De Compliancefunctie

De term ‘compliance’ wordt door veel mensen nog vaak uitgelegd als ‘voldoen aan wetten en regels’. Daarom denken velen bij de term ‘compliance officer’ direct aan een persoon die binnen een organisatie toeziet op de naleving van deze wetten en regels.

Voor veel organisaties is het wettelijk gezien al verplicht een dergelijke functie in te richten.  Zo zijn op basis van de Wet financieel toezicht (Wft) financiële ondernemingen dit verplicht te doen. Afgezien van de vraag of het een wettelijke verplichting betreft of niet, gelukkig zien we binnen, maar ook zeker buiten de financiële sector steeds meer compliance officers hun toegevoegde waarde leveren als vaste medewerker in tal van verschillende organisaties.

De moderne compliance officer

In de praktijk bewegen compliance officers echter juist weg van dit geschetste beeld van ‘interne politiefunctie’. En dat is niet voor niets: compliance officers die intern zich als politieagent gedragen, blijken in de praktijk vaak niet de impact te maken die ze graag zouden willen hebben.

Tegenwoordig ziet de moderne compliance officer zichzelf veel meer als een interne versterker van integriteit. Daarvan is het toezien op naleving van wetten en regels een onderdeel. Het verschil met de politiebenadering is dat een compliance officer naast directie en management van de organisatie staat en hen met raad en daad terzijde staat. Zo blijft de verantwoordelijkheid waar deze hoort te liggen. Ook kan op deze manier de organisatie bijvoorbeeld profiteren van de onafhankelijke en kritische blik van de compliance officer.

Wij definiëren de compliancefunctie dan ook als volgt:

De compliancefunctie wordt vervuld door een functionaris die het bestuur, de directie en/of het senior management faciliteert en adviseert over het bevorderen van de integriteit van de organisatie, haar medewerkers, haar klanten, haar data en de markt.

Verschillende functienamen

De functienaam van personen die deze rol op zich nemen kan van organisatie tot organisatie sterk verschillen. Zo zien we bijvoorbeeld de volgende functienamen voorbij komen:

• Compliance officer
• Compliance manager
• Compliance monitoring officer
• Compliance awareness officer
• Compliance advisor
• Compliance- en integriteitsadviseur
• Compliance and ethics officer
• Integriteitscoördinator
• Integrity compliance officer
• Business ethics advisor
• Business integrity officer

Gegeven de toegevoegde waarde die compliance officers met name in de financiële sector hebben geleverd, zien in toenemende mate ook organisaties van buiten de financiële sector het nut van een compliancefunctionaris in. Het is daarbij goed te zien, dat zij daarbij niet alleen toezicht op naleving van wetten en regels als aandachtspunt benoemen. Wetten en regels blijken in de praktijk namelijk niet altijd en overal het gedrag van mensen in de goede richting te kunnen sturen.

Een veelzijdige en uitdagende functie

Naast het feit dat wetten en regels nogal eens achterlopen op de snel veranderende praktijk, is bij veel wetgeving sprake van zogenaamde ‘open normen’. Met andere woorden: “Bedenk zelf maar even hoe je aan het centrale principe van deze wet voldoet.” Dat betekent dat van personen en organisatie verwacht wordt dat ze niet alleen naar de letter, maar ook naar de geest van wetten en regels kijken. Het is logisch dat bij het vertalen van wetten en regels naar organisatiebeleid interpretatieverschillen ontstaan.

Wetten en regels kunnen ook niet voor alle (integriteits-)risico’s de juiste maatregelen voorschrijven. Risico’s kennen zoveel verschillende verschijningsvormen, dat dit een onmogelijke opgave zou zijn. Dat maakt dat de compliance officer dus naast wetten en regels bijvoorbeeld ook op de hoogte moet zijn van risicomanagement, gedragsbeïnvloeding en (bedrijfs-)ethiek. Naast het beschikken over de juiste kennis blijkt in de praktijk dat het beschikken over de juiste competenties van doorslaggevend belang is voor de succesvolle compliance officer. Hierbij valt te denken aan competenties als analyseren, plannen, organiseren en communiceren. Juist deze combinatie van kennis en competenties maakt de compliancefunctie een veelzijdige en uitdagende functie, die door steeds meer mensen wordt ontdekt.

Inrichten van een effectieve compliancefunctie

Op basis van het bovenstaande kan je opmaken dat het inrichten van een effectieve compliancefunctie de nodige aandacht verdient. Juist vanwege de vele contacten met interne en externe stakeholders maakt dat de inrichting van een compliancefunctie de gehele organisatie raakt. Vandaar ook, dat we vaak het gehele compliancesysteem in ogenschouw moeten nemen. Het is namelijk ook een veel voorkomende misvatting dat de compliance officer in zijn eentje verantwoordelijk is voor integer, verantwoord en integer zaken doen van de onderneming.

Taken die bij de compliancefunctie horen, zoals faciliteren, adviseren en monitoren, kunnen door een enkele compliance officer maar ook door een gehele afdeling of zelfs meerdere afdelingen worden uitgevoerd. Dit hangt onder meer af van de omvang en activiteiten van de organisatie, de zwaarte van vergunningen en bijvoorbeeld de mate waarin relevante (integriteits-)risico’s aanwezig zijn.

Hoe kunnen wij jou van dienst zijn?

Het Nederlands Compliance Instituut verzorgt al decennialang kwalitatief hoogstaande opleidingen voor mensen die compliance officer willen worden. Je mag van onze opleidingen verwachten dat ze jou door het aanleren van actuele kennis en het ontwikkelen van cruciale competenties optimaal voorbereiden op het vervullen van de compliancefunctie.

Naast het opleiden van compliance officers helpen we je ook graag bij het inrichten van de compliancefunctie in jouw organisatie. Wij kunnen verschillende handvatten bieden op het gebied van wetten en regels, overwegingen, risicomanagement, awareness en uitvoering. We doen dat graag op een coachende manier, zodat jij zelf aan het stuur blijft zitten. Heb je onvoldoende capaciteit om de functie goed in te richten, dan kunnen wij daarbij ook meer taken op ons nemen.

Heb je de compliancefunctie al ingericht? En wil je graag weten of je dat goed gedaan hebt? Wij evalueren bij veel organisaties de compliancefunctie of het gehele compliancesysteem. Wij onderzoeken de effectiviteit en geven aanbevelingen ter verbetering. Mocht je zelf geen capaciteit hebben om de verbeteringen te realiseren, dan ondersteunen wij bij de implementatie en helpen pragmatisch zodanig dat je het straks kan overnemen. Dat zien wij als duurzaam ondersteunen: Niet afhankelijk worden van een externe adviseur als dat niet nodig is.