Eén van de uitdagingen die de financiële sector in 2022 het hoofd moet bieden is de verdergaande aanscherping van de regulering omtrent melding van integriteitsincidenten en misstanden. Op 17 december 2021 had de nieuwe Wet bescherming Klokkenluiders (Wbk) die volgt uit de Europese richtlijn (2019/1937) in nationaal recht geïmplementeerd moeten zijn maar op het moment dat wij dit schrijven is het wetsvoorstel als het goed is, net besproken in de 2e kamer[1].
Hoe lang de vertraging uiteindelijk gaat duren is nog onbekend, maar enige maanden zou niet verbazen. U hoeft daar echter niet op te wachten om alvast na te denken over de mogelijke gevolgen voor het pensioenfonds. In de aanloop naar deze ontwikkeling hebben we afgelopen maanden een aantal nieuwsberichten gepubliceerd over de gevolgen van de inwerkingtreding van de Wbk ten opzichte van de Wet huis voor klokkenluiders (WhvK). Voor uw gemak voegen wij de URL linkjes naar die artikelen toe aan dit artikel. Deze nieuwsbrief is bedoeld om u weer een update te geven over de huidige stand van zaken.
Wat betekent de inwerkingtreding van de Wbk voor u?
Wij geven u, als pensioenfondsbestuurder, alvast mee dat de aanstaande implementatie van de Wbk naar alle waarschijnlijkheid voor het fonds gaat betekenen dat het interne beleid[2] zal moeten worden aangescherpt, evenals de onderliggende procedures. Zowel de toegang tot de meldregeling als de scope van te melden overtredingen is breder dan u vanuit de Wbp gewend was.
Wat met name ook van belang is, is dat onder de Wbk niet per se het interne meldtraject doorlopen hoeft te worden voor er een externe melding wordt gedaan. Met name dié ontwikkeling zou weleens de aanzet kunnen zijn voor veel pensioenfondsbestuurders om nog eens goed na te denken of de bestaande afspraken over meldingen voldoende comfort en veiligheidsgaranties bieden aan potentiële melders. Het streven zou immers moeten zijn dat iemand met een vermoeden van een integriteitsincident of misstand dit éérst intern bespreekbaar maakt zodat je daar als organisatie op kunt acteren en van kunt leren. De praktijk wijst uit dat als een melding eenmaal ‘extern’ is gegaan, de kans om met elkaar in goed overleg eventuele problemen op te lossen sterk afneemt.
Als wij u kunnen ondersteunen bij de evaluatie en aanpassing van uw interne beleid dan mag u altijd contact met ons opnemen om te bespreken hoe we daar vorm aan kunnen geven. Wij hebben een model-Incidenten en Klokkenluidersregeling opgesteld[3] die kan dienen als uitgangspunt voor een op maat te maken organisatiemodel.
Voor wie is deze meldingsregeling verplicht?
Werkgevers bij wie in de regel ten minste vijftig werknemers werkzaam zijn, hebben de verplichting om een meldregeling in te richten[4]. Daarnaast zijn alle werkgevers die werkzaamheden verrichten op het gebied van financiële diensten, vervoer of milieu – ongeacht het aantal werknemers – verplicht om een meldregeling in te richten. Pensioenfondsen vallen ook onder deze verplichting, ongeacht het aantal personen dat werkt voor het pensioenfonds[5].
Wie mag melden?
Werkgevers (lees: pensioenfondsen) zijn verplicht om een meldregeling voor toekomstige, huidige en voormalige werknemers (medewerkers) op te stellen[6].
In de Wbk worden de termen werkgever en werknemer gebruikt. Pensioenfondsen hebben echter over het algemeen geen of weinig personen zelf ‘in dienst’. In pensioenfonds beleid wordt de term werkgever vervangen door (de naam van) het pensioenfonds, en wordt de term werknemer[7] dan ook meestal vervangen door de term ‘Medewerker[8]’ en/of Verbonden persoon of Betrokkene. Bedenk hierbij dat een werknemer altijd een medewerker is, maar dat niet iedere medewerker per se een werknemer is. Een medewerker kan bijvoorbeeld ook een (tijdelijk) ingehuurde zelfstandige zijn of iemand die namens een organisatie werkzaamheden verricht voor het fonds. Wij zijn in afwachting van de uiteindelijke wettekst en zullen op een nader tijdstip een advies formuleren omtrent de interpretatie van deze begrippen. Vooralsnog zullen wij ten behoeve van deze nieuwsbrief waar dat relevant lijkt te zijn de verwijzing naar ‘werkgever’ vervangen door ‘het fonds’ en verwijzingen naar ‘werknemer’ zullen wij vervangen door ‘medewerker’.
Een organisatie mag op grond van de voorgestelde wettekst[9] de groep van potentiële melders dus beperken tot toekomstige-, huidige- en voormalige medewerkers. De intentie van de wettekst is echter wel duidelijk, namelijk dat ten opzichte van de Wbp, de groep van mogelijke melders bewust breder is getrokken. Denk hierbij aan de herziene definities van ‘betrokken derde’ en ‘werkgerelateerde context’. Ons advies op dit moment is dan ook om, in lijn met de geest van de wet, nu alvast na te denken over wie er allemaal gebruik zou moeten kunnen maken van de meldregeling. In onze modelregeling adviseren wij op dit moment om de meldregeling open te stellen voor de volgende groepen van personen:
Bovenstaande selectie hebben wij gebaseerd op onze overweging dat dit recht doet de uitgangspunten van de richtlijn. Daarnaast verwachten wij dat fondsbestuurders intrinsiek gemotiveerd zullen zijn om vermoedens van misstanden en informatie over EU-inbreuken zoveel mogelijk zelf te verzamelen vanuit zoveel mogelijk bronnen. Dit blijft echter een advies en de tijd zal ons leren of onze overwegingen hout snijden.
Verspreiding van de meldregeling
Pensioenfondsen zijn verplicht om de meldregeling schriftelijk of elektronisch te verspreiden aan medewerkers van het fonds[11]. De beschikbaarheid van- en toegang tot een interne meldregeling is onderdeel van de zorgplicht van fondsen ten opzichte van medewerkers, maar ook ten opzichte van eventuele andere (groepen van) personen die van de meldregeling gebruik zouden mogen maken. Het plaatsen van de meldregeling op de eigen website wordt ook gezien als elektronisch verspreiden.
Wat mag er gemeld worden?
De Wbk verplicht organisaties om een procedure in te richten, zodat personen (vermoedens van) misstanden en informatie over EU-inbreuken (zie de eerdere artikelen voor de beschrijving) kunnen melden. Ook als een melder van mening is dat het voortduren van een situatie tot een misstand zou kunnen leiden, zou deze aangemoedigd moeten worden om dat kenbaar te maken. Naast vermoedens van misstanden en informatie over mogelijke EU inbreuken kan het dan ook gaan over bepaalde gedragingen en gebeurtenissen van personen die zich op termijn kunnen ontwikkelen tot een misstand of een EU-inbreuk. Ook hier is de overweging dat een tijdige melding en eventuele vroegtijdige interventie een verdere escalatie kan beperken en wellicht zelfs wel kan voorkomen.
Samenvattend
In onze modelregeling gaan wij verder onder meer in op:
Interessante nieuwsberichten die wij, in relatie tot dit onderwerp, eerder publiceerden
[1] De procedurevergadering staat gepland voor 13 januari 2022 waarna nog een plenaire vergadering volgt in de 2e kamer en dan gaat het voorstel pas naar de 1e kamer.
[2] Klokkenluidersregeling of Regeling Misstanden
[3] Voor niet pensioenfondsen hebben wij een aparte modelregeling ontwikkeld.
[4] Artikel 2, lid 1 Wbk.
[5] Artikel 2, lid 3 Wbk
[6] Artikel 2, lid 1 Wbk.
[7] een persoon die in een arbeidsovereenkomst afspraken met het pensioenfonds maakt om arbeid te verrichten in ruil voor een financiële beloning
[8] De term ‘medewerker’ ziet over het algemeen op iedere persoon die alleen of samen met anderen in het fonds werkzaamheden verricht om de gezamenlijke doelstellingen van het fonds te realiseren, zonder dat daar noodzakelijkerwijs een directe arbeidsovereenkomst aan ten grondslag ligt.
[9] Artikel 2, lid 6 Wbk.
[10] Artikel 4, eerste lid, onderdelen b, c en d van de richtlijn
[11] Artikel 2, lid 5 Wbk.
