Vanwege de Wet bescherming klokkenluiders, die dit jaar in werking is getreden, zijn behoorlijk wat organisaties drukdoende met het inrichten van het meldpunt waar mensen hun vermoeden van misstand kunnen melden en het opzetten of actualiseren van hun klokkenluidersregeling. Hier en daar hoor ik al binnen organisaties een zucht van opluchting: “Gelukkig, we zijn klaar! Het meldpunt is benoemd en de klokkenluidersregeling is ‘door de OR’ en kan gepubliceerd worden. Mooi dat we dat voor de deadline van 17 december 2023 hebben gehaald.”
Belang van het meldpunt en de regeling
Wij vragen ons af of die stelling van ‘we zijn klaar’ wel klopt. Sterker nog, daar zijn we kritisch op. Het inrichten van een gedegen meldpunt en het hebben van een goede klokkenluidersregeling zijn belangrijk voor organisaties. Dat is zeker zo. Al was het maar, omdat het verplicht is voor iedere organisatie met meer dan 50 werknemers (en voor organisaties in bepaalde branches vanaf 1 werknemer of meer). Belangrijker nog dan de wettelijke verplichting is dat medewerkers nu beter beschermd worden wanneer zij een vermoeden van een (dreigend) misstand willen melden. Het vertrouwelijk melden is nu beter geregeld en het anoniem melden wordt ook al door de meeste organisaties opgenomen in hun klokkenluidersregeling. En daarnaast krijgen medewerkers het recht om direct een externe melding te doen. Dat zijn belangrijke verbeteringen.
Je bent nog niet klaar met alleen een meldpunt en een regeling
En waarom zijn we dan nog niet tevreden als een organisatie het meldpunt en de klokkenluidersregeling netjes op orde heeft? Dat komt omdat het voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders blijkbaar als doel op zich wordt ervaren en er eigenlijk wordt vergeten dat dit slechts een noodoplossing is voor wanneer medewerkers ècht geen andere kant meer op kunnen, dan als klokkenluider bij het meldpunt een vermoeden van een (mogelijk) misstand melden.
De èchte oplossing
Hoe zou het er eigenlijk uit moeten zien? We nemen je graag mee in het beeld dat we daarvan hebben. Hoe zou het zijn als je bij een organisatie werkt, waar je volledig jezelf kunt zijn, en waar je alle fouten, verbeterpunten en incidenten gewoon met elkaar kunt bespreken en dat hier positief op wordt gereageerd? Terwijl het natuurlijk voor ons allemaal, moeilijk is om positief op ‘gedoe en ongemak’ te reageren. Niets menselijks is ons vreemd. We zoeken de oplossing van ‘ècht veilig melden’ bij ‘psychologische veiligheid’.
Psychologische veiligheid
Voor het geval je nog niet bekend bent met deze term. We leggen dat graag uit. ‘Psychologische veiligheid’ wil zeggen dat je in een groep interpersoonlijke risico’s durft te nemen. Dat komt er bijvoorbeeld op neer ‘dat je jezelf durft uit te spreken in een groep waar iedereen bijvoorbeeld aangeeft om links af te willen, en dat jij als enige je uitspreekt voor de optie om rechtsaf te gaan’. Daardoor neem je een persoonlijk risico, namelijk het risico dat de groep het plan helemaal niets vindt, en jou inclusief daarmee, afkeurt.
Fouten leiden tot innovatie
In teams waar het psychologisch veilig is, durven mensen zich volledig uit te spreken. Sterker nog: daar wordt dat niet eens gezien als ‘een risico nemen’. Fouten en nieuwe inzichten bespreken wordt gezien als kans om te leren en te innoveren. Doordat veel meer mensen durven te zeggen wat er gezegd moet worden, leidt dit tot veel betere besluitvorming, betere producten en betere diensten. Je stelt de organisatie eerder in staat de juiste dingen te doen. De integere en beheerste bedrijfsvoering van een organisatie is daardoor beter geborgd. Deze wijsheden hebben we niet zelf bedacht. We hebben dit overgenomen van Amy Edmondson die in haar boek de Onbevreesde organisatie haar wetenschappelijk werk over psychologische veiligheid hierin heel goed uitlegt.
Meten
Bij psychologische veiligheid kun je op grond van ‘the big five’ goed meten hoe het met de psychologische veiligheid is gesteld. De ‘big five’ van psychologische veiligheid zijn:
Deze ‘big five’ hebben we ook niet zelf bedacht. Joriene Beks en Hans van der Loo hebben het gedachtegoed van Amy Edmondson vertaald in hun praktische veldgids psychologische veiligheid, dat vol met tips staat over hoe je dit praktisch kunt vormgeven. Wij gebruiken dit vaak zelf in ons werk, en dat geeft ons en de organisaties waar we voor werken waardevolle inzichten.
Briljante mislukkingen
We hopen dat we organisaties die klaar (of bijna klaar) zijn met de implementatie van de Wet bescherming klokkenluiders te inspireren om te investeren in psychologische veiligheid. Zo kun je melden van incidenten ook andere framen. Bijvoorbeeld zoals Paul Iske doet in zijn boek Instituut voor briljante mislukkingen of hoe Amy Edmondson dit nu uitlegt in haar laatste boek ‘The right kind of wrong’. Probeer natuurlijk klassieke eenvoudige fouten te voorkomen, maar wees nieuwsgierig waarom ‘intelligente fouten’ kunnen ontstaan, zodat je hier daadwerkelijk verder door komt. Zowel als organisatie en als mens.
Het levert meer op dan we denken
Hoewel psychologische veiligheid wellicht als soft over kan komen, is dit geenszins het geval. Denk bijvoorbeeld aan ‘leveren’ en ‘uitdagen’ van de ‘big five’ die eerder voorbijkwamen. Dat komt er gewoon op neer dat je duidelijke afspraken maakt met elkaar en dat je ervoor zorgt dat je die ook nakomt.
En… het levert nog iets meer op dat alleen een veilige omgeving om van alles te melden. Teams waarin de psychologische veiligheid hoog is, zijn sterker in innovatie, de werksfeer gaat erop vooruit (extra belangrijk met de krapte op de arbeidsmarkt), en als laatste: de financiële resultaten van organisaties gaat erop vooruit. Het is dus niet alleen een suggestie van ‘compliance & integriteit’ om integriteit duurzaam te borgen in je organisatie, je organisatie gaat er daadwerkelijk beter door floreren.
Hygiëne
En dan toch nog even terug naar het meldpunt en de klokkenluidersregeling. Ja, idealiter heb je dat niet nodig, en hoop je dat alle medewerkers alles gewoon durven te delen met elkaar. Echter, het creëren en waarborgen van psychologische veiligheid is continue hard werken om dat gedaan te krijgen. En dat kan dus ook daardoor wel eens misgaan. En dan heb je toch dat vangnet nodig.
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers veilig de klok kunnen luiden?
Dit vangnet bestaat uit het onafhankelijke meldpunt en een goede klokkenluidersregeling. Stel het is misgegaan in de organisatie: een medewerker wil melding doen van een integriteitsschending of een misstand, dan wil je ervoor zorgen dat dit op een juiste manier wordt gedaan. Hoe kun je ervoor zorgen dat de medewerker veilig de klok kan luiden? We leggen graag in het vervolg van ons artikel uit hoe een meldproces zou moeten verlopen. Dit geeft direct richting voor de implementatie van het meldpunt en de klokkenluidersregeling in jullie organisatie, voor het geval jullie nog niet klaar zijn.
Bij twijfel…
Het kan natuurlijk voorkomen dat er twijfels opspelen over het doen van een melding; is er wel écht sprake van een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand? Dit is natuurlijk lastig te beoordelen (klik hier voor tips). De medewerker moet dan altijd terecht kunnen in de organisatie bij iemand om te sparren. Dat kan een leidinggevende of het meldpunt zijn, maar ook een vertrouwenspersoon. Het voordeel van een vertrouwenspersoon is dat de persoon vrijuit kan spreken. Een meldpunt of leidinggevende moet met de wetenschap over een integriteitsincident of misstand vaak handelen.
Een vermoeden, en dan?
Wanneer de medewerker vervolgens besluit om een melding te doen, dan moet je daarvoor als organisatie de volgende mogelijkheden kunnen bieden:
Wanneer er een vertrouwenspersoon aanwezig is, hoeft de melder niet altijd zélf de melding te doen. Belangrijk om hier te vermelden dat de gegevens van de melder bij deze manier van melden alleen bekend zijn bij de vertrouwenspersoon en niét bij het meldpunt.
Tweesplitsing
Vervolgens moet er aan de slag worden gegaan met de melding. Eerst wordt de melding geregistreerd in het meldregister en wordt, zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 7 dagen, een ontvangstbevestiging verstuurd. Vervolgens wordt de melding inhoudelijk beoordeeld: is er inderdaad sprake van een vermoeden van een integriteitsincident of misstand of niet? Dit oordeel moet binnen een redelijk termijn gegeven worden. De invulling van een ‘redelijk termijn’ is afhankelijk van de aard van de melding. Als de melder te lang moet wachten op reactie of, nog erger, reactie blijft helemaal uit, kan diegene bij een externe autoriteit, zoals het Huis voor klokkenluiders, gaan melden, met alle gevolgen van dien. Houdt de melder daarom tijdig op de hoogte.
Uit de beoordeling volgt een tweesplitsing: er is sprake van een integriteitsincident en/of misstand of geen van beide.
Anonimiteit
Het kan spannend zijn om een melding te doen, waardoor anonimiteit aan het gevoel van veiligheid kan bijdragen. Daarom adviseren wij om de optie van een anonieme melding aan te bieden. Diegene kan dan bijvoorbeeld gebruik maken van een tijdelijk en onherleidbaar mailadres of door het versturen van een anonieme brief. Het is hierbij wel belangrijk om te vermelden dat het doen van onderzoek naar de melding en diegene op de hoogte houden van de stand van zaken wordt vermoeilijkt wanneer de melder per brief meldt of wanneer het tijdelijke mailadres wordt opgeheven.
Vertrouwelijkheid
Hoe zit eigenlijk het met de vertrouwelijkheid tijdens het meldproces; mogen de gegevens, identiteit en melding met iedereen gedeeld worden? Gelukkig niet. Ook tijdens het onderzoek wordt de wet- en regelgeving rondom privacy gewaarborgd. Wanneer de melder de melding heeft gedaan, wordt tijdens het meldproces diens identiteit of informatie die kan leiden tot diens identiteit ook niet gedeeld. Wanneer het meldpunt dus de melding bespreekt met het bestuur of de RvT/RvC wordt de identiteit niet bekend gemaakt, tenzij de melder hiervoor expliciet akkoord hebt gegeven.
Vervolgonderzoek
Stel er is sprake van een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand. Hoe nu verder? Na het advies van het meldpunt aan het bestuur, beslist het bestuur vervolgens over een onderzoek. Het kan namelijk nodig zijn om een vervolgonderzoek in te stellen. Als er een onderzoek wordt ingesteld, moet de melder geïnformeerd worden omtrent de volgende informatie:
Tijdens het onderzoek
Ook tijdens het onderzoek kan het een spannende tijd zijn voor de melder. Het is daarom belangrijk dat de melder periodiek op de hoogte wordt gehouden over de stand van zaken. Het is ons advies dat het meldpunt daarom hoe dan ook minimaal iedere drie weken een voortgangsbericht stuurt, ook als er geen voortgang geboekt is.
Hoor en wederhoor
Wellicht het spannendste moment voor de melder tijdens het gehele meldproces, is het moment dat de perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft worden geïnformeerd. Tijdens hoor en wederhoor wordt de melder in de gelegenheid gebracht om gehoord te worden. Maar ook vindt wederhoor plaats; het horen van de persoon waar de melding betrekking op heeft.
Rapport
Afsluitend wordt door de onderzoeker een rapport opgesteld. Hierin mogen de melder en de perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft hun zienswijze op geven. Dit wordt toegevoegd aan het rapport. Het rapport wordt vervolgens vastgesteld en wordt er gekeken of er maatregelen getroffen moeten worden. Dit hangt af van de uitkomst van het onderzoek, de aard en ernst van de gedraging.
Bescherming
Het doen van een melding kan veel spanning en zenuwen teweegbrengen. Maar ook na het doen van de melding kan er een onzekere tijd aanbreken. Het kunnen bieden van bescherming is daarom ontzettend belangrijk. Uit de Wet bescherming klokkenluiders volgt dan ook dat de melder niet mag worden benadeeld vanwege het doen van een melding. Het recht op bescherming vervalt wanneer opzettelijk en bewust een onjuiste of misleidende melding doet. De onterechte melder kan hier zelfs voor worden gestraft.
Conclusie
Het inrichten van het meldpunt, voldoen aan de wettelijke eisen en de actualisering van de klokkenluidersregeling is belangrijk. Veel organisaties zijn hier ook goed mee op weg. Het is echter wel van belang om de stappen die ervoor en erna komen met een gelijke zorgvuldigheid te behandelen. Wanneer de psychologische veiligheid een kernelement wordt van de bedrijfscultuur, wordt de klokkenluidersregeling en het meldpunt een overbodige luxe. En daar werken we graag naartoe.
Het voortdurend kunnen bieden van voldoende psychologische veiligheid voor alle verschillende mensen, normen en waarden is echter een utopie. Daarom kan het meldpunt optreden als vangnet. Mocht er dan toch een vermoeden van een misstand of integriteitsschending zijn, wordt deze op een juiste manier afgehandeld. De garantie dat er serieus en zorgvuldig met de melding wordt omgegaan, draagt ook bij aan de psychologische veiligheid. Maar ook tijdens het meldproces geldt dat psychologische veiligheid van belang is. Deze veiligheid wordt geborgd op allerlei manieren: anoniem kunnen melden, het geven van updates en bescherming tegen benadeling.
Het hebben van een actuele klokkenluidersregeling en een meldpunt is dus een mooie eerste stap, maar het creëren van psychologische veiligheid is wellicht nog belangrijker; voor, tijdens en na het doen van een melding.
Kunnen we je helpen?
Heeft jouw organisatie al een meldpunt? Zo nee, wij bieden deze dienstverlening aan. Wil je hier meer over weten, kijk dan op: Melden (compliance-instituut.nl)
Wil je meer lezen over de Wet bescherming klokkenluiders en het meldpunt? Lees dan de volgende artikelen:
Wil je je voorbereiden op het optreden als meldpunt? Volg dan onze opleiding:
En als je wilt weten hoe je als compliance officer je bestuur goed kunt begeleiden in het opdrachtgeverschap van een onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag, dan verwijzen we je naar onze Opleiding Onderzoek grensoverschrijdend gedrag.
Heb je vragen?
Wil je hier mee over weten? We beantwoorden je vragen graag.