Vincent Weidenaar
Als je het hebt over integriteit op de werkvloer, wordt vaak gedacht aan de grote schandalen waarover we in de media kunnen lezen. Denk aan de Libor-affaire van Rabobank, de mondkapjesaffaire, de cum/ex-dividendfraude. Over fraude en corruptie, geheime prijsafspraken, belastingontduiking. Vaak gaat het om grote geldbedragen en mensen met een machtspositie. Maar integriteit op de werkvloer gaat mijns inziens ook over dagelijkse kleine beslissingen en handelingen van heel gewone medewerkers.
Dagelijkse dilemma’s
De meeste mensen willen best integer zijn en handelen. Maar dat is niet altijd even makkelijk. Er kunnen diverse motieven zijn om toch niet (helemaal) integer te handelen. Gemakzucht (“gedoe”), tijdsdruk, een fout niet willen of durven toe te geven uit angst voor de gevolgen (reputatieschade, mislopen promotie, boze klant, klacht), die mooie nieuwe klant willen binnenhalen.
Dagelijks moeten we keuzes maken en beslissingen nemen, soms klein, soms groot. Denk aan een boekhouder die wordt verzocht bepaalde kosten onder een andere post te boeken, fiscaal wél aftrekbaar. “Het gaat toch maar om een klein bedrag, en er is toch best wat voor te zeggen?”
Of de fiscalist die een fout ontdekt in een belastingaangifte van vorig jaar: laten zitten, komt toch niemand achter? Of corrigeren in de aangifte van dit jaar, dan wordt per saldo genoeg belasting betaald en hebben we geen gedoe? Of toch formeel de juiste weg bewandelen en de aangifte van vorig jaar corrigeren, met mogelijk een boete, rente en een boze klant tot gevolg?
Of dat ene fout verstuurde e-mailtje. Moeten we dat nu echt melden als datalek? En die Wwft-analyse voor die nieuwe klant. Kunnen we niet alvast beginnen?
Richting geven
Dit zijn allemaal voorbeelden van dagelijkse beslissingen, waar elke werknemer zijn eigen keuzes in maakt. Dat kan binnen een en hetzelfde bedrijf in vergelijkbare gevallen leiden tot verschillende uitkomsten. Het kan ook leiden tot inefficiëntie door interne discussies en uitstel van de beslissing, omdat niemand de knoop durft door te hakken. Beiden onwenselijk.
Het kan dan helpen als er vanuit de organisatie richting wordt gegeven. Vaak gebeurt dit door middel van een gedragscode. Erg nuttig, maar zo’n code bevat veelal open normen en blijft nog redelijk abstract. Dat moet ook wel, want je kunt natuurlijk niet elke situatie beschrijven. Elke situatie is anders en iedereen moet vooreerst zelf na blijven denken. Maar als je alleen een open norm stelt, zonder die in te vullen met voorbeelden, blijven medewerkers zoekende.
Door concrete casussen te delen en te bespreken binnen de organisatie, krijgen medewerkers het vertrouwen om zelf deze beslissingen te nemen. Dit is niet alleen efficiënter, het geeft de leiding van de organisatie ook meer grip en sturing en leidt tot een consistentere aanpak van vergelijkbare vraagstukken. Uiteindelijk zal zich dit ook vertalen in minder incidenten.
Hoe pak je dit aan als organisatie? Elke organisatie moet daarin zijn eigen vorm kiezen. Je kunt er af en toe een berichtje aan wijden op het intranet. Je zou hier ook tijd voor kunnen maken in periodiek afdelingsoverleg. Sommige organisaties hebben zelfs een formele commissie ingesteld die beslist over lastige interne casussen. Door deze casussen binnen de organisatie te delen (bijvoorbeeld op het intranet) ontstaat er langzamerhand onder de medewerkers een gevoel hoe om te gaan met bepaalde dilemma’s.
Van klein naar groot
Ik ben ervan overtuigd dat als een organisatie op deze manier aandacht heeft voor “kleine” integriteitskwesties, dat ook effect heeft op de manier waarop medewerkers omgaan met grotere integriteitskwesties. Als zij weten dat de organisatie een bepaalde lijn (bijvoorbeeld formalistisch, praktisch of opportunistisch) heeft voor dagelijkse vraagstukken, zullen zij diezelfde lijn ook doorzetten als een situatie met meer impact zich voordoet.
Daarbij is het van belang dat het management een consistent beeld uitdraagt en op dagelijkse basis het goede voorbeeld geeft, juist ook in kleine dingen. Dat is natuurlijk een open deur, maar als een organisatie uitdraagt dat het altijd formeel de juiste weg wil bewandelen, kan het niet zo zijn dat de CEO akkoord gaat om toch even de datum van gisteren op een document te zetten of om achteraf documentatie op te stellen.
Ook voor integriteit geldt: wie het kleine niet eert, is het grote niet weerd!