Peter Westdijk
De compliance afdeling is dood;
leve de compliance functie!
Waarschuwing vooraf: in dit opiniestuk berust elke gelijkenis met klanten op louter toeval! En ik chargeer en polariseer enorm!
Peter Westdijk
Ik krijg een beetje jeuk als ik zie hoe sommige vakbroeders en -zusters werken en zich door hun organisatie begeven. Ik kan me nog steeds verbazen over de afstand die er lijkt te bestaan tussen de eerste en tweede lijn. Mag ik hier een karikatuur schetsen:
Ik moet mezelf dwingen om nu op te houden en niet nog meer negatiefs over onszelf op te schrijven. Ik snap natuurlijk wel waar dit vandaan komt: de tweede lijn moet onafhankelijk zijn. En compliance is gericht op het naleven van regels, dus de regels sturen de werkzaamheden. En omdat het een lastig vakgebied is heb je specialisten nodig om het team te vormen. En zo’n team werkt nu eenmaal als een ivoren toren. Toch wringt het bij mij: is dit model de ideale oplossing? Is zo’n compliance afdeling nog wel levensvatbaar?
De ideale compliance afdeling
Op veel fronten wordt gezocht naar de optimale inrichting van de compliance afdeling. Welke menstypes, welke deskundigheden, hoe organisatorisch “op te hangen”, taken en bevoegdheden, hiërarchie, rapportagelijnen en escalatielijnen en dergelijke. En vooral ook: hoe bereiken en houden we de onafhankelijkheid?
Dat zijn lastige vragen, maar het uitgangspunt is de “compliance afdeling” en niet de vraag hoe je als organisatie compliant kan zijn of worden. En dat is de echte vraag; of zou dat moeten zijn!
E-tjes voetbal
Voetbal is een van de populairste sporten, die jongens en meisjes al vanaf jonge leeftijd doen. Laten we eens kijken hoe compliance daar is geregeld. Voor mij is de leeftijd van ‘de E-tjes’ (F is de jongste leeftijdscategorie, de A is tot 18) een mooi voorbeeld, waarover ik als vader van een voetballertje uit eigen ervaringen kan spreken.
De doelstelling van de meesten in en rond het veld is ‘lekker ballen’. Met elkaar de wei in, balletje trappen, fysiek bezig zijn en plezier hebben (ik laat hier de vaders en moeders van de toekomstige Messi’s even buiten beschouwing!). Die kids willen zoveel mogelijk voetballen. Zijn ook bij toerbeurt keeper. De ouders zijn er om dat mogelijk te maken. Hopelijk is er een ouder die tijd en zin heeft om de kids te trainen.
De compliance functie bestaat uit een vrijwillig aangewezen ouder die vandaag ‘scheids’ is en twee die vandaag ‘grens’ zijn. En dat doen de ouders bij toerbeurt. Er zijn steeds meer verenigingen die ook jeugdspelers uit de selectie als scheids of grens inzetten als onderdeel van de selectietrainingen, zodat ze een beter begrip krijgen van die rol en ook meer over de spelregels leren. En zich in de rol van scheids kunnen verplaatsen, wat later van pas komt als ‘respect voor de scheids’.
Na de wedstrijd drinken de ouders een koffie/thee (biertje mag straks niet meer); de trainer (ook een ouder) en de grensrechters (ook ouders) zijn gewoon onderdeel van de groep. Als de spelertjes zijn omgekleed worden ze door iedereen geprezen (goed gespeeld, volgende keer winnen jullie) want de compliance officer is nier alleen de scheids, maar vooral ook de vader van de keeper. Ze krijgen een rondje limonade en dan gaat iedereen blij naar huis.
Ik vind dat mooi: alles staat in het teken van lekker voetballen en de kids zo veel mogelijk speeltijd te geven en ook zoveel mogelijk bij het spel te betrekken. Bij de F en de E zie je dat heel duidelijk terug. Bij hogere leeftijdscategorieën vindt een omslag plaats. De focus is niet langer op speelplezier, maar winnen. De scheidsrechter is geen ouder meer, maar een KNVB ’er; en alle ouders die vlaggen moeten een spelregelcursus gevolgd hebben. De focus verschuift blijkbaar van ‘lekker voetballen’ naar ‘voetballen volgens de regels”! Hé, zien we hier de ivoren toren ontstaan?
Organische compliance in het voetbal
Wat kunnen wij als compliance officer nu leren van dit voetbal voorbeeld? Ik vond het als ouder bij de E veel leuker dan later, toen alles zo formeel werd. En ik vraag me af of het spel er nu beter door werd. Ja, meer volgens de regeltjes van de KNVB, maar bracht dat de kids meer spelplezier?
Laat ik het eens over een andere boeg gooien. Velen van ons gaan naar de camping als vakantie. En daar spelen jongeren en ouderen vaak een partijtje voetbal. Lekker ballen na het eten, als het een beetje is afgekoeld. Wordt er dan iemand scheidsrechter? Of spelen ze gewoon een potje zonder?
En worden er bij zo’n potje campingvoetbal net zulke gore overtredingen gemaakt als in Studio Sport te zien is? Of zijn de blessures het gevolg van overgewicht, een jaar niet sporten en dan je enkel verstuiken?
Mijn gesimplificeerde conclusie is dat bij zo’n potje campingvoetbal een soort organische compliance ontstaat: iedereen wil plezier hebben en speelt dus een soort volgens de regels, zonder dat iemand op de regeltjes hoeft te wijzen. Zonder VAR-beslissingen “drinken de mannen met bezweet voorhoofd samen een biertje” en de volgende dag weet niemand meer wie tegen wie speelde of wat de uitslag was. Maar wel dat het leuk was: vanavond weer!
Wat maakt dat het potje campingvoetbal elke avond weer wordt gespeeld:
En de laatste bullet is voor mij het einddoel; iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt en weet uit ervaring dat de spelregels er niet voor niets zijn en volgen die ook. De voorlaatste bullet is een mogelijke weg naar dat einddoel.
Organiseren van compliance in het werk
We kennen allemaal uit de managementtheorie het fenomeen job rotation. Compliance is ook een job. Waarom lopen compliance officers niet een tijdje mee in de business? Zo leer je beter wat daar speelt en kun je je adviezen daar weer op toespitsen. Als je nooit aan de balie van een bank hebt gestaan of op het callcenter boze klanten te woord hebt gestaan of zelf “aanvullende vragen” hebt gesteld over een ongebruikelijke transactie, ben je dan de juiste persoon om daar een instructie over te schrijven? Of een hardwerkende CDD-afdeling in een afstandelijk rapport te beoordelen?
Het geeft de compliance officer ook de gelegenheid om zich als mens en collega te profileren, in plaats van die ‘zeur uit de ivoren toren’. Het effect daarvan is in mijn ervaring erg hoog: het maakt dat je werk als bijdrage wordt gezien en niet als een waarschuwing namens de toezichthouder.
Je leert als compliance officer andere vormen van samenwerken en communiceren. Je ziet dat in de business ook gewoon mensen werken, collega’s van hetzelfde bedrijf. En je collega’s leren dat jij collega bent en geen politieagent van de toezichthouder.
En waarom lopen mensen uit de business niet een tijdje mee in compliance? Laat hen proeven van het vakgebied, laat zien welke regeltjes er allemaal zijn (en waarom), laat hen mee monitoren en laat hen ook conclusies trekken of oordelen vallen. Dan snappen zij beter hoe monitoring werkt en waarom toezicht nodig is. En wat de achtergrond is van al die regeltjes. Aan ons als compliance officer dan ook de taak om te laten zien op welke wijze de regeltjes bijdragen aan het spelplezier.
Met job rotation werken de compliance officer en de business aan meer en betere begrip voor elkaar en kan compliance langzaam een geïntegreerd onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken. Van compliance afdeling naar compliance functie. Een afdeling is maar een blokje in het organigram; het gaat erom hoe je als organisatie compliance organiseert, hoe je die rol invult.
Het team dat de compliance rol invult bestaat in mijn ogen uit een senior people manager, die de werkzaamheden en de inzet van mensen organiseert, de compliance functie binnen de organisatie vervult en als compliance-gezicht naar binnen en naar buiten optreedt; o ja, en goed in compliance zijn is ook wel nuttig (ik laat vakdeskundigheid gemakshalve buiten beschouwing).
Deze manager wordt ondersteund door:
Zo wordt de compliance functie vervuld door mensen uit de eerste en de tweede lijn, onder verantwoordelijkheid van een ‘echte’ tweede lijn. Optimist als ik ben, denk ik dan heel rooskleurig dat op die manier uiteindelijk de gehele organisatie (een beetje) invulling gaat geven aan compliance. En dan is er nog het “team Compliance”, dat als motor deze beweging in beweging houdt.
Onafhankelijkheid
O jee, maar dan ben je niet onafhankelijk! Ik vind onafhankelijkheid belangrijk, maar resultaat belangrijker. En “Independence is a state of mind”. Door zo te handelen en daar transparant over te zijn heb je de eerste hobbels al overwonnen. Alle betrokkenen onderkennen je positie en snappen de manier waarop je als Compliance invulling geeft aan je verantwoordelijkheid. En uiteraard is de governance binnen en de rapportagelijn van Compliance hierop ingericht.
Tenslotte
In dit artikel pleit ik ervoor om compliance niet als een afdeling te zien maar als een rol, een functie. Een functie die iedereen heeft. Ook zonder scheidsrechter en VAR spelen we op de camping een potje voetbal en is iedereen na afloop blij (en bezweet). Omdat de meesten het spelletje kennen, de regels wel (een beetje) kennen en iedereen zich daar ook (een beetje) aan houdt.
Via job rotation kunnen compliance officers zich bekwamen in de processen waarmee de organisatie haar geld verdient. En kan de business een compliance-blik ontwikkelen en die binnen het eigen werkveld gebruiken en uitdragen. Dat de compliance officer menselijke trekken moet vertonen en met mensen moet kunnen communiceren is volgens mij duidelijk. Job rotation kan helpen om dat te ontwikkelen en om compliance in de business in te bedden. En natuurlijk zijn er andere manieren, maar die laat ik hier kortheidshalve buiten scope.
En jij?
Wat doe jij liever: fluiten in een scheidsrechter-tenue of ’s avonds meedoen aan het campingvoetbal? Met Risk & Compliance lunchen of met Hypotheekacceptatie een lunchwandeling doen? Een conceptrapportage sturen en via mail behandelen, of twee key-players uit het CDD-team een weekje meenemen op interne stage?
