe uitdaging, maar eerder een voortdurende evolutie van ons vakgebied. Het vereist een constante toewijding aan leren en aanpassen, evenals het bouwen van sterke samenwerkingsverbanden binnen de organisatie en met regelgevende instanties.
Daarom roep ik compliance officers op om deze veranderingen te omarmen en proactief te zijn in het begrijpen en implementeren van nieuwe regels. Voor organisaties is het van cruciaal belang om hun compliance-teams te ondersteunen met de middelen en de ruimte die ze nodig hebben om effectief te blijven in een steeds complexere wereld van naleving. Alleen dan kan een compliance team succesvol zijn in het behouden van de integriteit en geloofwaardigheid van de organisatie en tegelijkertijd voldoen aan de voortdurend veranderende regelgeving.
Heeft jouw organisatie tijdelijk extra capaciteit nodig bij compliance of speelt er een onderwerp waarop je specialistische compliance kennis nodig hebt? Mijn collega’s en ik staan klaar om je te ondersteunen. Met onze diepgaande expertise en toewijding kunnen we samen zorgen voor een solide nalevingskader en risicobeheersing. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor verdere informatie of om te bespreken hoe we jouw specifieke behoeften kunnen aanpakken. We kijken ernaar uit om jouw compliance-inspanningen te versterken en bij te dragen aan het succes van jouw organisatie.