Op 19 oktober heeft de Pensioenfederatie een nieuw model voor een klokkenluidersregeling opgesteld. Ik heb het nieuwe model doorgenomen en deel in dit artikel mijn bevindingen. Het model is een overzichtelijke regeling geworden en voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Wet huis voor klokkenluiders. Wanneer je het model wilt aanpassen naar de situatie van je pensioenfonds, dan adviseer ik om onderstaande aandachtspunten mee te nemen in de overwegingen.
Onregelmatigheden, integriteitsincidenten en misstanden
Het model van de Pensioenfederatie heeft betrekking op misstanden. De regeling biedt voor verbonden personen geen mogelijkheid om ook onregelmatigheden en integriteitsincidenten te melden onder deze regeling. Je zou kunnen zeggen dat onregelmatigheden en integriteitsincidenten voorlopers kunnen zijn van misstanden. Een onregelmatigheid kan een integriteitsincident worden en een integriteitsincident kan een misstand worden. Visueel geef ik dat als volgt vereenvoudigd weer:
<afbeelding integriteitsmodel invoegen>
Op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders is het niet verplicht om de mogelijkheid te bieden om onregelmatigheden en integriteitsincidenten te melden, echter is het wel verstandig om verbonden personen de mogelijkheid te geven om ook onregelmatigheden en integriteitsincidenten op een veilige manier te melden. Dit is ook in lijn met het advies dat het Huis daar zelf over geeft. Anders zou je als het ware moeten wachten totdat een gebeurtenis escaleert tot een misstand. Dat kan niet de bedoeling zijn.
Overigens is het aan te raden om verbonden personen niet te vervelen met de verschillende definities in de regeling. In de communicatie is het daarom verstandig om verbonden personen uit te nodigen om alles te melden. Het is vervolgens aan het meldpunt of eventueel de vertrouwenspersoon om te benoemen of er sprake is van een onregelmatigheid, integriteitsincident of een misstand.
Advies
Op grond van de Wet huis voor klokkenluiders heeft een verbonden persoon het recht om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. In de modelregeling van de Pensioenfederatie is deze bepaling letterlijk overgenomen en is hier geen nadere invulling aan gegeven. Dat betekent dat een verbonden persoon naar eigen inzicht een adviseur kan inschakelen. Dat zou daardoor ook een goede vriend of vriendin kunnen zijn die wellicht geen ervaring heeft in het begeleiden van melders. Wij adviseren daarom altijd om de vertrouwenspersoon de rol van adviseur te geven. Zo heb je vanuit het pensioenfonds meer zekerheid dat een verbonden persoon bij iemand aanklopt die hiervoor is opgeleid en hier ervaring in heeft. Daarnaast voorkom je dat de vertrouwelijkheid in het geding komt als vermoedens van onregelmatigheden met onbekende adviseurs gedeeld worden. En ten slotte is er door het benoemen van de vertrouwenspersoon als adviseur duidelijkheid over wie de rekening betaalt van de adviseur. Op grond van de huidige modelregeling wordt het niet duidelijk wie de kosten voor de adviseur betaalt als de verbonden persoon naar eigen inzicht een adviseur benadert.
Benadeling melder en andere betrokkenen
In de regeling wordt goed uitgelegd dat de melder en andere betrokkenen niet benadeeld mogen worden vanwege de melding. Wanneer hier toch sprake van is, kan de melder dit bespreken met de persoon aan wie hij of zij gemeld heeft. Dit is bijvoorbeeld de compliance officer. In de modelregeling wordt vervolgens gesteld dat degene bij wie gemeld is ervoor moet zorgen dat maatregelen worden getroffen om die benadeling te voorkomen. Dat kan mijn inziens niet de rol van het meldpunt zijn, maar zou bij het bestuur moeten liggen.
Hoor en wederhoor
Wanneer een onderzoek wordt uitgevoerd, krijgt de melder de gelegenheid het concept onderzoeksrapport mee te lezen indien daar geen bezwaren tegen bestaan. Degene over wie de melding gaat wordt wel gehoord in het kader van hoor en wederhoor, maar wordt niet in de gelegenheid gesteld om het concept rapport te lezen. Dat lijkt mij niet de bedoeling. Ik adviseer degene over wie de melding gaat evenzeer in de gelegenheid te stellen om het rapport te lezen en een reactie te geven.
Besluit naar aanleiding van een onderzoek
Het bestuur van het fonds neemt naar aanleiding van het onderzoeksrapport een besluit. In de modelregeling is aangegeven dat wanneer de misstand het bestuur betreft de functionaris bij wie gemeld wordt samen met de voorzitter van het interne toezichtsorgaan een besluit neemt. Meldingen worden doorgaans bij de compliance officer gedaan. Het lijkt mij niet wenselijk dat de compliance officer een standpunt inneemt naar aanleiding van een vermoede misstand waar het bestuur bij betrokken is. Het intern toezichtsorgaan, en niet alleen de voorzitter van het orgaan, zou in dat geval het besluit moeten nemen. De compliance officer heeft daar hoogstens een adviserende rol bij.
Extern melden
Wanneer intern melden niet goed verloopt, of wanneer er aanleiding is te veronderstellen dat het doen van een interne melding niet veilig is voor de verbonden persoon mag de verbonden persoon extern melden. In de modelregeling is daarbij aangegeven dat dit kan bij een instantie dat belast is met het toezicht op naleving van wettelijke voorschriften. Ik zou hierbij de contactgegevens van de meldpunten van DNB (meldpuntmisstanden@dnb.nl, 0800 020 1068, of De Nederlandsche Bank, t.a.v. meldpunt misstanden, Postbus 98, 1000 AB Amsterdam) en AFM (meldingenformulier@afm.nl) erbij plaatsen omdat het over deze instanties gaat.
Rapportage
In de modelregeling is aangegeven dat het bestuur jaarlijks een rapportage opstelt over de uitvoering van de klokkenluidersregeling. Ik adviseer om de compliance officer en de vertrouwenspersoon ieder een jaarrapportage op te laten stellen en deze aan het bestuur en het intern toezichtsorgaan te richten.
Wet- en regelgeving
Wanneer pensioenfondsen deze modelregeling overnemen voldoen zij aan de Wet huis voor klokkenluiders. Ik adviseer aan pensioenfondsen om de modelregeling aan te passen door rekening te houden met de punten die hierboven genoemd zijn. De Pensioenfederatie heeft al aangekondigd de modelregeling aan te passen wanneer de Wet Huis voor klokkenluiders is gewijzigd. Op dit moment ligt een wetsvoorstel voor om de wet aan te passen als gevolg van de Europese richtlijn die op 7 oktober 2019 in werking is getreden. Ik verwacht dat de aanpassingen in de wet in 2021 doorgevoerd zullen worden. Daarnaast is het ook goed om het wetsvoorstel in de gaten te houden dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht.