(illustratie met toestemming van Savetz Publishing)
Albert de Jong
Nieuwe Code Pensioenfondsen 2024
De Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid formuleren met deze herziene Code Pensioenfondsen 2024 de normen voor ‘goed pensioenfondsbestuur’ en beschrijft de breed gedragen algemene opvattingen in de pensioensector over wat ‘goed pensioenfondsbestuur’ inhoudt. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de versie uit 2018 zien op de volgende thema’s:
De grootste uitdaging zal naar verwachting liggen bij het bereiken van de doelen ten aanzien van diversiteit en inclusie (normen 34 en 35). In dit kader dient het pensioenfonds over een planmatige aanpak te (gaan) beschikken om die doelen te bereiken. Verder geldt dat de reflectie en zelfevaluatie nu voor alle organen bij pensioenfondsen gelijk getrokken is.
Implementatie-deadline
Per 1 januari 2024 is de herziene Code Pensioenfondsen1 in werking getreden met een uiterste datum van implementatie op 31 december 2024 (zie ook: Code Pensioenfondsen 2024 (pensioenfederatie.nl) en Transponeringsdocument Code pensioenfondsen 2024-2028-2024).
Aandachtspunt: Hier moet het fonds dus over 2024 (!) al verantwoording over afleggen.
Structuur
De indeling van de code is gewijzigd en benadrukt het essentiële belang van het goed functioneren van de driehoek ‘bestuur’, ‘intern toezicht’ en ‘verantwoording’. Versie 2024 nodigt uit tot meer reflectie, goede gesprekken en een versterking van de goede governance wat hopelijk zal bijdragen aan meer transparantie en diepgang in de rapportages. De focus bij versie 2024 ligt ten opzichte van versie 2018 veel meer op het uitleggen van achterliggende redenen en processen dan op het ‘simpelweg’ aangeven of er (niet) wordt voldaan aan een bepaalde norm en het rapporteren over de afwijkingen. Versie 2024 moet leiden tot een meer ‘verhalende’ (lees: gedetailleerde en contextuele benadering van de) rapportage. In de (verhalende) toelichting kan het bestuur aangeven wat het waarneemt, hoe het ontwikkelingen waardeert en waarom deze al dan niet leiden tot wijzigingen in het te voeren beleid. Hiermee laat het bestuur zien dat zij ‘omgevingsbewust’ is. Publicatie (transparantie) omtrent (niet) naleving van de normen mag, naast vermelding in het bestuursverslag, ook op bijvoorbeeld de website van het fonds worden gedaan. Dit laatste is echter geen verplichting.
Actie: Pensioenfondsen moeten in hun bestuursverslag aangeven en uitleggen dat- en/of waarom ze (niet) aan bepaalde normen voldoen.
‘Verhalend toelichten’ betekent voor pensioenfondsen:
Verantwoording maatschappelijke thema’s
Nog meer dan voorheen moeten pensioenfondsen op heldere wijze verantwoording afleggen over hun beslissingen en beleid. Het bestuur, maar bijvoorbeeld ook het VO en BO kunnen daar een bijdrage aan leveren.
Advies: Wij adviseren u om, voor zover u dat niet al doet, dit bijvoorbeeld te doen door regelmatig input te verzamelen tijdens bijeenkomsten met belanghebbenden en uitleg te geven over hoe die input wordt meegewogen bij besluitvorming, en daarover te rapporteren in (jaar)verslagen.
Met de gewijzigde focus op meer transparantie en het actief betrekken van belanghebbenden wordt ook ingespeeld op de veranderende maatschappelijke verwachtingen over bijvoorbeeld duurzaamheid (‘Groen’) en diversiteit. Die verwachting kan niet losgezien worden van de complexiteit waar belanghebbenden tegenaan lopen als gevolg van het nieuwe pensioenstelsel.
Advies: Wij adviseren u om hierop te anticiperen door deze thema’s ook, of nadrukkelijker op te nemen in de SIRA’s.
Aangepaste thema indeling
Versie 2018 ging nog uit van acht2 verschillende kwalitatieve thema’s versus vijf thema’s in versie 2024. Die acht thema’s uit versie 2018 blijven overigens wel van kracht voor zover dit ziet op ‘goed pensioenbestuur’ binnen genoemde driehoek ‘bestuur’, ‘intern toezicht’ en ‘verantwoording’. De acht verschillende thema’s uit versie 2018 zijn niet zozeer vervangen als wel herschikt, samengevoegd en geïntegreerd in de versie 2024:
Normen
Er is een aantal aanvullingen gedaan op bestaande normen, er zijn nieuwe normen toegevoegd en er zijn normen niet meer meegenomen. De meeste normen die niet meer meegenomen zijn in versie 2024 zijn weggelaten omdat ze óf in de wet óf elders in de code al zijn beschreven.
Aandachtspunt: Hoewel het uitgangspunt ‘pas toe of leg uit’ van toepassing blijft, moeten pensioenfondsen zoals al aangegeven over een aantal normen expliciet een ‘verhalende’ toelichting in de jaarlijkse rapportage opnemen, ook als het pensioenfonds aan de betreffende normen heeft voldaan. Het gaat dan om:
Comply or explain (pas toe of leg uit!)
Voor pensioenfondsen is het relevant om te toetsen of aan de nieuwe/aangepaste normen wordt voldaan. Het comply or explain principe is zoals aangegeven van toepassing.
Actie: Daar waar niet (volledig) wordt voldaan dient dit in het Jaarverslag (over 2024 al!) toegelicht te
worden. Dit geldt ook voor de normen die niet aangepast zijn.
Welke acties worden er verder van het fonds verwacht?
In het onderstaande integrale overzicht van nieuwe en aanvullende normen hebben wij beschreven wat er van de pensioenfondsen wordt verwacht. Daar kunnen voor u eventuele nieuwe acties uit volgen met betrekking tot bijvoorbeeld uw huidige beleid of anderszins. Mogelijk heeft u al stappen gezet maar als dat nog niet het geval is, dan kunnen wij u helpen bij het samen identificeren en formuleren van concrete actiepunten. Mocht u in meer algemene zin met ons over de mogelijke impact van de gewijzigde Code Pensioenfondsen voor uw pensioenfonds willen sparren, dan zijn we daartoe natuurlijk ook graag bereid.
Norm 1. Het pensioenfonds heeft een missie, visie en strategie en beschrijft wat het wil bereiken en betekenen voor zijn belanghebbenden, rekening houdend met hun voorkeuren (zie ook norm 4).
Norm 2. Het pensioenfonds heeft, rekening houdend met de voorkeuren en belangen van belanghebbenden, een beleggingsbeleid waarvan milieu- en klimaat- alsmede sociale en governance factoren een uitdrukkelijk en kenbaar onderdeel zijn. Het pensioenfonds houdt op een proportionele wijze rekening met mogelijke langetermijneffecten van het beleggingsbeleid op mens, milieu en maatschappij en de effecten van duurzaamheidsrisico’s op beleggingsbeslissingen.
Norm 4. Het pensioenfonds verdiept zich in de voorkeuren van de bij het pensioenfonds betrokken belanghebbenden en betrekt deze voorkeuren bij het bepalen van zijn strategische doelstellingen en beleidsuitgangspunten en gaat daarover met de belanghebbenden in gesprek. Het pensioenfonds rapporteert hierover in het bestuursverslag
Norm 5. Het pensioenfonds heeft een beleid over de wijze waarop het deelnemers keuzebegeleiding biedt bij keuzes binnen de pensioenregeling. Het pensioenfonds evalueert periodiek de uitvoering en de effectiviteit van dit beleid en stuurt waar nodig bij.
Norm 10. Het bestuur legt vast wanneer het bestuur het oordeel van de sleutelfunctiehouders in zijn besluiten betrekt. Wanneer het bestuur het oordeel van de sleutelfunctiehouders in zijn besluiten betrekt, legt het bestuur vast hoe het bestuur dit oordeel heeft gewogen en betrokken in zijn besluiten. (Zie ook (de toevoeging van de sleutelhouders aan) norm 12).
Norm 12. Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering. Ook zijnde de rolverdeling met bestuurlijke commissies en sleutelfunctiehouders.
Norm 13: Toegevoegd is dat de voorzitter van het bestuur niet alleen verantwoordelijk is voor zorgvuldige besluitvorming, maar ook voor procedures waarin ruimte en aandacht is voor de inbreng en diverse perspectieven van alle leden van het bestuur.
Norm 17: Het intern toezicht legt een toezichtvisie ten grondslag aan zijn toezicht. Deze visie omvat tenminste de volgende elementen: – de doelstelling van het intern toezicht; – de rol, rolinvulling en de werkwijze van het intern toezicht; – de interactie tussen intern toezicht en bestuur; – de interactie tussen intern toezicht en de diverse sleutelfunctiehouders; – de interactie tussen intern toezicht en het verantwoordingsorgaan of belanghebbendenorgaan.
Norm 18. Het intern toezicht legt vast hoe het intern toezicht het functioneren van het bestuur toetst, wat daarbij het normenkader is, wat het intern toezicht daarvoor nodig heeft, over welke onderwerpen het intern toezicht zich in een specifieke periode een oordeel wenst te vormen en waarover het in gesprek wil met bestuur en verantwoordingsorgaan of belanghebbendenorgaan.
Norm 26. Het intern toezicht legt in het bestuursverslag, op basis van een vooraf door het intern toezicht vastgestelde toezichtvisie en een eerder geformuleerd normenkader, verantwoording af over de verrichte werkzaamheden, rapporteert de bevindingen en doet (zo nodig) aanbevelingen.
Norm 27. Het intern toezicht is aanspreekbaar op de wijze waarop het toezicht houdt en is bereid in gesprek te gaan over de wijze waarop het toezicht is uitgevoerd en hoe daarover is gerapporteerd.
Norm 28. Het verantwoordingsorgaan maakt het mogelijk dat het bestuur en het intern toezicht verantwoording kunnen afleggen en geeft een oordeel over het handelen van het bestuur. Daarnaast oefent het verantwoordingsorgaan de aan hem toegekende adviesrechten uit, tenzij het verantwoordingsorgaan daar gemotiveerd niet voor kiest. Het verantwoordingsorgaan houdt bij zijn taken rekening met alle belanghebbenden.
Norm 29. Het verantwoordingsorgaan bewaakt of het bestuur de verschillende belangen evenwichtig afweegt.
Norm 30. Toegevoegd: Daarnaast oefent het belanghebbendenorgaan de aan hem toegekende adviesrechten uit- tenzij het belanghebbendenorgaan daar gemotiveerd niet voor kiest.
Norm 32. Het bestuur organiseert en stimuleert zijn dialoog met belanghebbenden op een manier die past bij het pensioenfonds en zijn (diverse groepen van) belanghebbenden.
Norm 34. Het pensioenfonds heeft een schriftelijk beleid vastgesteld om de diversiteit en inclusie in zijn fondsorganen te vergroten of in stand te houden. Dit beleid stelt passende doelen op ten aanzien van de mate van diversiteit op alle voor het pensioenfonds relevante maatschappelijke aspecten, waaronder tenminste geslacht of genderidentiteit, leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Op basis van dit beleid heeft het pensioenfonds een planmatige aanpak gericht op het bereiken van deze doelen. Het bestuur herijkt dit beleid periodiek en rapporteert in het bestuursverslag over de resultaten van dit beleid.
Norm 35. Ten aanzien van leeftijdsdiversiteit geldt als minimum dat er tenminste één persoon zitting heeft in het bestuur en het VO of BO die jonger is dan 40 jaar. Ten aanzien van genderdiversiteit geldt als minimum dat er in de genoemde organen variatie is in geslacht of genderidentiteit.
Norm 37. De eerste zittingstermijn van een lid van het bestuur, de raad van toezicht, het belanghebbendenorgaan of verantwoordingsorgaan is maximaal vier jaar. Deze leden kunnen voor een tweede termijn van maximaal vier jaar worden benoemd. Een bestuurslid en een lid van het BO of VO kunnen als daarvoor aanleiding bestaat voor een derde termijn van maximaal vier jaar worden benoemd. In dat geval onderbouwt het bestuur de aanleiding voor een derde benoeming en deelt het bestuur dit met de overige organen. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde pensioenfonds.
Norm 49. Reflectie en zelfevaluatie voor alle organen is gelijkgetrokken. Aan de zelfevaluatie van de organen is toegevoegd: De organen besteden daarbij in elk geval periodiek aandacht aan bestuursmodel, integriteit, geschiktheid, continuïteit, diversiteit en inclusie, de wijze van opereren en de mate waarin de individuele leden zich voldoende onafhankelijk en kritisch kunnen opstellen.
